Препятствий для перехода на электронный документооборот не осталось

Применение электронного документооборота позволяет экономить человеческие ресурсы, минимизировать ошибки ввода, а также существенно ускорять бизнес-процессы в компаниях.

Законодательная база для перехода на обмен электронными документами была в значительной мере сформирована еще в 2012 году. Однако предприниматели не спешили переводить свой документооборот в электронный вид, опасаясь налоговых рисков и необходимости изменения бизнес-процессов. Например, невозможность выставлять счета-фактуры после окончания налогового периода, т.е. «задним числом», стала одной из значимых проблем, к которым электронный документооборот оказался не приспособлен.

Именно снятие таких барьеров и развитие электронного документооборота явилось одной из задач, поставленных в рамках «дорожной карты» «Совершенствование налогового администрирования» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р). В ходе реализации запланированных картой мероприятий был выполнен комплекс мер, направленных на решение данной задачи, в том числе:

• Федеральный закон от 29.11.2014 № 382-ФЗ закрепил право на принятие к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным до срока представления декларации по НДС (с учетом изменения 2015 года - до 25 числа). С учетом данного изменения, счета-фактуры, в том числе в электронном виде, полученные до момента предоставления декларации, могут быть учтены в том налоговом периоде, в котором были осуществлены хозяйственные операции.
• Минфин России письмом от 27.07.2015 № 03-03-05/42971 разрешил принимать к учету первичные документы по длящимся услугам с датировкой более поздней, чем окончание отчетного периода (разъяснение направлено по системе налоговых органов письмом ФНС России от 21.08.2015 № ГД-4-3/14815). Это позволит использовать единообразный порядок учета поступивших с опозданием счетов-фактур и первичных документов, в частности, актов об оказании услуг.
• Минфин России в письме от 28.08.2014 № 03-03-10/43034 разъяснил, что несущественные ошибки в первичной документации не приводят к отказу в признании расходов, что также снижает ненужные риски в работе предпринимателей.

Также мероприятия дорожной карты затронули и вопросы архивного хранения электронных документов. Минкультуры России приказом от 31.03.2015 № 526 (зарегистрирован в Минюсте России 07.09.2015 № 38830) утвердило правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов. Данный приказ определяет основные правила хранения электронных документов, в том числе предусматривает:

• наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов;
• наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния (пункт 2.30);
• передачу электронных документов для хранения в архив организации осуществляется в формате PDF/A.
• В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

В свою очередь, Минфин России в разъяснении ПЗ-12/2015 от 11.09.2015 (размещено на сайте Минфина России) обозначил, что данный порядок применяется и в части документов, обязательных для хранения в целях выполнения требований бухгалтерского и налогового законодательства.

Таким образом, в настоящее время определены основные правила архивного хранения электронных документов, что, по мнению экспертного сообщества, актуально при прохождении предприятием проверок со стороны фискальных и правоохранительных органов – формат и порядок хранения таких документов будут взаимно понятны и проверяющим, и проверяемым.