Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, вступившим в силу 08.01.2015, была отменена обязанность работодателя заполнять командировочное удостоверение при направлении работника в командировку.
Однако и в настоящий момент работодатели могут применять данный документ, если оформление командировочного удостоверения закреплено в локальном нормативном акте работодателя.
В письме от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918 Минфин России рассмотрел вопрос о применении командировочного удостоверения для подтверждения расходов на проезд в целях налогообложения.
Финансовое ведомство напомнило, что организация может учесть затраты на проезд командированного работника в прочих расходах на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Кроме того, указанные суммы не облагаются НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). И в том, и в другом случае оплата проезда работников к месту командировки и обратно должна быть подтверждена документально (п. 1 ст. 252, абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Однако командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны подтверждает лишь факт нахождения работника в командировке. При этом подтвердить расходы работника на проезд и их размер таким документом нельзя.
Таким образом, у работодателя помимо командировочного удостоверения должны быть иные документы, подтверждающие расходы на оплату проезда командированного работника. В качестве таких документов можно использовать первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Если у организации отсутствуют документы, подтверждающие расходы на проезд работника, она не может учесть их для целей налогообложения налогом на прибыль. Одновременно с этим ей придется удержать НДФЛ с сумм компенсации расходов на проезд.
