Содержание
В 2003 году работодатели представляют в Пенсионный фонд Российской Федерации сведения о страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже работников за 2002 год.
Эти сведения в электронном виде представляются по формам и в формате версии 4.0, утвержденным постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21.10.2002 № 122п (далее - Постановление № 122п).
Подготовка сведений персонифицированного учета состоит из следующих этапов:
- начисление страховых взносов в ПФР на обязательное пенсионное страхование за отчетный год;
- проверка и редактирование записей о стаже работников, не имеющих прав на льготное пенсионное обеспечение;
- ввод сведений о стаже, дающем право на льготное пенсионное обеспечение;
- проверка актуальности адресов работников (ввод адресов фактического места жительства, если они отличаются от адресов по регистрации);
- подготовка пачек сведений для передачи в ПФР;
- формирование печатных форм и файлов.
Начисление страховых взносов в ПФР на обязательное пенсионное страхование
Начисление страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации на обязательное пенсионное страхование может производиться как автоматически - при расчете сумм единого социального налога в журнале "Налоги с ФОТ", так и вручную - при вводе данных в "Индивидуальную карточку по ЕСН" (колонки 19 и 20).
Особенности начисления страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации на обязательное пенсионное страхование подробно рассматриваются в статье "Налоговый учет: единый социальный налог и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование", опубликованной на диске ИТС.
Стаж работников, не имеющих прав на льготное пенсионное обеспечение
Для таких работников автоматически сформированных записей о стаже достаточно. Автоматически записи о стаже формируются по данным кадрового учета (приказам о приеме и увольнении с работы), а также по зарегистрированным договорам гражданско-правового характера.
Проверки могут потребовать сведения о стаже работников, находившихся в отпусках по уходу за детьми. Для таких работников временем нахождения в отпуске считается то время, когда работник получал только государственные пособия (по беременности и родам или на период нахождения в отпуске по уходу). Если же работник, находясь в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях, определенных ст. 256 ТК РФ, то это время включается в страховой стаж как время работы.
Сведения о стаже работников можно посмотреть и отредактировать в форме данных сотрудника - кнопка "Ввод данных", далее - "Персонифицированный учет ПФР". Для ввода данных о стаже работников предназначен раздел "Стаж работы за отчетный период" формы "Индивидуальные сведения", в котором присутствуют автоматически сформированные записи о стаже (рис. 1).
Рис. 1. Документ "Форма СЗВ"
Если записей о стаже много и они не умещаются в имеющихся строчках формы редактирования, то просмотреть следующие (предыдущие) записи можно при помощи кнопок ">" и "<". Кнопка "Очистить" позволяет полностью удалить из формы ввода всю введенную вручную информацию о стаже. Кнопка "Восстановить" позволяет восстановить на экране последние сохраненные данные.
Важно! Следует помнить, если записи о стаже текущего года были отредактированы хотя бы один раз, то в дальнейшем весь этот год записи о стаже нужно будет вводить вручную.
Записи о стаже работников, имеющих право на льготное пенсионное обеспечение
Для работников, имеющих право на льготное пенсионное обеспечение, как правило, необходимо вводить дополнительные сведения о "льготном" страховом стаже, которые не могут быть сформированы автоматически.
Данные следует вводить в строгом соответствии с требованиями ПФР к сочетаниям значений реквизитов записей о стаже. В программе реализованы некоторые ограничения, не позволяющие ввести неверную с точки зрения ПФР информацию.
Ввод основных записей о стаже
При вводе основной записи о стаже обязательно указываются ее номер и даты начала и конца периода.
Важно! Периоды основных записей о стаже должны строго следовать один за другим.
При вводе дополнительных сведений об исчисляемом страховом стаже сначала вводится код особых условий труда или основания исчисляемого страхового стажа (если это нужно), а затем активизируется поле дополнительных сведений. После нажатия клавиши "F4" или кнопки "..." в поле ввода появится форма ввода дополнительных параметров, внешний вид которой зависит от кода условий труда или основания исчисляемого страхового стажа (рис. 2).
Рис. 2. Документ "Дополнительные сведения"
В этой форме вводятся фактически отработанные месяцы и дни (для водолазов - часы и минуты погружений), и, если нужно, выбирается какое-либо значение по классификатору дополнительных сведений об исчисляемом страховом стаже.
При вводе дополнительных сведений для досрочного назначения пенсии (по выслуге лет) обязательно выбирается код основания назначения такой пенсии. Для членов летных экипажей в форме ввода дополнительных параметров указываются часы налета (или количество прыжков). Для работников образования указывается количество ставок и педагогические часы. Для медицинских работников указывается количество занимаемых ставок.
Ввод дополнительных записей о стаже
Дополнительные записи о льготном стаже вводятся непосредственно после основной записи, в которой указан конкретный период работы.
В дополнительной записи номер записи и даты периода не указываются, обязательно указываются или код особых условий труда или код основания для досрочного назначения пенсии, в форме ввода дополнительных параметров вводятся фактически отработанные месяцы и дни. Во второй строчке поля "Особые условия труда" записывается код позиции списка из Списков № 1 и 2 работ, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (рис. 3).
Рис. 3. Документ "Форма СЗВ"
Адрес для информирования
Начиная с отчетности за 2002 год, в состав передаваемых в ПФР данных включен так называемый "адрес для информирования".
В качестве этого адреса используется адрес места жительства (см. закладку "Кадры" формы редактирования данных сотрудника) работника, если он указан и отличается от адреса по регистрации. Если оба адреса совпадают, адрес места жительства можно не указывать, будет использован адрес по регистрации.
Все адреса следует вводить с использование классификатора адресов KLADR, распространяемого налоговыми инспекциями.
Подготовка пачек сведений
Комплект представляемых в отделение ПФР документов состоит:
- из одной или нескольких пачек форм СЗВ-4-1 и/или СЗВ-4-2 (индивидуальные сведения о стаже и начисленных страховых взносах), сопровождаемых ведомостью уплаты страховых взносов (форма АДВ-11), или
- из одной или нескольких пачек форм АДВ-1 (анкеты для получения страховых номеров ПФР).
Состав пачек с формами СЗВ-4 (обоих видов) и АДВ-1 определяется в отчете "Подготовка сведений для ПФР" (см. пункт "Налоговая отчетность" меню "Отчеты") на закладке "Пачки документов" (рис. 4).
Рис. 4. Документ "Подготовка сведений для ПФР"
Формирование комплекта документов по итогам расчетного периода (отчетного года)
По всем работникам, за которых уплачивались страховые взносы и которые имеют присвоенные ПФР страховые номера, необходимо подать сведения по формам СЗВ-4.
Пачки форм СЗВ-4-1 (СЗВ-4-2) рекомендуется формировать автоматически (кнопка "Заполнить"), причем при повторном автоматическом формировании пачек можно как "переписать" последний комплект документов (т.е. последнюю форму АДВ-11 и предшествующие ей пачки СЗВ-4 - вплоть до предыдущей формы АДВ-11, если она есть), так и "дописать" очередной комплект документов.
При автоматическом формировании пачек данные работников распределяются по пачкам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 согласно требованиям инструкции, утвержденной Постановлением № 122п:
- в пачки типа СЗВ-4-2 попадают работники, имеющие единственную запись о стаже, в которой кроме начала и окончания периода работы может быть указаны только территориальные условия местности, в которой расположена организация-работодатель;
- все остальные работники попадают в пачки типа СЗВ-4-1.
Формирование комплекта документов по работникам, выходящим на пенсию
Комплект документов (одна или несколько форм СЗВ-4 и форма АДВ-11) формируется вручную:
- пачки в список пачек добавляются при помощи кнопки
, расположенной рядом со списком пачек, при добавлении пачки форм СЗВ-4 обязательно указывается, что это пенсионная форма; - работники, выходящие на пенсию, заносятся в пачку СЗВ-4 также вручную при помощи кнопки , расположенной рядом со списком документов пачки;
- вид формы СЗВ-4 определяется автоматически по данным первого добавленного в нее работника согласно требованиям инструкции, утвержденной Постановлением № 122п;
- по окончании ввода пачек СЗВ-4 необходимо добавить в список пачек пачку-форму АДВ-11 (эта форма должна быть последней в комплекте документов).
Формирование комплекта документов для получения страховых номеров
Комплект документов (одна или несколько форм АДВ-1) формируется вручную или автоматически (рис. 5):
Рис. 5. Документ "Подготовка сведений для ПФР"
- при автоматическом формировании пачек можно "переписать" все зарегистрированные в списке пачки или дописать новые, в пачки попадут те работники, у которых не указан страховой номер ПФР;
- вручную пачки в список пачек добавляются при помощи кнопки, расположенной рядом со списком пачек, работники без страховых номеров заносятся в пачку также вручную.
Ввод данных для "Ведомости уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование" (форма АДВ-11)
Данные о размерах задолженности и суммах уплаченных взносов для "Ведомости уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование" вводятся на закладке "Форма АДВ-11" (рис. 6).
Рис. 6. Документ "Подготовка сведений для ПФР"
Строки в таблицу добавляются и удаляются при помощи кнопок, расположенных над таблицей. За отчетный год вводятся только суммы уплаченных страховых взносов. Суммы задолженности за отчетный год (на конец года) рассчитываются автоматически.
Согласно требованиям инструкции по заполнению формы АДВ-11, записи о задолженности на начало расчетного периода в 2002 году не вводятся (так как взносы на обязательное пенсионное страхование взимаются с 1 января 2002 года).
Начиная с 2003 года при наличии на 1 января очередного отчетного года задолженности за прошлые годы (например, на 1 января 2004 года может остаться задолженность за 2002-ой и 2003-ий годы) эта задолженность вводится в таблицу в разрезе лет, за которые она сформировалась, по состоянию на начало и на конец отчетного года (в нашем примере - 2004-ого).
Таким образом, за 2002 год вводятся только суммы уплаченных взносов.
Формирование печатных форм и файлов
Формирование печатных форм и файлов производится кнопками "Печать" и "В файл". Из выпадающего меню следует выбрать номер пачки.
Сформированные файлы, также как и печатные формы, автоматически открываются для просмотра. При формировании файлов на соответствие требованиям ПФР проверяется следующая информация (при обнаружении ошибок выдаются диагностические сообщения):
- ИНН работодателя (для физлица должен состоять из 12 цифр, для юрлица - из 19 цифр, разделенных в 11 позиции символом "\");
- для работодателя-физлица проверяется его фамилия, имя и отчество (должны быть указаны русскими буквами);
- для работодателя-юрлица должно быть указано сокращенное наименование организации;
- должен быть указан регистрационный номер в ПФР (правильность номера не проверяется);
- страховые номера работников, по которым передаются сведения, должны удовлетворять требованиям ПФР (проверяются контрольные цифры номера);
- адреса для информирования работников (фактического места жительства или при их совпадении по регистрации) проверяются на соответствие формату "9 запятых" аналогично проверке для ИМНС.
При формировании файлов с формами АДВ-11 проверяются также паспортные данные работников.
Если при формировании файла была обнаружена хотя бы одна ошибка - файл не формируется.
