Эффективное использование материальных ресурсов в агробизнесе

Содержание

• Эффективное использование материальных ресурсов в агробизнесе

Об учете ГСМ в целях налогообложения прибыли, а также о том, как учесть ГСМ в "1С:Бухгалтерии 7.7" читайте здесь.

Рост аграрного сектора и расширение потребностей предприятий в последние два года породил спрос на комплексные информационные системы, обеспечивающие автоматизацию всего спектра функций контроля за ресурсами предприятия:

• ситуационного и годового планирования деятельности;
• оперативного учета и анализа с/х работ и услуг;
• анализа эксплуатационных затрат с/х техники;
• анализа расхода материально-технических ресурсов (ГСМ, удобрений, средств защиты растений), доля которых в общих затратах весьма существенна, и без учета которых невозможно эффективно контролировать ресурсы предприятия.

Для решения перечисленных проблем группой компаний "Черноземье Агро" была выбрана автоматизированная система "Управление агробизнесом", разработанная компанией "Черноземье ИНТЕКО" на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.0".

Справка Группа компаний "Черноземье Агро" создана в 2001 году в г. Воронеже. Уставный капитал 20 млн. рублей. В Воронежской области пред- приятия ГК расположены в Панинском, Рамонском и Ольховатском районах. При производстве с/х продукции особое внимание уделяется использованию высокопроизводительной импортной техники. Объем ее закупок в 2004 году уже составил 42 млн. рублей. Партнерами ГК являются ведущие зарубежные производители с/х техники и оборудования: Amazonen-Werke (Германия), Gaspardo (Италия), Gregoire Besson (Франция), Caterpiller (США).

Группа компаний "Черноземье Агро" (г. Воронеж) - динамично развивающаяся структура аграрной отрасли Центрального Черноземья. В состав группы компаний входят несколько предприятий агробизнеса, которые занимаются производством сельхозпродукции, поставкой, ремонтом и обслуживанием импортной сельскохозяйственной техники. При производстве сельскохозяйственной продукции руководство группы компаний особое внимание уделяет эффективному использованию материальных ресурсов, в частности, ГСМ.

Работы по внедрению автоматизированной системы были поручены компании "Черноземье ИНТЕКО" (г. Воронеж), которая в течение 13 лет выполняет проекты в области консалтинга и автоматизации управления для предприятий различных отраслей.

При внедрении автоматизированной системы Заказчик сформулировал следующую проблему: Как, используя оригинальные формы управленческого учета и традиционные формы бухгалтерского учета, оперативно учитывать движение и списание ГСМ в разрезе механизаторов, сельхозмашин, полей, культур и марок ГСМ. При этом необходимо проводить оперативный анализ отклонений фактического расхода от норм списания ГСМ.

Эта проблема решалась следующим образом.

В качестве основной формы управленческого учета был выбран отчет о выполненных сельскохозяйственных работах за день (см. рис. 1), который позволяет руководителю оценить ситуацию о ходе работ по конкретному отделению (тракторно-полеводческой бригаде) и по предприятию в целом. Входной информацией для него служит стандартизованный документ "Путевой лист трактора № 412-АПК".

На закладке "Заправки и остатки ГСМ" производится регистрация поступления ГСМ в сельхозмашину во время работы на ней конкретного механизатора. В случае смены на этой сельхозмашине механизатора, остаток числится за ним до тех пор, пока не появляется в отчете о выполненных работах другой механизатор на этой сельхозмашине. Тогда остаток ГСМ переходит с предыдущего механизатора на следующего.

Бухгалтер предприятия на основании данного отчета в автоматическом режиме формирует другой стандартизованный документ "Учетный лист тракториста-машиниста № 411-АПК" (рис. 2), в котором производится начисление заработной платы и расчет объемов списания ГСМ. Начисление заработной платы включает расчет на базе расценки по виду выполненной работы, расчет всевозможных видов доплат и премий.

Этот блок программного обеспечения имеет гибкую настройку, которая отражает принятую на предприятии систему оплаты труда. Настройка производится пользователем без вмешательства программиста и вводится в виде формул, которые разрабатывает сам пользователь (см. рис. 3).

При определении объемов списания ГСМ наибольшую трудность представляла разработка алгоритма расчета остатков по виду ГСМ в случае, если в течение дня механизатор работал более чем на одном тракторе. Дело в том, что в хозяйствах не был формализован механизм передачи ГСМ, находящихся в сельхозмашине при смене механизатора, а списание ГСМ производится именно с механизатора как с материально-ответственного лица. Кроме того, в период полевых работ не производится ежедневный замер остатков топлива в баках отечественной сельхозтехники. В случае использования на предприятии импортной техники данные о расходе ГСМ определяются по показаниям бортового компьютера.

По результатам автоматизированного расчета показателей "Учетного листа тракториста-машиниста" система формирует данные для накладных на списание ГСМ, в которых автоматически проставляется количество фактически израсходованного топлива, корреспондирующий затратный счет, а так же уровни аналитики, в качестве которых выступают настроенные в плане счетов субконто, например: подразделение, культура, статья затрат.

Данные по начислению заработной платы трактористов-машинистов по разработанным правилам обмена передаются в подсистему Заработная плата и формируют там документ "Сдельный наряд", в котором по каждому сотруднику в разрезе видов начислений собирается оплата за месяц, и уже стандартными средствами этой подсистемы производятся полные начисления и удержания по сотруднику.

По завершению сельскохозяйственного года в блоке Производственный учет информационной системы накапливаются необходимые натуральные показатели для закрытия затратных счетов по выращенным культурам, а именно: гектары, мото-часы, тонно-километры и т.д. Эти данные используются в документе Закрытие счетов в качестве базы для распределения затрат по выращенным культурам.

В результате использования информационной системы "Управление агробизнесом" специалисты предприятий группы компаний "Черноземье Агро" получили возможность на базе одного документа формировать необходимые данные для управленческого и бухгалтерского учета.

Регламентация документооборота между производственными подразделениями и центральным офисом позволила специалистам предприятия добиться оперативного отражения в учете фактических объемов выполненных работ и расхода ГСМ каждым подразделением, что позволило руководству оперативно маневрировать ресурсами, а бухгалтерии предприятия - сократить трудозатраты на формирование стандартизованных документов.

Использование достоверных данных позволило предприятию разработать обоснованную систему оплаты труда, нормы выработки и расхода ГСМ при производстве сельскохозяйственных работ.