Содержание
Сегодня мы продолжим разговор об одной из необходимых сторон реальной квалификации главного бухгалтера - организационной компетентности. То, что большое состоит из малого, знают все. В двух предыдущих беседах мы коснулись как "большого" (карта документооборота) так и "малого" (рабочие инструкции), из чего состоит "большое". Но, как в природе нет двух совершенно одинаковых организмов, так и в нашем случае нет двух абсолютно одинаковых организаций, а, значит, работая над формализацией и внедрением схемы документооборота, следует, опираясь на общие рекомендации и принципы (теорию), не упускать из поля зрения контекст вашего конкретного предприятия (практику).
Как совместить общее с частным?
Какие пути существуют для того, чтобы контекстно определить как малое, так и большое во взаимосвязи друг с другом? Их несколько, и из них так же можно выбрать тот, который приблизит вас к желанной цели усовершенствования работы бухгалтерии с наименьшими затратами ресурсов.
Первое, от чего следует отталкиваться, - это реалии вашего предприятия. Скорее всего, все процессы, протекающие на предприятии и все обозначенные нами ранее потоки при более подробном рассмотрении не окажутся оптимальными, они просто сложились, как сложились, в процессе роста и развития предприятия.
И для того, чтобы определить, как эту ситуацию оздоровить (как минимум, в интересах оптимизации работы бухгалтерской службы), нам требуется как выбор способа анализа и систематизации, так и некая специфическая диагностика.
Анализ происходящего
Давайте сначала выделим три вида субъектов схемы (или карты) документооборота предприятия:
1) подразделение;
2) функция, задача;
3) хозяйственная операция и документ, ее отражающий.
Здесь и начинается отражение специфики конкретного предприятия - с его оргструктурой, набором видов хозяйственной деятельности и их "пересечением" друг с другом. Может быть, в структуре вашего предприятия несколько подразделений, у которых есть ряд сходных функциональных задач. Такими, например, могут быть распределенные по разным регионам производственные (или оказывающие услуги) обособленные подразделения или филиалы.
Может быть иначе - подразделений немного, но у каждого из них спектр выполняемых ими задач достаточно большой и сильно различающийся друг от друга (мало повторяющийся).
Варианты систематизации
В этих и многих других случаях подход к систематизации документооборота может быть различным, но мы в ограниченных условиях статьи рассмотрим всего три варианта. Выбор любого из них или их комбинации должен быть обусловлен тем, насколько удобной, понятной и наглядной для применения получится в итоге карта движения первичных документов.
1. Самый первый и общий уровень деления - подразделения. У каждого из них есть набор вмененных им функций (второй уровень), а функции, в свою очередь, разделены на отдельные хозяйственные операции, которые и составляют область нашего интереса. Систематизируя ситуацию на предприятии таким путем, мы получим движение "от общего - к частному".
2. Если деление начинать с задач и функций, вторым уровнем неизбежно станут собственно хозяйственные операции, а третьим - подразделения, в которых они совершаются и оформляются.
3. В третьем случае можно в качестве первого уровня деления взять хозяйственные операции, выражаемые теми или иными первичными документами, или, иначе говоря - возвести в приоритетную степень именно "первичку". Тогда вторым уровнем можно определить задачи, в процессе исполнения которых формируются или фиксируются те или иные первичные документы. А третьим уровнем систематизации снова станут подразделения, которым вменены в функции эти задачи.
Разницу в приведенных вариантах можно понять, если затронуть хотя бы вкратце формы, в которых может быть описана схема документооборота. Форма может быть графической, табличной и текстовой.
Если говорить о графической форме, то спорить о ее наглядности не имеет смысла - недаром большинство "публичных" схем, инструкций и списков имеют эту форму. В нашем случае - если графическая форма будет содержать все функциональные подразделения организации и линии связи (маршруты) происходящих хозяйственных процессов, это позволит быстро определиться и с маршрутом документов, их отражающих, с источниками их возникновения и адресатами. А детали работы с каждым из документов (сроки, ответственных, необходимость архивации и т. д.) можно указать в расшифровке (текстовой или табличной). Поэтому практика показывает, что наиболее доступной для понимания, поиска необходимой информации в целом и уточняющих ее деталей является комбинированная форма: графическая + табличная или графическая + текстовая.
Графическая форма практически необходима для варианта систематизации № 1, удобна для варианта № 2 и не имеет смысла для варианта № 3. Для последнего вообще может быть предложена лишь табличная форма, включающая наименование документа, хозяйственную задачу и/или подразделение, ответственное лицо и сроки передачи бумажного документа далее по технологической цепочке и/или в бухгалтерию (основной экземпляр или копию). Разумеется, необходимо учитывать и степень автоматизации учетного процесса, что может внести коррективы в сроки обработки документов.
А вот более подробный разговор о комбинированных вариантах схемы будет продолжен позже.
Удачной Вам работы!
Ваша Вера
