Содержание
Заполнение справочников и выбор из них
Для оформления и печати платежных поручений по форме 0401060 в типовой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" (ред. 4) используется документ "Платежное поручение".
При заполнении реквизитов этого документа реквизиты плательщика и получателя платежа заполняются значениями, указанными предварительно в справочниках "Лицевые счета" и "Контрагенты".
Поскольку у бюджетной организации может быть открыто несколько лицевых счетов в кредитных организациях - отделении банка или казначейства, сведения о каждом лицевом счете организации надо указать в справочнике "Лицевые счета".
При внесении в справочник сведений о лицевом счете обратите внимание на заполнение реквизитов организации и обслуживающего банка при расчетах через казначейство и при непрямых расчетах. Проверьте правильность указанных данных. Это нужно сделать только один раз. После этого в платежном поручении и других документах, в которых необходимо указывать платежные реквизиты вашей организации (платежное требование, инкассовое поручение, счет, доверенность и т. п.), они будут указываться автоматически.
Также рекомендуем предварительно ввести в справочник "Контрагенты" платежные реквизиты организаций, в чей адрес ваша организация наиболее часто переводит платежи (за коммунальные услуги, плановые платежи, страховые взносы во внебюджетные социальные фонды, налоги и т. д.). Если в справочнике платежные реквизиты контрагента указаны правильно, они верно будут выводиться и в платежных документах.
При заполнении справочника "Контрагенты" следует учитывать, что краткое наименование используется для быстрого поиска нужного контрагента в справочнике, а в полном наименовании сведения вводятся так, как требует указывать контрагент в документах, оформляемых в его адрес.
В справочнике можно объединять контрагентов в группы. Для быстрого выбора необходимой организации из справочника рекомендуем выделить группы "Налоги", "Внебюджетные фонды", "Коммунальные платежи", "Поставщики" и т. п.
По мере появления новых контрагентов, сведения о них также следует заносить в справочник. Сделать это можно и во время заполнения платежного поручения.
Итак, выбор лицевых счетов организации и контрагентов из справочников - один из способов ускорить оформление платежных документов.
Формирование текста назначения платежа
В документе "Платежное поручение" реквизит "Назначение платежа" можно заполнить несколькими способами.
Первый способ: просто набрать строку текста.
Второй способ: автоподстановка. Одним из реквизитов документа "Платежное поручение" является "Основание платежа". Его заполнение производится выбором из справочника "Основания", в который по каждому контрагенту заносятся основания для расчетов - номера и даты договоров, счетов и т. п. Значение, указанное в этом справочнике, в платежном поручении по умолчанию будет предлагаться в качестве назначения платежа.
Третий способ: наиболее часто используемые назначения платежа можно указать в справочнике "Назначение платежа" и заполнять реквизит платежного поручения "Назначение платежа" выбором из этого справочника (кнопка выбора расположена справа от строки для ввода назначения платежа).
Текст назначения платежа в справочнике "Назначения платежа" можно разбить на строки. Ширина окна ввода текста в справочнике соответствует ширине поля "Назначение платежа" в форме платежного поручения. Это позволяет отобразить в платежном поручении назначение платежа точно так, как оно указано в справочнике (рисунок 1).
Рисунок 1
Для быстрого выбора назначения платежа в справочнике их можно объединять в группы.
Рекомендуем ввести в справочник наименования платежей, которые наиболее часто производит ваша организация (плановые платежи, коммунальные услуги и т. д.).
Комбинированный способ: при расчетах за товары, выполненные работы, оказанные услуги можно скопировать в буфер (используя соответствующую пиктограмму или пункт контекстного меню) заполняемое автоподстановкой основание платежа, например, номер счета, затем выбрать назначение платежа из справочника и, наконец, вставить основание платежа (номер счета) из буфера в строку с назначением платежа.
Текст назначения платежа можно также дополнить суммой платежа и суммой НДС, выбрав соответствующий вариант подстановки из перечня "Автоподстановка".
При расчетах через казначейство сумма платежа должна быть детализирована в поле "Назначение платежа" по кодам бюджетной классификации.
В программе предусмотрено автоматическое заполнение поля "Назначение платежа" платежного поручения детализированными данными, указанными в спецификации документа на закладке "Назначение платежа", которая становится доступной при установке флажка "Расшифровка" в форме документа "Платежное поручение".
Требования к формированию строки текста назначения платежа в разных отделениях казначейства могут быть различными. Шаблон автоматического формирования текста назначения платежа задается в справочнике "Лицевые счета" в карточке лицевого счета на закладке "Назначение платежа".
Формирование текста производится по кнопке "Заполнить из таблицы".
При оформлении платежных поручений на перечисление налогов и аналогичных сборов в бюджет текст поля "Назначение платежа" может быть сформирован автоматически. Для этого в справочнике "Налоги и отчисления" ("Справочники - Расчеты по налогам") для каждого налога должен быть указан соответствующий текст на закладке "Назначение платежа". Автоматическое заполнение полей печатной формы платежного поручения производится, только если отмечен флажок "Перечисление налогов и сборов" на закладке "Назначение платежа" платежного поручения, которая становится доступной при установке флажка "Расшифровка" в форме документа "Платежное поручение".
По кнопке "Заполнить из таблицы" можно подставить значение, заданное для выбранного налога в справочнике "Налоги и отчисления". Это возможно, если для лицевого счета, с которого перечисляются налоговые платежи, назначение налогового платежа включено в шаблон формирования текста поля "Назначение платежа".
В окне "Реквизиты платежа" следует курсором выделить строку "Наименование налога" и нажать кнопку "->". Наименование налога будет включено в шаблон.
Текст поля "Назначение платежа" после любого автоматического заполнения может быть откорректирован вручную.
Функция копирования для создания новых документов
После того, как документ "Платежное поручение" заполнен и распечатан, его следует записать в журнал документов для того, чтобы впоследствии - после получения выписки банка (отделения казначейства), подтверждающей перечисление средств по платежному поручению - на его основании ввести документ, формирующий соответствующие бухгалтерские проводки ("Списание со счета", "Финансирование (отзыв)").
Кроме того, на основании записанного в журнал платежного поручения можно ввести новое платежное поручение, используя функцию копирования. Удобно вводить копированием новые платежные поручения на перечисление налогов, страховых взносов, коммунальных и других периодических платежей.
Для работы с платежными поручениями предназначен журнал "Платежные поручения". Одна из граф журнала - "Получатель". По наименованию контрагента, например, "Пенсионный фонд", "Фонд занятости" и т. п., можно найти необходимое платежное поручение, выбрать его курсором и нажать клавишу F9 (выбрать пиктограмму "Копировать" или одноименный пункт из меню "Действия").
Все реквизиты нового документа, за исключением даты (будет предложена текущая) и номера (предлагается очередной по порядку номер), будут заполнены значениями из документа-основания. Внеся необходимые изменения, можно сформировать платежное поручение, распечатать необходимое количество экземпляров и сохранить документ.
