Минфин России в очередной раз подтвердил правомерность перечисления учреждениями госсектора подотчетных сумм для оплаты командировочных и хозяйственных расходов на зарплатные карты сотрудников (письмо от 31.03.2016 № 02-03-09/18115). При этом в учетной политике нужно определить порядок расчетов с подотчетными лицами.
Ранее аналогичные разъяснения содержались в письмах Минфина России от 05.10.2012 № 14-03-03/728, от 04.06.2014 № 02-04-11/26793, письме Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554.
Перечень операций, которые могут совершаться по банковским счетам юридических и физических лиц с использованием банковских карт, установлен Положением, утв. Банком России от 24.12.2004 № 266-П (далее – Положение № 266-П).
Юридическое лицо может оплачивать товары, работы, услуги, командировочные расходы, а также компенсировать сотрудникам подтвержденные расходы через уполномоченных физических лиц с использованием банковской карты организации.
Порядок выдачи сотрудникам организаций, лицевые счета которых открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финорганах субъектов РФ (муниципальных образований), расчетных (дебетовых) карт установлен Правилами, утв. приказом Казначейства России от 30.06.2014 № 10н (далее – Правила № 10н).
Денежные средства, выдаваемые организациями под отчет своим сотрудникам для оплаты расходов юридического лица, перечисляются на счет № 40116 "Средства для выплаты наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям".
Однако при оплате командировочных расходов с использованием карт организации возникает необходимость в обеспечении картой каждого сотрудника, направляемого в командировку. Чтобы компенсировать сотрудникам документально подтвержденные расходы, нужно сначала получить наличные деньги с использованием карты организации, а потом выдать их из кассы.
В то же время согласно Положению № 266-П физическое лицо вправе осуществлять с использованием своей личной банковской карты операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством не установлен запрет (ограничение) на их совершение.
Поэтому для удобства расчетов Минфин России считает возможным перечисление средств на зарплатные карты работников с целью оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов.
В соответствии со ст. 168 ТК РФ решение о перечислении денежных средств подотчетным лицам на банковские счета, открытые работникам для операций с использованием расчетных (дебетовых) карт, отражается в коллективном договоре, положении о командировках или в ином локальном нормативном документе учреждения.
