"1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений 8": групповой ввод счетов-фактур на авансы

Групповой ввод счетов-фактур на авансы

Согласно пункту 1 статьи 167 главы 21 НК РФ "Налог на добавленную стоимость" "моментом определения налоговой базы… является наиболее ранняя из следующих дат:
1) день отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав;
2) день оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав".

То есть, налоговая база по реализации возникает также в момент получения предварительной оплаты (аванса) от покупателя.

Согласно пункту 16 главы III Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 "в книге продаж регистрируются выписанные…счета-фактуры во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению налога на добавленную стоимость…, в том числе при отгрузке (передаче) товаров (выполнении работ, оказании услуг), имущественных прав, при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг)…".

Следовательно, при получении аванса организация-продавец, являющаяся плательщиков НДС, обязана выписать счет-фактуру на полученный аванс и зарегистрировать его в книге продаж, начислить и уплатить в бюджет НДС с полученного аванса.

Вводить счет-фактуру на каждый такой платеж при большом обороте по лицевому счету по приносящей доход деятельности довольно хлопотно.

Порядок групповой регистрации счетов-фактур в "1С:Бухгалтерии для бюджетных учреждений 8"

Для облегчения работы бухгалтера по регистрации счетов-фактур на полученные авансы в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предусмотрена специальная обработка Регистрация счетов-фактур на аванс ¹.

¹ Аналогичный порядок реализован в других конфигуациях на платформе "1С:Предприятие 8", поддерживающих учет налога на добавленную стоимость.

Указанная обработка предназначена для группового ввода счетов-фактур на полученные авансы (документов Счет-фактура выданный) за выбранный пользователем период.

В программе "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений 8" также предусмотрена возможность управления порядком регистрации счетов-фактур на авансы.

Порядок регистрации счетов-фактур на авансы задается в программе в форме учетной политики учреждения в реквизите Порядок регистрации счетов-фактур на аванс (см. рис. 1).

Рис. 1

Можно указать один из трех вариантов порядка регистрации счетов-фактур:

• регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса;
• не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течении 5-ти календарных дней;
• не регистрировать счета-фактуры на авансы (п. 13 ст. 167 НК РФ).

Если порядок регистрации счетов-фактур на авансы не задан в учетной политике учреждения, то программа по умолчанию применяет порядок - Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса.

Порядок регистрации счетов-фактур на авансы в программе можно также задать для конкретного договора в карточке договора (элементе справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств), в реквизите Порядок регистрации счета-фактуры на аванс (например, можно их не регистрировать - см. рис. 2).

Рис. 2

Порядок, заданный на уровне договора, имеет более высокий приоритет, чем порядок, заданный на уровне учетной политики.

Тем самым в программе появляется возможность для договоров длительного производственного цикла указать значение порядка Не регистрировать счета-фактуры на авансы (п. 13 ст. 167 НК РФ). Соответственно, по расчетам в рамках таких договоров счета-фактуры на аванс формироваться не будут.

В форме обработки Регистрация счетов-фактур на аванс следует:

• указать период, за который будут подбираться полученные авансы и формироваться счета-фактуры на аванс (реквизиты Период с и по);
• указать учреждение, расчеты которого будут анализироваться и от имени которого будут формироваться счета-фактуры;
• нажать кнопку Заполнить, расположенную на панели инструментов табличной части.

По нажатию на кнопку Заполнить табличная часть будет заполнена документами, которыми были отражены полученные авансы за период, указанный в шапке обработки (см. рис. 3).

Рис. 3

Заполнение табличной части производится с учетом порядка регистрации счетов-фактур для каждого договора, по которым были получены авансовые платежи. Если в договоре не указан порядок, то для договора действует порядок, установленный в учетной политике, а если указан, - то порядок, указанный в договоре.

Обращаем внимание на правила попадания авансового платежа в обработку при ее автозаполнении:

1. Подбираются только документы, оформленные в рамках внебюджетной деятельности (КВД = 2).
2. Если аванс зачтен в день его получения, то аванс не попадает в таблицу, независимо от порядка регистрации, определенного для данного договора.
3. Если порядок регистрации по договору Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса, то аванс попадет в таблицу в любом случае, за исключением случая закрытия аванса "день в день".
4. Если порядок регистрации по договору Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течении 5-ти календарных дней, то:
   • если аванс закрыт в течении 5-ти дней, включая день его получения, то аванс в таблицу не попадет;
   • если аванс не закрыт в течении 5-ти дней, включая день его получения, то аванс будет добавлен в таблицу;
   • если дата получения аванса отстоит от даты конца периода, заданного в обработке, менее чем на пять дней, и аванс не закрыт, то аванс в таблицу также не попадет. Такие авансы будут дополнительно анализироваться в следующем периоде формирования обработки. Для этого обработка начинает анализ авансов не с начальной даты периода, указанного в обработке, а с даты, на пять дней более ранней. Поэтому, чтобы не пропустить авансы, обработку надо запускать периодами без пропусков дат. Наиболее оптимально запускать обработку в конце каждого месяца за период с начала месяца по конец месяца.

Процесс регистрации счетов-фактур на авансы включен в качестве этапа закрытия периода в обработку Закрытие периодов.

В таблице документа Регистрация счетов-фактур на аванс (рис. 4) отражаются покупатель (Контрагент), договор - основание расчетов, сумма аванса, ставка НДС и сумма НДС с аванса, наименование, номер и дата документа, которым в программе зарегистрировано поступление аванса (документы Кассовое поступление, Приходный кассовый ордер), далее - документ аванса, а также реквизиты счета (документа Счет), если он есть.

Рис. 4

В таблицу попадают документы авансов с проводками по кредиту счетов 205.ХХ.АВ.

Следует отметить, что обработка Регистрация счетов-фактур на аванс позволяет не только ввести новые счета-фактуры на аванс, но и обновить - актуализировать ранее зарегистрированные.

Если за указанный период есть документы Счет-фактура выданный с признаком авансового платежа, они также будут отражены в табличной части (в колонке Счет-фактура).

После заполнения табличной части для формирования счетов-фактур пользователю следует нажать на кнопку Сформировать.

При нажатии на кнопку Сформировать производится формирование и при возможности проведение документов Счет-фактура выданный. В счете-фактуре в качестве причины налогообложения будет указано Аванс полученный.

При этом для документов аванса, у которых еще нет счета-фактуры, они будут сформированы, а для тех, у которых есть, счета-фактуры будут обновлены (см. рис. 4).

После формирования счетов-фактур в колонке без названия (вторая слева) будут выставлены флажки для тех документов, для которых формирование и проведение или актуализация завершились успешно. В противном случае флажок выставлен не будет.

Сформированный счет-фактуру можно открыть для просмотра в соответствующей строке таблицы (с помощью кнопки с изображением лупы или пункта Открыть контекстного меню, открываемого по правой клавише мыши).

Дата сформированного документа Счет-фактура выданный будет равна дате соответствующего документа аванса.

Следует отметить, что в обработке Регистрация счетов-фактур на аванс можно устанавливать любой период. Разрешено пересечение периодов для двух последовательных регистраций счетов-фактур. При этом исключено дублирование счетов-фактур.

Пример

10 октября 2010 года обработкой были сформированы счета-фактуры за период с 01.10.2010 по 10.10.2010. Затем, 15.10.2010 обработку "Регистрация счетов-фактур на аванс" необходимо провести за период с 05.10.10.2010 по 15.10.2010.
Как видно, временные интервалы пересекаются. Несмотря на это, при повторной обработке будут введены только новые счета-фактуры за период с 11.10.2010 по 15.10.2010, а за период с 05.10.2010 по 10.10.2010 счета-фактуры будут обновлены: если за период с 05.10.2010 по 10.10.2010 данные авансов задним числом были изменены, то счета-фактуры за этот период будут актуализированы.

Групповая печать счетов-фактур

При необходимости вывода на печать сразу нескольких сформированных счетов-фактур на аванс можно воспользоваться универсальной обработкой Групповая обработка справочников и документов. Обработка вызывается из меню Сервис -> Групповая обработка справочников и документов.

Для вывода на печать нескольких счетов-фактур на аванс в обработке Групповая обработка справочников и документов на закладке Объекты отбора следует указать критерии отбора документов.

В реквизите Тип объекта - из выпадающего списка выбрать значение Документы.

Далее в списке документов для отбора (верхняя часть обработки) следует добавить вид документа Счет-фактура выданный, отметив его флажком в обработке Отбор по документам (обработка Отбор по документам вызывается при добавлении нового вида документа для отбора) и нажав кнопку Выбрать.

В нижней части обработки следует установить отбор по реквизитам документа.

Для этого необходимо добавить новую строку параметров отбора.

В новой строке следует:

• в графе Поле выбрать реквизит Причина налогообложения;
• в графе Тип сравнения указать Равно;
• в графе Значение из выпадающего списка выбрать Аванс полученный.

Если необходимо отбирать документы за определенный период, то следует добавить новую строку параметров отбора, в которой в графе Поле выбрать реквизит Дата, в графе Тип сравнения указать Интервал (>=, <=) (в данном случае границы интервала включаются в отбор), а в графе Значение указать дату начала и дату окончания интервала отбора.

После заполнения закладки Объекты отбора универсальной обработки Групповая обработка справочников и документов необходимо нажать кнопку Отобрать.

На закладке Обработка будет сформирован список документов, удовлетворяющих заданному критерию отбора.

Для групповой печати отобранных документов необходимо в группе реквизитов Действие выбрать из выпадающего списка действие Печать документов, указать вариант печати - Печать с предварительным отбором, Печать без предварительного отбора или Реестр документов и нажать кнопку Выполнить.

В зависимости от выбранного в программе варианта печати:

• будут сформированы печатные формы отобранных счетов-фактур на экране при выборе Печать с предварительным просмотром;
• будут выведены на печать отобранные пользователем счета-фактуры при выборе Печать без предварительного просмотра;
• будет сформирован список отобранных счетов-фактур при выборе Реестр документов.