Содержание
Человеческое подсознание имеет интересную особенность управления поступающей информацией, которую окружающий мир обрушивает на людей. Она заключается в отфильтровывании информационного потока в соответствии с тем, что наиболее важно для принимающего человека или просто по принципу - входит ли эта информация в область его знания или интереса. В качестве наиболее яркого примера можно привести недавнюю версию о том, что американские индейцы не почувствовали опасности от приближения кораблей Колумба потому что просто… не увидели их. Подсознание индейцев не было знакомо с такими предметами как морские корабли, а потому и не восприняло их как опасность.
Индивидуальность восприятия
Примером из близкой нам профессиональной деятельности может быть то, что из одной и той же информации о свершившихся фактах хозяйственной деятельности бухгалтер извлекает одни выводы, финансист - другие, а руководитель - и вовсе свои, третьи…
Прошлую беседу мы завершили на том, что коснулись вопроса построения карты "жизнедеятельности" предприятия, его бизнес-процессов. Вполне очевидно, что такая карта в представлении различных специалистов предприятия выглядела бы по-разному. Равно как и само понятие "бизнес-процесс" имеет свои особенности в сознании руководителя, коммерческого директора, финансиста и лично в вашем сознании, поскольку смотрят все на деятельность организации каждый "под своим углом зрения".
Смею вас уверить, что в общей "карте", объединяющей видение процессов, происходящих в организации, заинтересованы все его ключевые лица, просто иногда они не имеют представления о том, что она вообще может быть создана. Но так как у всех дефицит времени и ресурсов на то, чтобы поучаствовать в ее создании, то, как это обычно бывает, "спасение утопающих - дело рук самих утопающих", и инициатором решения проблемы отсутствия карты бизнес-процессов становится тот, кого больше "достало" ее отсутствие. И чаще всего это именно бухгалтерия, потому что точное отражение фактов хозяйственной деятельности и своевременная и качественная сдача отчетности - область исключительно ее интересов. В прошлой беседе мы договорились о новом значении слова "документооборот" применительно к интересам (хочу подчеркнуть - именно интересам) бухгалтерской службы.
Чем документооборот может быть нам полезен?
А тем, что если документооборот описан и внедрен (то есть выполняется в точности и поддерживается в актуальном состоянии при происходящих изменениях), то каждая функциональная единица более крупного (подразделение) или мелкого (штатная единица) "калибра" видит свое место в общем потоке происходящих процессов и, что главное, последствия несвоевременного или некачественного выполнения собственных функций.
Понятно, что тут мы "не слегка" касаемся вопросов корпоративного управления, что редко входит в компетенцию главбуха, но уж возможность упорядочить оборот первичных документов, отражающих фактически совершаемые хозяйственные операции, упускать было бы нелогично.
Создание схемы документооборота
Давайте хотя бы в общих чертах обозначим те пласты, те потоки, которые существуют в любой организации (и недаром ее однокоренным словом является "организм" - состоящий из органов!):
1) потоки информации (в частности, о планируемых сделках и заключаемых договорах);
2) потоки денежных средств;
3) потоки материальных ценностей
и, наконец
4) потоки документов (первичных унифицированных форм и/или их электронных версий в автоматизированной системе учета), отражающих все совершаемые фактически операции.
Если "организм" вашей организации здоров, то протекающие в нем процессы не встречают препятствий, движутся по предопределенным для данной организации/организма путям и все происходит в положенные сроки. Но это и означает то, что все документы к вам попадают своевременно, правильно оформленными и без задержек. Если вы работаете на таком предприятии - считайте это не просто выигрышный билет в наше время, а я бы сказала - Джек-Пот! Но таких организаций немного, а значит, у вас есть, к чему стремиться.
Именно - стремиться, прикладывать к этому определенные усилия. Первыми из которых, видимо, станут некие меры убеждения своих коллег - топ-менеджеров фирмы - в том, что создание схемы документооборота - не просто общий интерес, а залог более здоровой жизнедеятельности организации. Если хотите, в этом вопросе, который наиболее важен для вас, для вашей работы, вам следует попробовать проявить себя в качестве продавца, только продать вам придется именно идею формализации документооборота. Но прежде чем ее "продать", вам нужно оценить все ее "плюсы" и "минусы" для вашего конкретного случая.
К "плюсам", безусловно, следует отнести большую планируемость, предсказуемость работы бухгалтерии, снижение авральных и внеплановых отвлечений от работы, сокращение сверхурочных работ, и как следствие всего этого - снижение риска ошибок, своевременность сдачи отчетности, снижение риска штрафных санкций и, как следствие, понижение уровня стрессовости вашей работы.
"Минусы"… Я слукавила бы, если не обозначила и их. Создание схемы документооборота - это долгий процесс, требующий ресурсов и терпения, наличия определенных рычагов воздействия на процесс, ну и профессионализма, разумеется. Хотя, если знать как, то все не выглядит столь пугающим.
Следующая беседа будет посвящена одной немаловажной детали документооборота, применительно к работе именно вашей службы. После чего мы снова окунемся в тонкости выстраивания и внедрения документооборота на вашем предприятии.
Желаю вам успехов!
Ваша Вера
