Вскрываем письма: в 1С:Документооборот теперь фиксируется факт подписания документов

Мы начинаем новую серию «Вскрываем письма», в которой будем рассказывать о новых «фишках», появившихся в программе «1С:Документооборот 8».

Исходя из сложившейся делопроизводственной практики, документы, по которым ведется учет по контрагентам, подписываются сторонами. Это могут быть договоры, соглашения, первичные документы. Для этого в новой версии программы (в версиях КОРП, ДГУ) появилась возможность фиксировать факт подписания документа сторонами.

Теперь в карточке внутреннего документа можно указать, какой стороной и когда был подписан (или не подписан) документ.

Рис. 1

Для документов, по которым не ведется учет по контрагентам, в программе по-прежнему поддерживается утверждение внутри предприятия. Речь идет о таких документах, как приказы, распоряжения, служебные записки.

Рис. 2

Возможность фиксировать факт подписания документа сторонами доступна, если по виду документа ведется учет по контрагентам.

За выбор варианта подписания отвечает одноименная настройка вида внутреннего документа: Настройка – Вариант подписания.

Доступны следующие варианты подписания:

• Мы и контрагент(ы),
• Не подписывается,
• Только контрагент(ы),
• Только мы.

Если документ является договором, вариант подписания автоматически устанавливается в значении Мы и контрагент(ы).

Рис. 3

Добавить стороны, подписывающие документ, можно следующими способами:

• по умолчанию для всех документов вида – в карточке вида документа на закладке Шаблон документа – Реквизиты документа;
• в карточке каждого документа этого вида на закладке Реквизиты.

Рис. 4

Факт подписания документа и дата заполняются ответственным сотрудником в карточке документа вручную.

Для анализа документов, которые по каким-то причинам не были подписаны, предусмотрен отчет Неподписанные внутренние документы. Он открывается из панели отчетов раздела Документы и файлы.

Также с помощью команды Изменить форму в список внутренних документов можно вывести колонку Подписан всеми.

Обратите внимание: по документам, для которых ведется учет по контрагентам, запуск процесса Утверждение недоступен. Если, согласно локальным нормативным актам вашего предприятия, вид внутреннего документа требует отправки на внутреннее утверждение, в карточке этого вида необходимо установить настройку Использовать утверждение. В этом случае по документу будет отключено ведение учета по контрагентам, документ можно будет отправить на утверждение, а в карточке документа будет доступно поле Подписал.

Рис.5