Содержание
Коллация - старейший и важнейший прием, созданный бухгалтерами еще в глубокой древности. Кто из нас помнит подвиги Геракла, тот может легко оценить трудности, которые не позволили этому античному герою создать коллацию, но ее создали герои - воины-спартанцы.
Античный мир
Шла очередная война. Один из действующих царей (а в Спарте всегда было два царя) отправился на фронт. Он выполнял приятную миссию: вез деньги для выплаты зарплаты или, как говорили в старину, - жалованья. Армия была большая, и царю пришлось руководить несколькими повозками, на которые были нагружены мешки с деньгами. По пути царь, отправив охрану отдыхать, снял с нескольких мешков печати и упаковку, отсыпал понемножечку монет, "поправил сопроводительные квитанции", упаковал мешки и восстановил печати. А деньги спрятал в надежном месте. Дело в том, что цари выбирались на определенный срок, и каждый такой царь, естественно, думал, как обеспечить себе будущее, как на такой большой должности скопить что-то на черный день. Радостный и счастливый царь привез деньги в армию. Рядовой и командный состав ликовал, - долго ждали зарплату и вот - привезли.
Когда кассиры вскрыли мешки с деньгами, то царь сразу же был арестован за недостачу причитающихся сумм.
Именно коллация помогла разоблачить царя-преступника, а учету - выполнить моральную функцию. Это стало возможно потому, что копии сопроводительных документов были тайно отправлены получателям денег и, сверив их с вложенными и подделанными документами, командующие армией констатировали подлог.
Вот так возникла коллация. Ее основное назначение сводится к сверке данных, исходящих от разных исполнителей, что позволяет администрации взаимно контролировать действия подотчетных лиц.
Средневековье: учет в века мрака
В средневековой Европе коллация получила массовое применение при учете расчетов, особенно по налогам. Сдает налогоплательщик платеж, а чиновник вынет деревянную палочку и разломает ее. Один конец отдаст налогоплательщику, чем позволит ему доказывать свою лояльность по отношению к Закону и бюджету. Второй конец палочки чиновник оставлял в своей конторе. (Теперь мы бы сказали - офисе.)
Если два конца сложить по разлому, и они соединятся, то лучшего доказательства правильности расчетов придумать было бы в те времена невозможно.
Век просвещения
К XVIII веку возник новый вид коллации: тождество данных синтетического и аналитического учета. Как правило, оно подтверждало правильность ведения учета, например, кладовщиком перед собственником. А бухгалтер, составляя оборотные или сальдовые ведомости, устанавливал правильность этого учета.
Дожила коллация и до наших дней.
Советское время
В годы моей юности были наивные завмаги, которые, получив товар, утаивали накладную, в которой расписывались и ставили свой магазинный штампик. Они не отдавали такую накладную бухгалтеру, товары продавали с черного хода, не через кассу и думали, что они очень умные. Но бухгалтер таких умников моментально разоблачал по встречным банковским документам, то есть возникало то же положение, что и со спартанским царем. Прошло больше двух тысячелетий, а ничего не изменилось.
Применительно ко временам хрущевской оттепели в условиях товарного дефицита появились очень хитрые и коварные завмаги. На глазах автора этой статьи произошел очень печальный случай. В небольшой трикотажный магазин завезли партию югославских кофточек. Это был тогда последний крик моды. Директор, приняв партию, сразу позвал бухгалтера, дал ей померить множество кофточек и одну из них, приглянувшуюся даме, подарил. Женщина была в восторге. В этот день она не работала, ходила по родным и знакомым и всем демонстрировала свою фигуру в новомодной упаковке. Все завидовали белой завистью. На следующее утро бухгалтер пришла на работу и стала просить еще одну кофточку, теперь для сестры. Завмаг охотно подарил и еще одну кофточку. Прошло несколько дней, и бухгалтер получила из торга авизовку с данными из выписки по счету 91 "Специальный ссудный счет". Она увидела, что торг оплатил накладную на партию югославских кофточек, и побежала к директору требовать эту накладную. Завмаг нахально улыбнулся и сказал, что эта накладная на тебя и на твою сестру одета! (Надо было сказать надета.) Бухгалтер поняла все и горько-горько заплакала. Растирая слезы, она спросила:
- А как же мне деньги списывать?
Ответ был издевательски разумным:
- На то ты и бухгалтер, чтобы знать, как списывать.
Она ушла домой в полуобморочном состоянии. Коллация требовала разрешения. А документа не было. Заявить в милицию она боялась, ибо понимала, что стала соучастницей преступления (она была честная женщина, но любила подарки.) Поэтому ей пришлось вместо счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" дебетовать счет 42 "Торговая наценка (скидка, накидка)". Несколько месяцев никто ничего не замечал, но потом пришла ревизия, контролер увидел эту проводку, подняли документы, установили по встречным накладным факт получения материально-ответственным лицом партии товаров и констатировали факт их хищения.
Сели оба.
Коллация сегодня
Во множестве магазинов по окончании рабочего дня директор и кассир снимают показатели кассовых счетчиков, а в это время продавцы подсчитывают чеки. Суммы должны совпасть, ибо с материальной ответственности продавцов можно списать столько товаров, сколько показывают кассовые счетчики. Правда, это возможно, только если учет товаров ведется по продажным ценам. В противном случае коллация разрушается.
Почти во всех случаях коллация применяется при расчетах. Наиболее характерный и самый примитивный пример: расчеты с поставщиками. Товары завозят вместе с накладной, получатель расписывается, а затем на основании копии этой накладной платежное поручение поступает в банк. И бухгалтер предприятия занят в этом случае только коллацией: он сверяет, какие товары по какому документу получены и по какому оплачены.
Итоги
В статье были показаны некоторые варианты коллации. Именно она, предполагающая конкуренцию интересов лиц, занятых в хозяйственных процессах, позволяет, опираясь на эту конкуренцию, контролировать собственнику-работодателю движение ценностей, а работникам - сохранять свою честность.
Приведенные примеры должны помочь этому.
