По мнению Минфина России, изложенному в письме от 26.05.2009 № 03-03-07/13, если сумма компенсации за использование личных легковых автомобилей не покрывает фактические расходы работника организации, выходом из ситуации может быть заключение договора аренды автомобиля организацией у работника.
Если работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями, расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Данным Постановлением, в частности, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно установлена норма компенсации в размере 1 200 руб./мес., свыше 2000 куб. см - 1 500 руб./мес.
При этом финансисты предложили свой вариант использования личного автомобиля в служебных целях, позволяющий учесть и компенсировать работнику расходы в полном размере - они предлагают просто заключить договор аренды автомобиля организацией у работника. И разъяснили, что такой договор (а именно, договор аренды транспортного средства без экипажа) необходимо заключать в письменной форме, регистрировать его не нужно (п. 2 ст. 609, ст. 606, ст. 643 ГК РФ). Арендные платежи по такому договору можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией товаров, работ или услуг (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
