|
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки", утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Следовательно, если расходы на проезд документально не подтверждены, организация вправе оплатить их.
Для признания затрат в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ), необходимо, в частности, выполнение следующих условий:
- затраты должны быть фактически произведены;
- документы, подтверждающие затраты, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ;
- затраты должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
- затраты должны быть экономически оправданы.
Из определения командировки следует, что работник отправляется в командировку:
- по распоряжению работодателя;
- на определенный срок;
- для выполнения служебного поручения.
Следовательно, для документального подтверждения командировочных расходов необходимо наличие:
- приказа работодателя о направлении работника в командировку;
- командировочного удостоверения;
- служебного задания и отчета о его выполнении.
Командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, является одним из документов, необходимых для подтверждения расходов на командировки (письмо Минфина России от 10.11.2009 № 03-03-06/1/733).
В письме Минфина России от 04.07.2011 № 03-03-07/24 указано, что расходы на проезд автомобильным транспортом подтверждаются билетом, который содержит реквизиты, предусмотренные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112).
В последнее время все большее распространение получает приобретение проездных билетов в бездокументарной форме (электронные билеты).
Согласно письмам Минфина России от 04.07.2011 № 03-03-07/24 и от 01.07.2010 № 03-03-07/23 приобретение работником электронного железнодорожного билета подтверждается непосредственно самим билетом, а также документами, доказывающими его оплату:
- Чеком ККТ.
- Слипами, чеками электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты работника.
- Подтверждением кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет.
- Иными документами, оформленными на бланках строгой отчетности.
Такой же перечень документов подтверждает оплату электронного авиабилета (письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18).
Согласно этому же письму для электронного авиабилета подтверждением факта произведенной перевозки является распечатка электронного документа - электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. Такое же мнение изложено в письме Минфина России от 01.02.2011 № 03-03-07/1.
В случае потери подлинника проездного документа расходы подтверждаются дубликатом, полученным в кассе вокзала или аэропорта, или копией экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справкой из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18). Согласно этому же письму электронный авиабилет оформляется не на бланке строгой отчетности и в случае его утраты восстанавливается путем повторной распечатки.
Ксерокопии утерянных билетов не могут быть достаточным основанием для признания фактически понесенных расходов.
Подробнее о порядке учета командировочных расходов читайте в справочнике Налог на прибыль в разделе Налоги и взносы на ИТС.
|
