Содержание

• Автоматизация учета векселей в строительном тресте

В апреле этого года в тресте "Строймеханизация-2" были успешно завершены масштабные работы по внедрению конфигураций "Управление производственным предприятием" и "Управление автотранспортом" для "1С:Предприятия 8".

Справка ООО Трест "Строймеханизация-2" ОАО "Строймеханизация" является одним из крупных предприятий в Республике Башкортостан, оказывающих услуги по комплексной механизации строительства. С участием треста проводились строительные работы на Юмагузинском водохранилище, Башкирском полиэфирном комплексе и других крупных объектах. Трест располагает собственным парком грузовых и легковых автомобилей, автобусов и специальной техники (самосвалов, тягачей, погрузчиков, экскаваторов, бульдозеров, катков, стреловых кранов на пневмо- и гусеничном ходу, башенных кранов, сваебойных и сварочных агрегатов и др.). Всего около четырехсот единиц техники. На территории предприятия оборудованы механические мастерские, автозаправочная станция. Количество работников, участвующих в производственном процессе, составляет 700 человек.

По итогам обследования бизнес-процессов в тресте с учетом ряда пожеланий пользователей была проведена адаптация программного продукта, учитывающая отраслевую и управленческую специфику заказчика. Благодаря гибкости "1С:Предприятия 8" доработки удалось выполнить с минимальными изменениями типовой конфигурации. Это обеспечило низкую стоимость содержания решения и позволило в дальнейшем значительно упростить процесс обновления.

Наиболее интересным с точки зрения автоматизации стал участок учета векселей.

Особенности организации учета и документооборота

Основные расчеты трест производит в безналичной форме. Тем не менее, в своей деятельности трест также использует расчеты векселями. Основными нормативными документами, определяющими порядок учета векселей, являются Положение по бухгалтерскому учету "Учет финансовых вложений" ПБУ 19/02, утвержденное приказом Минфина России от 10.12.2002 № 126н, а также Федеральный закон от 11.03.1997 № 48-ФЗ "О переводном и простом векселе.

Прежде всего, предприятие принимает банковские векселя от покупателей в оплату за выполненные работы, оказанные услуги. Полученные векселя могут быть предъявлены банку-эмитенту к оплате, либо переданы поставщику за полученное сырье или подрядчику за выполненные работы.

За регистрацию приемки-передачи векселей в тресте отвечает финансовый отдел. Ежемесячно экономист отдела составляет план движения денежных средств, в том числе векселей, проводит приемку и проверку векселей, оформляет акты приемки-передачи, обеспечивает оплату и погашение векселей при предъявлении. Все эти операции отражаются в подсистеме "Управление денежными средствами" в регистрах управленческого учета.

Бухгалтерия проверяет правильность и полноту оформления первичных документов и отражает операции по учету расчетов векселями в регистрах бухгалтерского учета.

Распределение функций по обработке векселей между финансовым отделом и бухгалтерией было учтено при автоматизации. Разработанные электронные документы и справочники обеспечили отражение в программе на базе "1С:Предприятия 8" необходимых хозяйственных операций, автоматическое заполнение печатных форм и требуемое разграничение прав доступа.

Методология учета

Перед автоматизацией учета векселей в тресте было проведено обследование хозяйственных операций. В результате по согласованию с работниками бухгалтерии коды некоторых субсчетов, используемых в учете треста, были заменены на аналогичные коды субсчетов плана счетов программы "1С:Предприятие 8". Например, вместо кодов счетов 58 и 91.02 стали использоваться коды субсчетов 58.02 и 91.02.1.

Наиболее распространенными операциями в учете треста являются операции по получению векселей третьего лица от покупателей и заказчиков в счет оплаты за услуги механизации строительства и операции по приобретению векселей у банков. Получение данных векселей в соответствии с пунктом 3 ПБУ 19/02 "Учет финансовых вложений" определяется как финансовое вложение. Для учета финансовых вложений в плане счетов используется субсчет 58.02 "Долговые ценные бумаги".

Рассмотрим данные схемы бухгалтерских проводок (см. табл. 1-3).

Таблица 1

При передаче векселей, полученных от покупателей, в оплату за услуги или ТМЦ используется схема проводок, представленная в таблице 2.

Таблица 2

Схему проводок для учета векселей, приобретенных у банков, см. в таблице 3.

Автоматизация

Комплексная автоматизация треста проводилась компанией "Софт-портал" (г. Уфа) на базе конфигураций "Управление производственным предприятием" и "Управление автотранспортом" для "1С:Предприятия 8".

При автоматизации хозяйственных операций треста по учету векселей особое внимание было обращено на следующие моменты:

• отражение операций в регистрах управленческого и бухгалтерского учета;
• распределение функций по обработке документов между пользователями финансового отдела и бухгалтерии;
• внесение минимального количества изменений в типовую конфигурацию, чтобы упростить в дальнейшем обновление.

Для хранения информации о векселях используется справочник "Ценные бумаги" (рис. 1), где обособленно заносится информация о серии, номере, эмитенте, номинале, сроке оплаты и месте составления векселя. Эти реквизиты необходимы для заполнения актов приема-передачи векселей.

Для отражения хозяйственных операций треста по учету векселей в полном объеме и удобного формирования актов приема-передачи векселей были созданы новые документы "Акт приема векселей" и "Акт выбытия векселей". Документы работают в двух режимах: "Расчеты с контрагентами" и "Прочий приход (расход) векселей".

При выбранном виде операции "Расчеты с контрагентами" отражение документов "Акт приема векселей" и "Акт выбытия векселей" в оперативном учете заключается в определении порядка отражения входящего (исходящего) платежа во взаиморасчетах с контрагентами. Возможны два варианта отражения поступления (выбытия) денежных средств:

• по одному договору и сделке;
• по нескольким договорам или сделкам.

При выборе второго варианта можно подобрать необходимые договоры и сделки для погашения из списка текущих задолженностей контрагента. Также можно автоматически заполнить табличную часть на основании информации по непогашенным задолженностям. В окне настройки автоматического заполнения необходимо указать:

• способ расчета задолженностей (по фактическим или по оперативным задолженностям);
• порядок погашения задолженностей (более ранние или более поздние);
• общую сумму, на которую будут подбираться задолженности.

При выбранном виде операции "Прочий приход (расход) векселей" в документах "Акт приема векселей" и "Акт выбытия векселей" пользователю необходимо указать только контрагента, счет бухгалтерского учета расчетов с контрагентами, значения аналитических измерений, выбранных для этого счета, и статью движения денежных средств.

Акт приема-передачи векселей можно распечатать прямо из формы документа (см. рис. 2).

При проведении документов "Акт приема векселей" и "Акт выбытия векселей" формируются бухгалтерские проводки, описанные выше, а также записи в регистрах движения денежных средств. Так как вексель используется в качестве оплаты при расчетах, то при проведении документов с видом операции "Расчеты с контрагентами" дополнительно формируются записи по взаиморасчетам с контрагентами, учету НДС и автоматически создается стандартный документ "Корректировка долга". В частности, при проведении документа "Акт приема векселей" заполняются регистры "Расчеты по реализации организаций". "НДС расчеты с покупателями", при проведении документа "Акт выбытия векселей" заполняются "Расчеты по приобретению организаций" и "НДС расчеты с поставщиками". Документ "Корректировка долга" записывается в качестве документа оплаты в регистры НДС и используется для дальнейшего отражения взаиморасчетов по стандартной схеме при формировании книги покупок и книги продаж. Описанная схема проведения документов позволила учитывать оплату векселями при формировании книги покупок и книги продаж по счетам-фактурам, выписанным до 01.01.2006, и при этом свести до минимума изменения, связанные с программным кодом. Также она позволила получать детальную информацию о движении векселей в целях бухгалтерского и управленческого учета с помощью специально разработанного отчета "Акт сверки взаимных расчетов" (рис. 3) и с помощью стандартных отчетов типовой конфигурации (рис. 4).