Как правильно отразить покупку и передачу подарков?

Организация, находящаяся на ОСНО, покупает подарки для сотрудников на дни рождения. С каждым сотрудником на момент дарения составляется договор дарения. Какую сумму лучше указывать в договоре: 4000 рублей или полную сумму подарка и как правильно отразить покупку и передачу подарков?

Обращаем внимание, дарение подарка носит исключительно безвозмездный характер (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Выдача подарка не предполагает каких-либо встречных обязанностей со стороны работника организации.

Бухгалтерский учет подарков

Подарки, приобретенные организацией для поздравления работников с днем рождения, учитываются по фактической себестоимости в составе материально-производственных запасов, представляющей собой сумму фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (п. 2 и п. 6 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов", утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н). Организация также вправе учитывать подарки сотрудникам на счете 41 "Товары".

Затраты на подарки, выдаваемые всем без исключения работникам, тем более не предусмотренные трудовым законодательством или локальными нормативными документами организации, носят непроизводственный характер, то есть не отвечают критериям затрат, связанных с производством и реализацией, а также не направлены на получение дохода.

Источником для выплат непроизводственного характера может быть:

• нераспределенная прибыль прошлых лет;
• прибыль отчетного периода, полученная от текущей деятельности организации.

Если подарки приобретаются:

• за счет чистой прибыли организации - используется счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)";
• за счет прибыли отчетного периода (например, за квартал или полугодие), то используется счет 91 "Прочие доходы и расходы", т.к. стоимость подарков следует отнести к прочим расходам - пункт 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.

Обращаем внимание, что прибылью, оставшейся в распоряжении организации после уплаты всех налогов, распоряжаются собственники организации (п. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" или пп. 11 п. 1 ст. 48 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). Поэтому собственники должны зафиксировать свое решение об использовании прибыли в протоколе общего собрания участников (акционеров).

В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие проводки:

Дебет 41 Кредит 60

- подарки приняты к учету в составе товаров;

Дебет 19 Кредит 60

- отражен НДС по приобретенным подаркам для сотрудников;

Дебет 60 Кредит 51

- произведена оплата за подарки поставщику;

Дебет 68 Кредит 19

- принят к вычету НДС;

Дебет 91 Кредит 41

- подарки переданы сотрудникам;

Дебет 84 Кредит 91

- отражено использование части нераспределенной прибыли прошлых лет на приобретение подарков сотрудникам (решение учредителей);

Дебет 84 Кредит 68 "НДС"

- начислен НДС по передаче подарков сотрудникам;

Дебет 70 Кредит 68

- удержан НДФЛ из доходов (заработной платы) сотрудника;

Дебет 99 Кредит 68

- отражено постоянное налоговое обязательство.

Налог на добавленную стоимость

Организация имеет право принять к вычету суммы НДС, уплаченного поставщикам подарков (согласно пп. 1 п. 2 ст. 171 и ст. 172 НК РФ, письма Минфина России от 10.04.2006 № 03-04-11/64). При этом у организации должны быть счета-фактуры на приобретенные подарки.

Безвозмездная передача сотруднику подарка в соответствии с подпунктом 1 пункта1 статьи 146 НК РФ является объектом налогообложения по налогу на добавленную стоимость.

Налоговую базу по данной операции следует определять в порядке, установленном пунктом 2 статьи 154 НК РФ. Налоговая база должна соответствовать рыночной цене аналогичных товаров. В случае если организация приобрела подарок у сторонней фирмы по рыночной стоимости, для исчисления НДС можно взять покупную стоимость товара (без учета НДС).

В бухгалтерском учете начисленная сумма НДС включается в состав прочих расходов (п.11 ПБУ 10/99).

Налог на прибыль организаций

Расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (подарок) и расходов, связанных с такой передачей (в данном случае - сумма НДС, начисленная при безвозмездной передаче) не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п.16 ст. 270 НК РФ).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

В соответствии с пунктом 1 статьи 210, подпунктом. 2 пункта 2 статьи 211 НК РФ стоимость подарка является для работника доходом, полученным в натуральной форме.

В данном случае организация выступает в роли налогового агента и обязана удержать с получателя подарка налог, перечислив его в бюджет. Налог рассчитывается исходя из рыночной стоимости подарка с учетом НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ).

Удержание НДФЛ может производиться из суммы очередной заработной платы, выплачиваемой сотруднику (п. 4, п. 6 ст. 226 НК РФ). Удерживаемая сумма НДФЛ не может превышать 50 процентов суммы выплаты (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ). Однако если стоимость всех аналогичных подарков не превысила 4000 рублей за налоговый период (календарный год), то в этом случае НДФЛ не удерживается (п. 28 ст. 217 НК РФ). Указанное положение применяется независимо от того, какую форму (денежную или натуральную) имеет подарок для физического лица (письмо Минфина России от 23.11.2009 № 03-04-06-01/302).

Обращаем внимание, что для ветеранов и инвалидов Великой Отечественной войны верхний предел необлагаемой суммы в соответствии с пунктом 33 статьи 217 НК РФ установлен в размере 10 000 рублей за налоговый период

Если удержать у налогоплательщика НДФЛ не представляется возможным (например, если организация не будет производить выплаты получателю подарка в будущем), то налоговый агент обязан сообщить об этом в инспекцию, ука

зав сумму налога, в течение месяца после окончания налогового периода, в котором получен доход. Аналогичная информация должна быть доведена и до сведения налогоплательщика. При этом налоговый орган утверждает форму такого сообщения и порядок его представления в инспекцию (ст. 226 НК РФ).

Применение ПБУ 18/02

В бухгалтерском учете стоимость подарка признается прочим расходом, а в налоговом учете не подлежит включению в налоговую базу по налогу на прибыль. Таким образом, в бухгалтерском учете возникают постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (п. 4 и п.7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" (ПБУ 18/02), утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н). Постоянное налоговое обязательство отражается по дебету счета 99 "Прибыли и убытки" в корреспонденции с кредитом счета 68 (Инструкция по применению Плана счетов).

Ответ на вопрос подписчика ИТС
Акция  «Лето подарков» для подписчиков

Подписчики ИТС ПРОФ имеют возможность получать письменные консультации аудиторов по сложным вопросам учета и налогообложения. Свои вопросы Вы можете направлять по адресу itsprof@1c.ru. В письме с вопросом необходимо указать название организации-подписчика и регистрационный номер программы "1С:Предприятие", на который оформлена платная подписка ИТС ПРОФ. Ознакомиться с другими ответами на вопросы подписчиков ИТС можно здесь