Аннулирование электронного первичного документа
На практике достаточно часто встречаются ситуации, когда стороны сделки обнаруживают ошибки в оформленных и подписанных первичных документах. Согласно части 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и пункту 19 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 №62н), в первичных учетных документах допускаются исправления. При этом исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Пункт 20 ФСБУ 27/2021 допускает исправление электронного первичного учетного документа путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа), с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.
Однако в некоторых случаях может возникнуть необходимость не исправления каких-либо показателей в подписанном сторонами документе, а удаления документа в целом. Например, документ ошибочно направлен не тому контрагенту, которому отгружен товар (оказаны услуги, выполнены работы, переданы права), или ошибочно один факт хозяйственной жизни оформлен двумя различными электронными первичными документами и т. п.
В настоящий момент никаких нормативных актов, регулирующих процесс признания оформленного и подписанного сторонами документа недействительным, не существует. Можно лишь отметить, что для бумажных документов сложилась определенная практика: если в документе обнаруживается ошибка уже после его подписания, то стороны при необходимости составляют новый документ, а ошибочный документ или уничтожают, или составляют акт (соглашение) о его аннулировании.
Отчасти эту практику можно перенести и на электронные документы, учитывая при этом, что вопрос физического уничтожения электронного документа решить так же просто, как в отношении бумажных документов, невозможно. В этой связи для электронных документов более надежным и обоснованным представляется процедура, при которой составляется отдельный документ, фиксирующий согласие сторон на аннулирование подписанного первичного электронного документа.
Любая из сторон сделки, обнаружившая несоответствие оформленного и подписанного сторонами первичного учетного документа факту хозяйственной жизни, влекущее за собой необходимость аннулирования такого документа, формирует контрагенту предложение об аннулировании, которое тот в случае согласия подписывает. В результате подписанный электронный первичный документ признается аннулированным. Следует отметить, что само по себе такое аннулирование – это не физическое уничтожение документа, а лишение этого документа юридической силы.
Если контрагент с таким аннулированием не согласен, то он вправе отказаться от поступившего предложения. Тогда подписанный сторонами документ сохраняет свою силу, и далее отношения хозяйствующих субъектов переходят в плоскость хозяйственных споров с использованием существующих механизмов их урегулирования.
Кроме того, возможны ситуации, когда еще до подписания документа второй стороной (т. е. фактически до составления документа в соответствии с пунктом 8 ФСБУ 27/2021) становится очевидной его ненужность (неправомерность, ошибочность).
Конечно, для двустороннего документа в такой ситуации корректнее говорить не об аннулировании документа (поскольку до подписания второй стороной документа как такового еще не существует), а об аннулировании (отзыве) информации одной стороны, направленной в адрес второй стороны.
На такое аннулирование информации, в принципе, также возможно распространение общего механизма, заключающегося в формировании контрагенту предложения об аннулировании, которое тот в случае согласия подписывает. Очевидно, что такая процедура предполагает, что, согласившись с аннулированием, вторая сторона берет на себя обязательство в дальнейшем полученную информацию не подписывать, т. е. документ не составлять.
В учетных решениях 1С поддержана возможность для продавца отправить предложение об аннулировании еще до подписания документа второй стороной (т. е. до завершения документооборота).
Кроме того, специфика электронного документооборота не позволяет исключить ситуацию, когда предложение об аннулировании информации вторая сторона получит уже после того, как поставит свою подпись (сформирует и подпишет ответную информацию). В этом случае целесообразно переводить предложение об аннулировании информации одной стороны в предложение об аннулировании составленного документа, подписанного обеими сторонами. В учетных решениях 1С такой «перевод» выполняется автоматически на основе анализа состояния документооборота.
Следует еще раз подчеркнуть, что в настоящий момент отсутствуют нормативные положения и какие-либо разъяснения официальных органов, регулирующие процесс аннулирования (отзыва, признания недействительной) сформированной и подписанной одной стороной информации, предполагающей подпись второй стороны или сторон (формирование и подписание ответной информации). В отсутствие прямого запрета процедура аннулирования происходит в рамках хозяйственных, гражданско-правовых отношений и регулируется обычаями делового оборота.
Аннулирование ЭПД в «1С:Бухгалтерии 8» до подписания покупателем
Для аннулирования электронного первичного документа (информации продавца), до подписания покупателем по инициативе продавца сторонам сделки необходимо:
- выполнить действия по аннулированию ЭПД (информации продавца) на стороне продавца;
- выполнить действия по аннулированию ЭПД (информации продавца) на стороне покупателя.
Действия по аннулированию ЭПД (информации продавца) на стороне продавца
Если файл ЭПД (информация продавца) сформирован, подписан и отправлен покупателю ошибочно, то продавец может направить покупателю предложение об аннулировании еще до завершения обмена этим ЭПД. Для двустороннего документа в такой ситуации корректнее говорить не об аннулировании документа (поскольку до подписания второй стороной документа как такового еще не существует), а об аннулировании (отзыве) информации одной стороны, направленной в адрес второй стороны. При этом возможны следующие ситуации:
- файл ЭПД(информации покупателя) еще не сформирован и не подписан покупателем (или сформирован, но не подписан);
- файл ЭПД(информации покупателя) уже сформирован и подписан (или сформирован, подписан и отправлен), но еще не получен продавцом.
Аннулирование ЭПД(информации продавца) производится из режима просмотра.
В данном случае в качестве первичного учетного документа был использован универсальный передаточный документ (УПД) с функцией документа о передаче товаров, т. е. с функцией УПД(ДОП), составленный по формату, утв. приказом ФНС России от 19.12.2018 №ММВ-7-15/820@.
Открыть для просмотра электронный документ УПД (информация продавца) можно из документа учетной системы Реализация (акт, накладная, УПД), рис. 1:
- выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО;
- по гиперссылке в информационной строке Состояние ЭДО (Ожидается подтверждение отправки или Ожидается извещение о получении).
Рис. 1. Документ «Реализация товаров»Для начала процедуры аннулирования необходимо из формы просмотра УПД (информации продавца) выполнить команду Аннулировать из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 2).
Рис. 2. Выполнение команды «Аннулировать» из формы просмотра УПД(информации продавца)
При выполнении команды Аннулировать в открывшемся окне необходимо указать причину аннулирования УПД(информации продавца) и нажать кнопку Аннулировать.
После выполнения описанных выше действий в адрес покупателя будет автоматически сформировано Предложение об аннулировании электронного документа (документов), в которое будет перенесена указанная причина аннулирования (рис. 3).
Рис. 3. Форма просмотра предложения об аннулировании УПД(информации продавца)Подписание и отправка Предложения об аннулировании электронного документа (документов) производятся в порядке, аналогичном действиям с любым электронным документом.
После формирования предложения об аннулировании в информационной строке Состояние ЭДО документа Реализация (акт, накладная, УПД) появится запись об ожидании завершения процедуры аннулирования (гиперссылка Ожидается подтверждение аннулирования). В форме списка документов Текущие дела ЭДО УПД(информация продавца), по которому сформировано предложение об аннулировании, будет перемещен в папку На контроле списка исходящих документов.
Полученное от покупателя согласие на аннулирование УПД (информации продавца) означает, по сути, согласие покупателя на несоставление двустороннего первичного документа в формате УПД(ДОП). Электронный УПД (информация продавца), по которому покупатель принял предложение об аннулировании, будет удален из папки На контроле списка исходящих документов формы списка документов Текущие дела ЭДО. В информационной строке Состояние ЭДО документа учетной системы Реализация (акт, накладная, УПД) появится гиперссылка Аннулирован.
Обратите внимание, аннулирование электронного первичного учетного документа (информации продавца) не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы Реализация (акт, накладная, УПД), на основании которого был составлен аннулированный документ, а также к его пометке на удаление.
В режиме просмотра документа Предложение об аннулировании электронного документа (документов) можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование УПД(информации продавца), так как данный документ будет содержать подписи обеих сторон.
Если на момент направления покупателю предложения аннулировать УПД(информацию продавца) документооборот у продавца не завершен, но покупатель уже сформировал и подписал файл УПД(информация покупателя), т. е. уже составил первичный учетный документ УПД(ДОП), то предложение об аннулировании УПД(информации продавца) будет рассматриваться как предложение об аннулировании составленного и подписанного обеими сторонами электронного документа УПД(ДОП) и обрабатываться в порядке, предусмотренном для аннулирования электронного документа.
Если покупатель отклонил предложение об аннулировании, то в адрес продавца он направит сформированное и подписанное Уведомление об уточнении.
Получение документов происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО, открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование – подраздел Сервис, или раздел Руководителю – подраздел Сервис, или раздел Продажи – подраздел Сервис).
После получения Уведомления об уточнении в информационную строку Состояние ЭДО документа учетной системы Реализация (акт, накладная, УПД) будет возвращена гиперссылка, которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования (Ожидается подтверждение).
Из формы просмотра электронного документа можно просмотреть содержание поступившего Уведомления об уточнении, т. е. ознакомиться с причиной отклонения покупателем предложения об аннулировании УПД(информации продавца), рис. 4.
Рис. 4. Форма просмотра «Уведомления об уточнении»Действия по аннулированию ЭПД на стороне покупателя
Получение документов происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО, открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование – подраздел Сервис, или раздел Руководителю – подраздел Сервис, или раздел Продажи – подраздел Сервис).
Электронный первичный документ (информация продавца), которым в данном случае является универсальный передаточный документ (УПД) с функцией документа о передаче товаров, т. е. с функцией УПД(ДОП), в отношении которого получено предложение об аннулировании, отражается:
- в папке Отразить в учете списка входящих документов с отражением в графе Состояние ЭДО информации о том, что требуется подтверждение аннулирования;
- в папке Аннулировать списка входящих документов формы списка документов Текущие дела ЭДО (рис. 5).
Рис. 5. Отражение предложения об аннулировании УПД(информации продавца) в форме списка документов «Текущие дела ЭДО»Одновременно информация о том, что поступило предложение об аннулировании УПД(информации продавца), отражается в информационной строке Состояние ЭДО документа учетной системы Поступление (акт, накладная, УПД), созданного на основании поступившего УПД(информации продавца) (гиперссылка Требуется подтверждение аннулирования).
Просмотреть содержание поступившего документа Предложение об аннулировании электронного документа (документов) можно из формы просмотра поступившего электронного УПД(информации продавца), в отношении которого поступило предложение об аннулировании. Если покупатель согласен с предложением аннулировать поступивший УПД(информацию продавца), то он выражает свое согласие, выполнив команду Согласиться с аннулированием:
- с помощью одноименной кнопки из формы списка Текущие дела по ЭДО, находясь в папке входящих документов Аннулировать (рис. 5);
- из формы просмотра поступившего предложения об аннулировании.
В информационной строке Состояние ЭДО документа учетной системы Поступление (акт, накладная, УПД) появится гиперссылка Аннулирован.
Обратите внимание, аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы Поступление (акт, накладная, УПД), который был сформирован на основании аннулированного документ, а также к пометке его на удаление.
В режиме просмотра документа Предложение об аннулировании электронного документа (документов) можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование, так как данный документ будет содержать подписи обеих сторон.
После подтверждения покупателем согласия на аннулирование УПД(информации продавца) из формы просмотра будет исключена кнопка Утвердить. Это означает исключение возможности формирования и подписания УПД(информации покупателя), т. е. составления двустороннего документа, подписанного обеими сторонами.
Также будет исключена кнопка Отклонить, а из списка команд, открываемого по кнопке Другие действия, будут удалены команды Аннулировать и Закрыть принудительно (рис. 6). Аннулированный УПД(информация продавца) будет также удален из папок Отразить в учете и Аннулировать списка входящих документов формы списка документов Текущие дела ЭДО.
Рис. 6. Форма просмотра документа УПД(информации продавца) после аннулирования
Если на момент получения предложения аннулировать УПД(информацию продавца) покупатель уже сформировал и подписал файл УПД (информацию покупателя), т. е. уже составил первичный учетный документ УПД(ДОП), то предложение об аннулировании УПД(информации продавца) будет рассматриваться как предложение об аннулировании составленного и подписанного обеими сторонами электронного документа УПД(ДОП) и обрабатываться в порядке, предусмотренном для аннулирования электронного документа.
Если покупатель с предложением об аннулировании не согласен, то вместо команды Согласиться с аннулированием он выполняет отказ от аннулирования:
- нажав на кнопку Не согласиться в форме списка документов Текущие дела ЭДО (рис. 5);
- нажав на кнопку Не согласиться с аннулированием в режиме просмотра электронного документа Предложение об аннулировании электронного документа (документов).
После выполнения команды Не согласиться или Не согласиться с аннулированием в открывшемся окне необходимо указать причину отклонения предложения об аннулировании и нажать кнопку Отклонить аннулирование. После выполнения процедуры отклонения предложения об аннулировании УПД(информации продавца) в программе будет автоматически сформирован новый электронный документ Уведомление об уточнении, в который будет перенесена причина отказа от аннулирования.
Уведомление об уточнении подписывается и отправляется продавцу в общем порядке.
После отклонения поступившего предложения об аннулирования в форме просмотра поступившего электронного УПД(информации продавца) будут доступны кнопки Утвердить, Отклонить, а по кнопке Другие действия будет открываться стандартный список команд: Аннулировать, Закрыть принудительно, Создать произвольный документ. После формирования Уведомления об уточнении до завершения обмена поступившим УПД(ДОП) в информационной строке Состояние ЭДО документа Поступление (акт, накладная, УПД) будет отражена гиперссылка, демонстрирующая текущее состояние обмена, – Требуется утверждение.
