Как обеспечить контроль за своими тратами с помощью программы "1С:Деньги 8"

Контроль за расходами

Примечание:
* Подробнее читайте здесь.

Программа "1С:Деньги 8" на мой взгляд очень удачно сочетает простоту и удобство ведения учета личных финансов, а также широкие возможности по отражению многих аспектов домашнего финансового учета, которые, я уверен, с течением времени будут значительно расширяться. Но это в будущем, а пока хочется поговорить об одной очень важной проблеме, а именно, о контроле за своими расходами.

Данная проблема очень актуальна в современной России, потому как уровень финансовой грамотности нашего населения достаточно низок. У нас немного людей, кто хоть как то осознанно управляет своими деньгами и заботится о своем финансовом благополучии в будущем.

Приведу один простой пример, в котором быть может, вы даже обнаружите себя или кого-то из ваших друзей или знакомых. У вас стабильная работа и зарплата, вы строите планы на жизнь, хотите купить квартиру, автомобиль, ежегодно, возможно даже несколько раз в год отдыхать на курорте, дать детям хорошее образование и т.д. С течением времени вы понимаете, что часть этих целей при текущем положении вещей, особенно вопрос с квартирой, достичь будет сложно. Вы начинаете искать новую работу и начинаете получать больше денег, но как это ни странно и расходы ваши возрастают. Почему это происходит? Прежде всего потому, что ваши желания возрастают пропорционально вашим возможностям. Вам уже хочется более классную машину, более просторную квартиру и в отпуск хочется ездить уже не в Анапу, а на лазурный берег, к примеру. И так может продолжаться очень долго. Вы стараетесь увеличить свои доходы, но и расходы ваши соразмерно растут.

Описанная выше ситуация у Роберта Кийосаки, известного на весь мир гуру личных финансов, называется проблемой "крысиных бегов". Люди гонятся за деньгами, не успевая или не очень желая контролировать возрастающие траты и как результат - у них чаще всего все равно не получается достичь желаемых целей. Самое же плохое в этом то, что в погоне за новыми покупками, они приобретают вещи, которые на самом деле не могут себе позволить, беря кредиты и взваливая на себя очень тяжелую ношу, которую не всегда способны выдержать. А те, кому это все же удается, делают это ценой неимоверных усилий, на которые тратится значительная часть жизни.

Вопрос. Зачем 90% людей тратят свою жизнь на крысиные бега? Неужели не проще взять и начать контролировать свои финансы? Ответ на этот вопрос заключается только в одном. В отсутствие минимальной финансовой грамотности людей, основу которой составляет контроль за своими расходами. С доходами проще. Их практически каждый человек контролирует априори. А вот расходы?

Давайте посмотрим как программа "1С:Деньги 8" позволяет контролировать расходы в течение месяца и с помощью каких инструментов это можно сделать.

Кошельки

Для того, чтобы начать работать с программой "1С:Деньги 8", необходимо ввести начальные остатки (суммы денег, которыми вы располагаете) по кошелькам. Кошельки - это условные места, где Вы храните свои деньги. Например, это может быть Ваш бумажник, банковский счет, зарплатная карточка или любые другие виды хранения денег, в том числе и условные. Например, я использую кошелек, который условно назвал "Заначка" для накопления на ближайшие покупки. Завести кошельки вы сможете либо из основного окна программы, где в правой части есть кнопка "Кошельки" , либо нажав в разделе "Настройка и сервис" на ссылку Кошельки.

При заведении нового кошелька можно сразу ввести начальный остаток, ведь, скорее всего, вы начинаете учет не с нуля. Стоит обратить внимание, что в качестве даты остатков лучше выбирать последнюю дату предыдущего месяца или года, если вы планируете начать учет с текущего года. Например, если вы ведете учет с начала 2011 года, тогда дату ввода начального остатка по кошельку следует указать 31.12.2010. Это поможет нам в дальнейшем при составлении бюджета.

Список кошельков и остатков по ним может, например, выглядеть следующим образом:

Статьи бюджета - доходы и расходы

Для того, чтобы контролировать свои расходы, для начала необходимо их четко представлять. Делать это удобней всего, составив некоторую классификацию статей расходов. Для начала подумайте, на что у вас уходят деньги и на что планируете их тратить в будущем. В дальнейшем, при составлении вашего бюджета на следующий месяц вы сможете использовать эти статьи и именно по ним вы будете осуществлять контроль.

Исходя из моего опыта, есть часть статей расходов, которые являются универсальными и присутствуют практически у всех людей, в то время как другая часть может быть актуальна именно для вас. К универсальным статьям расходов могут относиться такие статьи, как:

• Расходы на продукты питания;
• Расходы на одежду и обувь;
• Расходы на транспорт;
• Мобильная связь и т.д.

Ваша задача составить перечень сколь угодно значимых (составляющих хотя бы 1% вашего дохода в месяц) для вас статей затрат, по которым у вас идут ежемесячные траты. Плюс перечень статей расходов может быть дополнен статьями, по которым вы сами хотите контролировать траты, даже если суммы этих трат в настоящий момент совсем не значительные. Ввести статьи расходов вы можете войдя в раздел "Настройка и сервис", далее перейти на закладку "Настройка учета и справочники" и выбрав ссылку Статьи расходов.

Приведу в качестве примера, как может выглядеть справочник "Статьи расходов" в программе "1С:Деньги 8":

Для удобства дальнейшего ведения учета было бы не плохо разбить расходы на несколько групп:

• Ежемесячные расходы;
• Нерегулярные траты.

Ежемесячные расходы есть смысл контролировать постоянно, в то время как нерегулярные траты (такие, как например, медицина или подарки на дни рождения) вы можете контролировать непосредственно в момент осуществления трат.

Хочу обратить внимание на один очень важный нюанс. Например, у вас есть статья расходов "Отпуск". С одной стороны - это нерегулярные траты. С другой - если вы не будете планировать отпуск заранее, велика вероятность того, что по какой-то причине отпуск сорвется в последний момент просто из-за того, что у вас не будет достаточного количества денег. Поэтому я бы посоветовал тем, кто хочет без лишней нервотрепки регулярно ездить в отпуск и для кого это существенная статья расходов - относить его к ежемесячным расходам, периодически откладывая на него необходимые суммы.

Отдельно хочу сказать несколько слов про доходы. По аналогии с расходами в программе "1С:Деньги 8" присутствует справочник "Статьи доходов". Его также следует заполнить заранее и уверен, что у вас не будет проблем с его заполнением.

Готовим бюджет в программе "1С:Деньги 8"

После заполнения статей доходов и расходов самое время поговорить о составлении личного или семейного бюджета. Сразу оговорюсь, что целью данной статьи не является объяснение нюансов составления бюджета с точки зрения финансового учета, моя задача в другом - показать насколько быстро и удобно это можно делать в программе "1С:Деньги 8" и что справиться с этой задачей сможет любой человек, у кого есть хотя бы несколько минут свободного времени в месяц.

Первый вопрос, который мне задают, когда слышат об упоминании о необходимости ведения личного бюджета: "А действительно ли нужно тратить на это время?". Нужно. Мы же с вами живем не одним днем, да и обстоятельства нашей жизни постоянно меняются. И для того, чтобы иметь возможность самим управлять нашей жизнью, а не наоборот (что, кстати, встречается намного чаще потому как людям больше свойственно плыть по течению, подстраиваясь под обстоятельства, а не управлять ими), необходимо иметь перед глазами наглядный инструмент. Именно таким инструментом для управления своими деньгами и является бюджет.

В программе "1С:Деньги 8" бюджет можно наглядно представить в виде таблицы доходов и расходов на определенный период, например, месяц. Для того, чтобы начать формировать бюджет, необходимо перейти в раздел "Бюджет". При первом открытии этого окна в самом центре будет расположена ссылка, позволяющая создать бюджет на текущий период. При нажатии на нее и выборе периода, бюджет будет создан.

Далее, на экране появляется окно бюджета, которое может выглядеть, как показано на рисунке ниже:

В начале ведения учета целесообразно на закладке "Настройки" ввести начальный остаток по бюджету вручную, либо рассчитать его автоматически исходя из остатков по кошелькам, имеющихся в вашем распоряжении. О том, как вводить остатки по кошелькам, я рассказывал выше.

На основной панели бюджета в левой его части вы можете видеть сокращенный баланс ваших денежных средств по плановым и фактическим показателям. На рисунке выше наглядно видно, что исходя из планов на ноябрь месяц, конечный остаток денежных средств должен составить 20100 рублей, в то время, как в начале месяца остаток был равен нулю. При этом видно, что планируемая сумма доходов должна составить 145000 рублей, а планируемая сумма расходов 124900 рублей.

Как же конкретно мы можем занести в бюджет планируемые суммы доходов и расходов? Для этого в бюджете есть соответствующие закладки: "Доходы" и "Расходы", в которых напротив соответствующих статей вы просто проставляете нужные суммы. Также программа "1С:Деньги 8" позволяет непосредственно из бюджета редактировать список статей, включая (или исключая) конкретные статьи в бюджет плюс добавлять в бюджет плановые операции. Есть также возможность учитывать в бюджете кредиты и долги, а также накопления на финансовые цели.

После составления сумм по статьям бюджета программа покажет вам, насколько правильно вы спланировали свой бюджет. Имейте ввиду, что правилом хорошего тона при составлении бюджета является превышение конечного остатка над начальным (в некоторых осознанных случаях это конечно может быть и не так), а также следите за тем, чтобы конечный остаток всегда был положительным.

Отражение фактических доходов и расходов

В программе "1С:Деньги 8" можно легко и быстро отразить фактические доходы и расходы для того, чтобы иметь возможность ими управлять. Для ввода дохода вам необходимо войти в раздел "Операции", который впрочем открывается автоматически при начале работы программы, и нажать на кнопку "Доход" , а для ввода расхода - соответственно "Расход".

Ввод других операции происходит в подменю "Все операции". Там можно ввести операции по кредитам и долгам, обмену валют, перемещениям между кошельками, накоплениям на финансовую цель и вводу остатков.

При вводе расходов за день необходимо войти в документ "Расход" и указать в нем дату, кошелек, статью расхода и сумму. Также важным является описание расходной операции, чтобы потом в отчете было понятно на что именно ушли деньги.

Если же вы хотите в один документ внести сразу все расходы за день, что удобно, то в программе также имеется такая возможность. Для этого необходимо воспользоваться кнопкой "Ввести несколько расходов", по нажатии которой становится доступной табличная часть, в которую можно вводить расходы по разным статьям затрат.

Как вы можете заметить из рисунка выше, детализация в документе отражения расходов достаточно укрупненная, например, при закупке в гипермаркете "Карусель" указаны всего 3 статьи расходов: "Праздники, подарки", "Продукты" и "Хозяйственные расходы". При необходимости есть возможность вносить и анализировать расходы более детально. Для этого необходимо задать в программе детализированные статьи расходов или добавить аналитику для статьи расходов, с помощью которой, например, движения по статье расходов "Продукты" можно видеть в разрезе видов конкретных продуктов.

Некоторым может показаться сложным вводить подробно все текущие расходы с детализацией по различным аналитикам, однако, детализация ввода дело каждого человека. Обычно это требуется в случае, когда на счету каждая копейка. Поэтому, если вы хотите подробно анализировать расходы, то и вводить их также придется очень подробно, в противном случае достаточно вводить данные более укрупнено, не детализируя каждую позицию в чеке.

Единственное, что хочется посоветовать тем, кто будет вести детализированный учет расходов - везде, где вы обычно тратите деньги, берите чеки, тогда в конце дня можно легко и быстро внести эти траты в программу "1С:Деньги 8". Ведь проще собирать чеки, чем потом судорожно вспоминать, куда же я сегодня потратил деньги.

Анализ доходов и расходов

Для того, чтобы наглядно представлять куда ушли деньги за определенный период (год, месяц, неделя, день и т.д.) можно воспользоваться отчетам "По расходам", который, как и все остальные отчеты в программе "1С:Деньги 8", находится в разделе "Отчеты".

В отчете в наглядном виде представлены все расходы за период, которые при нажатии на знак "+" в левой части экрана - можно развернуть по конкретным документам расхода, что весьма удобно для анализа расходов.

Также удобным является то, что отчет может быть представлен не только в виде таблицы, но и в виде диаграммы. Совершенно аналогичным образом выглядит и отчет по анализу доходов.

Как анализировать бюджет

Для того, чтобы иметь возможность контролировать свой личный или семейный бюджет разработчики программы "1С:Деньги 8" сделали простой, но весьма наглядный отчет, который называется "Отчет по бюджетам". Найти его можно также в разделе "Отчеты" основного меню программы.

Суть отчета заключается в сопоставлении плановых и фактических данных по месяцам, за которые вы вели бюджет. Внешний вид отчета представлен на рисунке ниже. Обращаем внимание на то, что для наглядности статьи расхода, по которым произошло превышение, показаны красным цветом. Аналогично, статьи доходов, по которым вы недополучили деньги, показаны также красным цветом.

Если вам захочется посмотреть каждую конкретную цифру в отчете, вы легко можете это сделать, щелкнув на ней мышью и "провалившись" непосредственно в сам бюджет, а уже оттуда вы можете детализировать цифру по конкретным документам расходов.

По результатам отчета по бюджетам можно и нужно делать выводы и корректировать ваши расходы. Конкретные инструменты анализа выходят за рамки данной статьи, однако хотелось бы дать несколько простых практических советов, которые могут помочь:

1. Статьи доходов и расходов, по которым в конце месяца цифры показываются красным цветом необходимо подвергнуть дополнительному анализу и разобраться по какой причине произошел перерасход или наоборот недополучение планируемых доходов. Если проблема имеет разовый характер и произошла из-за неосмотрительности или форс-мажора, то на этот случай целесообразно предусмотреть резерв, который может находиться в статье "Прочие расходы". Если, на ваш взгляд, проблема может носить систематический характер, то перво-наперво необходимо перестать обманывать себя и планировать реальные цифры в бюджете, ну и конечно же - нужно разработать план действий по уменьшению расходов по статье или увеличению доходов.
2. Обратите внимание на статьи, по которым больше всего тратится денег. Подумайте, можно ли как то оптимизировать расходы? Одной из основных статей расходов всегда являются расходы на продукты питания. Быть может, есть смысл покупать продукты оптом в гипермаркетах или заменить одни продукты на аналогичные по ценности, но более дешевые продукты, а может и заменять ничего не нужно, просто брать их в соседнем магазине, где они же стоят немного дешевле. Здесь стоит отметить одну важную вещь. Часто бывает, не совсем просто оптимизировать наиболее затратную статью расходов, не разобравшись, из чего конкретно они состоят. Одно дело, если вы, например, тратите на развлечения 70% своего бюджета. В этом случае понятно что нужно уменьшать. Другое дело, когда, например, ваша самая большая статья расходов "Продукты питания", при этом, детализировав ее, вы обнаруживаете следующую структуру затрат:
   • "Деликатесы" - 42 000 руб.
   • "Мясные продукты" - 5 000 руб.
   • "Молочные продукты" - 3 000 руб. и т.д.

   После такой декомпозиции сразу становится понятно, что экономить надо не на "Продуктах" в принципе, а именно на деликатесах. Помочь "разбить" такие статьи может отчет "Самые крупные расходы".

   Важно понимать, что это только один из примеров и вариантов оптимизации достаточно много. Я рекомендую оптимизировать расходу по бюджету не реже одного раза в квартал.

3. Статьи, на которые периодически тратится меньше денег, чем планировалось также нужно сократить по бюджету. Если суммы там не значительные, подумайте над тем, чтобы исключить данную статью вовсе и включить эти траты в статью "Прочие расходы", например.
4. Соблюдение правила: Доходы > Расходов (за исключением случаев осознанных покупок, когда вы накопили деньги на эти покупки). Здесь, как мне кажется, комментарии не требуются. Просто следите регулярно за превышением расходов над доходами и живите по средствам.
5. Предусмотрите, например, в статье "Прочие расходы" возможность потратить деньги на что-то еще. Вы же не можете в начале месяца досконально расписать все расходы. Оставьте себе возможность для маневра. Обычно эти деньги складываются в отдельный конвертик и ждут своего часа. Если же в конце месяца по статье "Прочие расходы" остались свободные деньги, вы можете:
   • Перенести их на следующий месяц, увеличив бюджет;
   • Покрыть за счет этих денег перерасход по другим статьям;
   • Побаловать себя или своих близких, сделав себе или им подарок. Да, как это не покажется странным на первый взгляд, при контроле за своими расходами очень важно не перегибать палку, ограничивая себя во всем, а вознаграждать за проявленную бережливость по отношению к деньгам, тогда и вести учет расходов станет веселее и энтузиазма явно будет больше. Но имейте ввиду, что вознаграждать себя следует только в том случае, если в этом месяце вы уже инвестировали часть собственных денег в свое финансовое благополучие в будущем.

Сколько времени в день требуется для управления бюджетом?

Часто приходится слышать, что управление личным или семейным бюджетом требует большого количества времени и именно это отпугивает многих людей. По своему опыту могу сказать, что у меня уходит не более 5-7 минут в день и скажу честно, что мне не жалко этого времени на финансовое благополучие моей семьи.

Если разобраться, всё что вам необходимо в течение дня делать, так это как фиксировать свои траты. Для этого подойдут любые средства. Вы можете записывать траты на мобильный телефон, вы можете собирать чеки при покупке, а можете фиксировать траты в своем ежедневнике, если он у вас постоянно с собой.

Я, например, приноровился диктовать траты в диктофон на мобильном телефоне. Это как оказалось для меня быстрее всего и телефон всегда под рукой. Тратятся на это секунды и никаких лишних движений. Затем уже вечером или на следующее утро (я делаю это чаще с утра, т.к. утро у меня всегда начинается с планирования) нужно просто перенести записи с диктофона в программу. При этом опять же требуется минимум времени, потому как большинство трат и так помнишь, их даже не надо переслушивать по диктофону. Ну а если, что-то забыл, то диктофон всегда выручает. При этом мы договорились с моей супругой, что она свои траты также фиксирует и говорит мне укрупнено по статьям расходов на что ушли деньги. Сто процентной детализации я от нее не требую, потому как считаю, что это ни к чему. Процедура переноса данных в программу "1С:Деньги 8" занимает не более 3 минут.

Плюс 1-2 минуты занимает пересмотр бюджета, контроль расходов по статьям и планов по достижению финансовых целей. Всё. С финансами полный порядок. Ясно сколько денег есть в распоряжении и какие шаги надо предпринять, если что-то идет не по намеченному плану. Ну и еще около получаса в месяц уходит на план-фактный анализ бюджета и составление его на следующий месяц.

В итоге получается, что контроль бюджета требует от нас не более 5-7 минут в день и при этом дает массу преимуществ, а главное - спокойствие и уверенность в завтрашнем дне.

Что в итоге?

Мне бы очень хотелось, чтобы после прочтения данной статьи у вас осталось четкое понимание трех вещей:

1. Контролировать свои расходы очень важно и нужно, особенно в России, где уровень финансовой грамотности людей оставляет желать лучшего.
2. Есть очень простой и удобный инструмент - программа "1С:Деньги 8", которая поможет вам навести порядок в управление вашими деньгами, и даст возможность реализовать ваши финансовые цели.
3. Не важно, сколько вы зарабатываете, важно, сколько у вас остается! Не попадайте в ловушку "крысиных бегов", а если все же вы в ней, постарайтесь поскорее из нее выбраться.

Запомните, по статистике среднестатистический человек не помнит куда потратил до 20% своих денег в прошлом месяце. Очень для многих людей - это весьма существенные деньги. А раз они не помнят, значит, скорее всего, эти траты вовсе не являются обязательными и от них вполне можно было бы отказаться. Подумайте, вместо того, чтобы спускать деньги на ветер, их можно было бы инвестировать в свое финансовое благополучие в будущем, которое может быть очень радужным, если проявить заботу о деньгах сейчас. Разве не стоит ради этого контролировать свои расходы?