Кассовая книга в структурных подразделениях.

Светлые головушки, подкскажите:<br> 1. Как же все-таки обеспечть "ЕДИНУЮ" кассовую книгу, если у нас есть структурное подразделение, да и сами мы - структурное подразделение, не имеющее баланса. <br> 2. Головная организация спустила нам два лимита кассы, а книгу требует "единую"<br> 3. Кто должен ежедневно подписывать ПКО, РКО, в кассе структур.подразделения, если оно находистя 200 км от нас и предстает пред наши очи раз в месяц?<br><br>Кто как выкручивается - подскажите, где и что почитать.<br>Спасибо, люди добрые!

> Как же все-таки обеспечть... <br>У головной и спроси. <br>Это они от большого ума и дрожи перед всего лишь письмом ЦБ. В то же время положение ЦБ РФ 14-П, п. 2.5, не запрещает вести отдельные кссовые книги по структурным подразделениям.<br>ps: Можно, конечно, организовать передачу сведений для формирования единой книги, но... глупости все это при таких расстояниях.

Борис, я почитала Ваши ответы другим участникам форума, прочитала, распечатала и приложила к груди Ваш ответ МНЕ - Вы замечательный, добрый, отзывчивый человек! Как хорошо, что нашла этот сайт и Вас узнала, спасимбо, что Вы есть!. Наташа

"<br>"Финансовые и бухгалтерские консультации", 2006, N 2<br><br>КАССОВЫЕ КНИГИ В ФИЛИАЛАХ: БЫТЬ ИЛИ НЕ БЫТЬ...<br><br>Порядок ведения кассовых операций организациями, которые имеют территориально удаленные обособленные подразделения, на сегодняшний день однозначно не определен. Требования имеющихся документов Банка России порой ставят организации в тупик. Рассмотрим возможные варианты решения данной проблемы.<br><br>Приведем условный пример. Организация расположена в Москве, ее филиал - в Воронеже. Филиал реализует продукцию за наличный расчет, выдает заработную плату работникам и проводит другие законные операции с наличными деньгами. Основная проблема в данной ситуации - правильная организация кассовых операций, в том числе и вопрос ведения кассовой книги.<br>Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Письмом Банка России N 18 от 4 октября 1993 г. (далее - Порядок), каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Этим вводится обязанность организаций все операции по кассе регистрировать в одной книге. Исключений для организаций, имеющих удаленные обособленные подразделения, не делается.<br>Однако нормы того же документа требуют, чтобы все записи в книгу заносились сразу после пересчета получаемых или выдаваемых наличных сумм. Но если удаленное подразделение находится в Воронеже, а кассовая книга - в Москве, получение или выдача денег не могут быть отражены в кассовой книге непосредственно при получении или выдаче денег в Воронеже. Конечно, при современных средствах связи есть возможность так организовать документооборот между центральным офисом и филиалом, чтобы данные о совершенных кассовых операциях поступали из Воронежа в центральный офис в момент совершения этих операций. Но какой кассир, подписавший договор о собственной полной материальной ответственности и пребывающий в этот момент, как говорится, в здравом уме и твердой памяти, будет расписываться в кассовой книге, подтверждая фактическое наличие находящегося за сотни километров от него остатка денежных средств, тем самым возлагая на себя ответственность за их сохранность. И вот в бухгалтериях таких организаций начинается "творческий" процесс. На местах ведутся кассовые книги, которые называются - где кассовыми журналами, где томами кассовой книги. Либо этот вопрос решается радикально, и филиалы оформляют собственные кассовые книги. Представляется, что такой вариант ведения кассы не нарушает действующее законодательство и является допустимым выходом из положения, созданного Порядком ведения кассовых операций. Обоснуем этот подход.<br>В соответствии со ст. 55 ГК РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. К ним также могут быть отнесены: торговля за наличный расчет, закупка у населения сельскохозяйственной продукции и иные операции, требующие работы с наличными денежными средствами. Для соблюдения нормы п. 23 Порядка организации придется либо отказаться от наделения филиалов всеми функциями самой организации, что повлечет за собой ограничение прав данной организации <1>, либо преобразовать подразделение в отдельное юридическое лицо, либо работать с нарушением требований Порядка. Приведем небольшую цитату из него (п. 11): "Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе (выделено авт.) и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий". По логике Банка России, иных операций, кроме операционных расходов и расходов на геологоразведочные работы, путем наличных расчетов филиал осуществлять не может.<br>--------------------------------<br><1> Такой подход не соответствует п. 2 ст. 1 ГК РФ, согласно которому гражданские права могут быть ограничены только федеральным законом.<br><br>Помимо того что Порядок противоречив, он содержит понятия, которые на данный момент нормативно не определены. Во-первых, в нем отсутствует понятие "самостоятельный баланс филиала". Письмо Банка России, утверждающее Порядок, увидело свет в 1993 г., и только через три года в п. 3.4 ПБУ 4/96 <2> было приведено определение: "Под отдельным балансом понимается система показателей, формируемая подразделением организации и отражающая его имущественное и финансовое положение на отчетную дату для нужд управления организацией, в том числе составления бухгалтерской отчетности". Однако на настоящий момент ПБУ 4/96 отменено, а в пришедшем ему на смену ПБУ 4/99 (утв. Приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. N 43н) определение отдельного баланса отсутствует. Следующая попытка урегулировать вопрос о формулировке понятия "выделенный на отдельный баланс" была сделана в 2004 г. Минфином России. Специалисты министерства в Письме от 29 марта 2004 г. N 04-05-06/27 указали, что "под отдельным балансом следует понимать перечень показателей, установленных организацией для своих подразделений, выделенных на отдельный баланс". Другими словами, выделение на отдельный баланс представляет собой организацию бухгалтерского учета операций филиала обособленно от операций головной организации. Особого юридического статуса выделение на отдельный баланс не предоставляет.<br>--------------------------------<br><2> Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/96 было утверждено Приказом Минфина России от 08.02.1996 г. N 10.<br><br>Во-вторых, остается нерешенным вопрос: как поступать филиалам, все-таки выделенным на отдельный баланс? Могут ли они самостоятельно получать денежные средства на ведение хозяйственной деятельности? А если могут, то как быть с той самой нормой о единой кассовой книге. Ответ на этот вопрос, основываясь на нормах Порядка, получить невозможно.<br>Перечисление подобных "проблемных" мест Порядка можно продолжать. Однако остается ясным одно: на настоящий момент имеется пробел в законодательстве, регулирующем порядок ведения кассовых операций, а именно - порядок ведения кассовых книг в организациях, имеющих удаленные обособленные подразделения. И его надо каким-то образом заполнять.<br>По общему правилу пробелы и противоречия в законодательстве решаются исходя из обычаев делового оборота, а также путем применения гражданского законодательства по аналогии. В первом случае можно с уверенностью сказать, что множество организаций для себя давно решили эту проблему единственно возможным и необходимым способом: они используют в своих структурных подразделениях (включая филиалы) отдельные кассовые книги. (мы – Дубинко Н.Т.)<br>Обратимся к законодательным актам, регулирующим налично-денежное обращение. В ст. 34 Федерального закона от 10 февраля 2002 г. N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации" установлено, что Банк России определяет порядок ведения кассовых операций в целях организации на территории РФ наличного денежного обращения. Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. N 14-П (утв. Советом директоров Банка России, Протокол от 19 декабря 1997 г. N 47) к мерам по организации обращения наличных денег отнесены:<br>- обязанность всех организаций хранить свободные денежные средства на счетах в коммерческих банках;<br>- установление порядка и сроков сдачи наличных денег в кассы коммерческих банков;<br>- утверждение лимитов остатков касс в организациях и их филиалах;<br>- разрешение хранить в кассах организаций наличные деньги только в пределах установленных лимитов.<br>Получается, что основная функция кассовых книг - контроль за полнотой и своевременностью оприходования получаемых денежных средств, соблюдением установленных лимитов остатка кассы и своевременной сдачей полученных или неизрасходованных средств на расчетные счета в коммерческие банки. Поэтому единство кассовой книги, прежде всего, это неразрывность с главной кассой - местом, через которое проводятся все кассовые операции организации.<br>К примеру, в магазинах розничной торговли при множестве операционных касс единство обеспечивается наличием одной главной кассы. Через нее в обязательном порядке должны проходить все поступления и выдачи наличных денежных средств. Однако в рамках одной организации этому подходу существуют естественные пределы, до которых можно увеличить количество операционных касс вокруг одной.<br>В случае с территориально удаленным обособленным подразделением невозможно обеспечить безопасную ежедневную сдачу денежных средств в единую главную кассу организации, хранение остатков не использованных денежных средств в одной кассе, подтверждение кассового остатка, а следовательно, и контроль кассовой дисциплины со стороны органов, наделенных такими полномочиями.<br>Выход из сложившегося положения - организация главной кассы удаленного подразделения и, соответственно, ведение им отдельной кассовой книги. Это предполагает выполнение определенных действий: для филиала открывается (или не открывается, в зависимости от решения головной организации) отдельный банковский счет, организуется касса, через которую ведутся все кассовые операции филиала, регистрируемые в его кассовой книге. Контроль за порядком ведения кассовых операций (своевременностью оприходования получаемых денежных средств, соблюдением установленного лимита остатка кассы и др.) осуществляет банк, обслуживающий расчетный счет данного филиала. Только в этом случае организация может обеспечить соблюдение общих принципов регулирования порядка ведения кассовых операций.<br>Рассмотрим как пример документ, регулирующий порядок ведения кассовых операций в структурных подразделениях кредитных организаций, - Положение о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации (утв. Банком России 9 октября 2002 г. N 199-П). Согласно данному Положению функции кассовой книги в структурных подразделениях кредитных организаций выполняет книга учета принятых и выданных денег (ценностей). Данная книга в каждом структурном подразделении кредитной организации одна, и заполняется она в следующем порядке:<br>- кассовый работник приходной кассы ведет в книге ежедневные записи денежных сумм, принятых от клиентов и сданных заведующему кассой;<br>- кассовый работник в конце операционного дня на основании приходных документов составляет справку о суммах принятой и выданной денежной наличности и сверяет сумму по справке с суммой фактически принятых им денег;<br>- справка подписывается кассовым работником, и указанные в ней кассовые обороты сверяются с записями в кассовых журналах бухгалтерских работников. Сверка оформляется подписями кассового работника в кассовых журналах и бухгалтерских работников на справке кассового работника;<br>- денежная наличность, принятая в течение операционного дня, вместе с приходными документами и справкой о суммах принятой и выданной наличности сдается заведующему кассой под роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).<br>Поступившие в приходную кассу деньги могут передаваться заведующему кассой в течение операционного дня несколько раз под роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей). До передачи денег кассовый работник должен убедиться в том, что фактическое их наличие соответствует общей сумме по принятым приходным документам.<br>Таким образом, в основе учета ценностей и обеспечения контроля за их сохранностью лежит единство кассовой книги в каждом структурном подразделении кредитной организации. Нельзя не согласиться с тем, что данный порядок выполним, не вызывает противоречий, обеспечивает реализацию всех функций регулирования кассовых операций.<br>Почему бы предприятиям, имеющим удаленные структурные подразделения, не организовать порядок учета кассовых операций подобным образом. В зависимости от количества в филиале операционных касс - один либо несколько кассиров и одна кассовая книга.<br>Порядок ведения кассовых операций, и в частности применения отдельных кассовых книг в территориально удаленных подразделениях, руководителю предприятия следует отрегулировать путем издания распорядительного документа (еще один путь устранения пробелов в законодательстве), например, зафиксировав данный порядок в учетной политике. Приведем некоторые нормативные документы, которые могут служить основанием для такого подхода.<br>В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.<br>Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" утверждены формы первичных и сводных учетных документов по учету кассовых операций, в том числе и кассовой книги. Данный документ был принят по согласованию с Минфином России во исполнение Закона о бухгалтерском учете и Постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах" <1>. Таким образом, кассовая книга является первичным учетным документом, порядок ведения которого регулируется нормами Закона о бухгалтерском учете и принятыми в соответствии с ним нормативными документами Минфина России.<br>--------------------------------<br><1> На титульном листе типовой формы кассовой книги, утвержденной этим документом, имеется строка для указания структурного подразделения организации, которое ведет книгу.<br><br>Согласно п. 3 ст. 5 указанного Закона организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности. Следовательно, особенности ведения кассовых книг в обособленных подразделениях могут быть предусмотрены учетной политикой в рамках установленного документооборота.<br>Отметим несколько важных моментов, связанных с ведением кассовых книг в филиалах. Во-первых, при организации филиала в Положении о филиале, по нашему мнению, необходимо указать, что он самостоятельно формирует показатели своей хозяйственной деятельности. Иными словами, указать, что филиал, следуя терминологии Письма Минфина России от 29 марта 2004 г. N 04-05-06/27, выделен на отдельный баланс. Это следует сделать по следующей причине.<br>В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет за собой наложение административного штрафа: на должностных лиц в размере 40 - 50 МРОТ; на юридических лиц - 400 - 500 МРОТ.<br>В чем может выражаться неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности? В первую очередь это - несовпадение (превышение) сумм по документам, свидетельствующим о получении организацией денежных средств, с записями в кассовой книге, отчете по форме N КО-5 и записями в регистрах бухгалтерского учета к балансовому счету 50 "Касса". В филиале или представительстве организации, которое осуществляет расчеты наличными денежными средствами и не ведет кассовую книгу и регистры по счету 50 и счету 90 "Продажи", вероятно возникновение следующей ситуации: в кассе имеется денежная наличность, а документ, посредством заполнения которого обеспечивается оприходование денежной наличности, отсутствует. В этом случае организация рискует подвергнуться административному взысканию по ст. 15.1 КоАП РФ.<br>Во-вторых, "компромиссным" выходом из положения может быть ведение территориально обособленными подразделениями так называемых отдельных томов или разделов единой кассовой книги. Однако этот вариант при всей его привлекательности порождает несколько других проблем. Он позволяет вести, формально, одну книгу, но не выполняется другое требование: кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Делается это с целью избежать внесения записей в кассовую книгу задним числом, т.е. в целях реализации все тех же контрольных функций. В случае же с отдельными томами или частями кассовой книги сшить их в одну со сквозной нумерацией страниц проблематично. Кроме того, возникает сложность с хранением. Если отдельные тома необходимо сводить в одну сшитую книгу, то и хранить ее необходимо в головной организации. Но возникает вопрос: а что же будет находиться в филиале? Ведь при ревизии кассовой дисциплины необходимо предъявить кассовую книгу. Еще раз повторимся - все эти моменты порождают дополнительные проблемы, разрешение которых не может быть однозначным.<br>В заключение хотелось бы отметить, что любая позиция по рассматриваемому вопросу не бесспорна и может быть подвергнута критике. Ясно одно: такое положение будет сохраняться до того момента, пока не появится разъяснение Банка России о том, как следует понимать норму п. 23 Порядка организациям, имеющим удаленные обособленные подразделения, которые в соответствии с правом, предоставленным им законодателем, все-таки совершают операции с наличными денежными средствами.<br><br>А.С.Романова<br>Ведущий консультант<br>департамента бухгалтерского консалтинга<br>компании "ФБК"<br><br>М.Е.Демидов<br>Старший консультант<br>департамента бухгалтерского консалтинга<br>компании "ФБК"<br>Подписано в печать<br>24.01.2006<br><br><br><br><br>"

Ух ты!Superb!

У нас это реализовано таким образом:<br><br>1. В подразделениях ведется везде своя кассовая книга с приходниками-расходниками.<br><br>2. В голове ведется сводная кассовая книга - т.е. за день все головные кассовые документы плюс приходники (и отдельно расходники) по подразделениям суммируются и оформляется один сводный приходник и один сводный расходник, которые записываются в главной кассовой книге.<br><br>Получаем что кассовая книга (которая в голове) содержит все операции, то есть она единая. Но есть к ней как бы разделы (в виде кассовых книг по подразделениям).