Нужно ли работнику сохранять чек для подтверждения снятия подотчетных средств через банкомат?

О возможности перечисления денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) говорил Минфин России в письмах от 31.03.2016 № 02-03-09/18115, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 и др. При этом:

• в учетной политике организации нужно предусмотреть положения о порядке расчетов с подотчетными лицами;
• в платежном поручении указывается, что перечисленные средства являются подотчетными;
• от сотрудника нужно получить письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной деятельности подлежит оформлению первичным учетным документом.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы, применяется авансовый отчет (например, по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6).

Таким образом, в целях учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы, а также в целях отражения в учете вашей организации сумм расходов, понесенных подотчетным лицом работнику необходимо брать чек, подтверждающий факт оплаты банковской картой понесенных им расходов.

Если работник снял подотчетные деньги через банкомат для того, чтобы использовать подотчетные средства по назначению, то, по нашему мнению, ему следует прикладывать к авансовому отчету чек из терминала (банкомата) о снятии подотчетных денег, т. к. указанный чек будет подтверждать источник возникновения у подотчетного лица наличных денежных средств.

В письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 Минфин России также отметил, что сотруднику следует приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Об ошибках при расчетах с подотчетными лицами читайте в статье.

В Информационной системе 1С:ИТС в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет» можно узнать об оформлении в программе авансовых отчетов по командировкам (в том числе, зарубежным), при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), горюче-смазочных материалов (ГСМ) (возможен бесплатный тестовый доступ на 7 дней). 

Здесь же вы узнаете, как учесть невозвращенные подотчетные суммы, если сотрудник уволился.