Содержание
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 № 40) "предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий". В бухгалтерском учете данные операции могут отражаться без учета взаиморасчетов с поставщиком, у которого приобретаются ценности:
- Дебет 10 (26,08 ...) Кредит 71
и с учетом возникновения и погашения задолженности поставщику:
- Дебет 60 Кредит 71
- Дебет 10 (26, 08...) Кредит 60.
Отражение этих операций в налоговом учете будет иметь различия.
Вариант 1 (без учета взаиморасчетов с поставщиком)
Пример
Работнику организации Григорьеву Сергею Геннадиевичу выдано под отчет 1300 руб. на хозяйственные расходы. Он приобрел по доверенности канцтовары у ООО "Офисклаб" на сумму 1 200 руб. и отчитался в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложил накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер.
Неиспользованную часть подотчетной суммы вернул в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер" (рис. 1). При проведении документ формирует проводку:
- Дебет 71.1 Кредит 50.1.
![](/images/external/doc_374_01tn.gif)
Рис. 1. Расходный кассовый ордер
Операция по выдаче денег под отчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 2). При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета, приобретаемых ценностей - 26 и в дебет счета 19 на сумму налога на добавленную стоимость.
![](/images/external/doc_374_02tn.gif)
Рис. 2. Строка аванс. отчета (прочее)
Для отражения в учете НДС по произведенным расходам на основании документа "Строка аванс. отчета (прочее)" вводится документ "Счет-фактура полученный".
При условии наличия документа "Счет-фактура полученный" сумма НДС в конце месяца, при проведении регламентного документа "Книга покупок", будет принята к зачету из бюджета и отражена в отчете "Книга покупок".
В налоговом учете операции выделения и зачета НДС не отражаются.
Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и Бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по данным документа "Строка аванс. отчета (прочее)", при нажатии в модуле формы на кнопку "Заполнить" (рис.3).
![](/images/external/doc_374_03tn.gif)
Рис. 3. Приобретение имущества, работ, услуг, прав
Значение реквизитов документа:
- условия получения - "Другие существенные условия";
- вид расходов - "Другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов";
- элемент расхода - "Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения";
- сумма - сумма без НДС;
- объект и Тип ТМЦ - не заполняются, так как расход включается в состав косвенных расходов;
- дата признания - дата авансового отчета;
- контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - не заполняются.
- основание признания - строка-ссылка на документ "Строка аванс. отчета (прочее)"
- наименование операции - строковое представление документа "Строка аванс. отчета (прочее)".
При проведении документ формирует проводки по дебету вспомогательного забалансового счета Н07.04 "Косвенные расходы".
Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухгалтерском учете отражается документом "Приходный кассовый ордер" (рис. 4).
![](/images/external/doc_374_04tn.gif)
Рис. 4. Приходный кассовый ордер
При проведении документ формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1.
Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается.
Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 1.
Таблица 1
№ | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||||
---|---|---|---|---|---|---|
Проводка | Сумма | Документ | Проводка | Сумма | Документ | |
1. |
Дебет 71.1 Кредит 50.1 |
1300 |
Расходный кассовый ордер |
Не отражается |
||
2. |
Дебет 26 Кредит 71.1 |
1000 |
Строка авансового отчета (прочее) |
Дебет Н07.04 |
1000 |
Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав |
3. |
Дебет 19.3 Кредит 71.1 |
200 |
Строка авансового отчета (прочее) |
Не отражается |
||
4. |
Дебет 68.2 Кредит 19.3 |
200 |
Формирование книги покупок |
Не отражается |
||
5. |
Дебет 50.1 Кредит 71.1 |
100 |
Приходный кассовый ордер |
Не отражается |
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, связанные с производственной необходимостью, оформленные документально и экономически обоснованные.
С 01.01.2002 расходы по найму жилого помещения в целях налогообложения можно признавать в полном объеме, без ограничений. Расходы по оплате суточных принимаются для целей налогообложения в пределах норм. Согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" оплата суточных составляет 100 руб. за каждый день командировки.
Пример
Согласно приказу руководителя организации Семакин Анатолий Тимофеевич командирован в Мурманскую область сроком на 5 дней с 18 по 22 (включительно) февраля 2002 года.
На основании приказа руководителя предприятия бухгалтерия выдает Семакину А.Т. аванс на командировочные расходы в сумме 2 600 руб.
По возвращении из командировки (22.02.2002) Семакин А.Т. представил в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, в соответствии с которым расходы по командировке составили 2 287 руб.:
- стоимость железнодорожных билетов - 987 руб.;
- стоимость проживания в гостинице ООО "Лесные дали" - 900 руб.(300 х 3 сут.);
- суточные за 5 дней командировки (день отъезда и день приезда - один день) - 400 руб. (100 руб. х 4 сут.).
Перерасход выдан из кассы.
К авансовому отчету приложены: командировочное удостоверение, железнодорожные билеты, счет и квитанция к приходному кассовому ордеру из гостиницы.
Операция по выдаче денег под отчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер". При проведении документ формирует проводку Дебет 71.1 Кредит 50.1.
Операция по выдаче денег в подотчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на базу налога.
Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 5).
![](/images/external/doc_374_05tn.gif)
Рис. 5. Строка аванс. отчета (прочее)
В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Вид расхода для целей налогового учета" - "Расходы на командировки".
В случае приобретения командировочным работником материальных ценностей, их отражение в авансовом отчете производится в обычном порядке.
При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета приобретаемых ценностей - 26 на сумму затрат без НДС, и в дебет счета 19.3 на сумму НДС.
Для отражения в учете НДС по произведенным расходам на основании документа "Строка аванс. отчета (прочее)" вводится документ "Счет-фактура полученный".
При условии наличия документа "Счет-фактура полученный" сумма НДС в конце месяца, при проведении регламентного документа "Книга покупок", будет принята к зачету из бюджета и отражена в отчете "Книга покупок".
В налоговом учете операции выделения и зачета НДС не отражаются.
Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр.").
Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 6).
![](/images/external/doc_374_06tn.gif)
Рис. 6. Строка аванс. отчета (прочее)
Значение реквизитов документа:
- условия получения - "Другие существенные условия";
- вид расходов "Другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов";
- элемент расхода - "Командировочные расходы";
- сумма - сумма без НДС;
- объект и Тип ТМЦ - в случае оплаты услуг не заполняется;
- дата признания - дата авансового отчета;
- контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - не заполняются.
- основание признания - строка-ссылка на документ "Строка аванс. отчета (прочее)"
- наименование операции - строковое представление документа "Строка аванс. отчета (прочее)".
При проведении документ формирует проводки в дебет специальных забалансовых счетов Н07.04 "Косвенные расходы".
Операция выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица в бухгалтерском учете отражается документом "Расходный кассовый ордер".
В налоговом учете операции выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 2.
Таблица 2
№ | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||||
---|---|---|---|---|---|---|
Проводка | Сумма | Документ | Проводка | Сумма | Документ | |
1. |
Дебет 71.1 Кредит 50.1 |
2200 |
Расходный кассовый ордер |
Не отражается |
||
2. |
Дебет 26 Кредит 71.1 |
2287 |
Строка авансового отчета (прочее) |
Дебет Н07.04 |
1905,76 |
Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав. |
3. |
Дебет 19.3Кредит 71.1 |
381,24 |
Строка авансового отчета (прочее) |
Не отражается |
||
4. |
Дебет 68.2 Кредит 19.3 |
381,24 |
Формирование книги покупок |
Не отражается |
||
5. |
Дебет 71.1 Кредит 50.1 |
87 |
Расходный кассовый ордер |
Не отражается |
В п. 2 ст. 264 НК РФ приведен перечень представительских расходов:
- затраты на транспортное обеспечение доставки приглашенных для переговоров лиц к месту проведения представительских мероприятий;
- затраты налогоплательщика на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) и др.
Не относятся к представительским расходы на развлечение и отдых. Норматив представительских расходов, в пределах которого они учитываются для целей налогообложения, равен 4 процентам от расходов на оплату труда.
Пример
Организация в январе 2002 года израсходовала на представительские цели 5 000 руб. За этот же период расходы на оплату труда, учитываемые при налогообложении прибыли, составили 19 500 руб. Рассчитаем норматив представительских расходов: 19 500 руб. х 4% = 780 руб.
Следовательно, на 780 руб. ООО "Агат" может уменьшить полученные доходы за январь.
Таким образом, сверхнормативные представительские расходы в размере 4 220 руб. (5 000 руб. - 780 руб.) для целей обложения налогом на прибыль не принимаются.
Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
При проведении документ формирует проводку
- Дебет 71.1 Кредит 50.1.
Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов.
Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.7).
![](/images/external/doc_374_07tn.gif)
Рис. 7. Строка аванс. отчета (прочее)
В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Виды расходов для целей налогового учета" - "Представительские расходы".
При проведении документ формирует бухгалтерскую проводку Дебет 26 Кредит 71.1.
Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Налоговый учет - Операции приобретения имущества и пр.").
Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.8).
![](/images/external/doc_374_08tn.gif)
Рис. 8. Строка аванс. отчета (прочее)
Значение реквизитов документа:
- условия получения - "Другие существенные условия";
- вид и элемент расхода - "Представительские расходы";
- сумма - сумма без НДС;
- объект - заполняется при приобретении имущества, прав, в случае оплаты услуг не заполняется;
- дата признания - дата авансового отчета;
- контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - не заполняются.
- основание признания - строка-ссылка на документ "Строка аванс. отчета (прочее)"
- наименование операции - строковое представление документа "Строка аванс. отчета (прочее)".
В момент совершения представительских расходов сумма, которую можно признать в составе внереализационных расходов для целей налогообложения, неизвестна.
В налоговом учете включение этих затрат в состав косвенных расходов происходит в конце месяца, когда уже отражены расходы на оплату труда, учитываемые в целях налогообложения и можно рассчитать сумму, по нормативу. В течение отчетного периода все расходы, которые подлежат нормированию, отражаются на специальном забалансовом счете Н03 "Нормируемые расходы". При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н03.03 "Представительские расходы". В конце месяца расходы в пределах установленных норм будут списаны с кредита этого счета документом "Регламентные операции по налоговому учету". Для корректного расчета сумм представительских расходов, которые можно признать в составе прочих расходов для целей налогообложения на момент проведения регламентных операции по налоговому учету должны быть отражены расходы на оплату труда (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Расходы на оплату труда") (рис. 9).
![](/images/external/doc_374_09tn.gif)
Рис. 9. Расходы на оплату труда
Списание представительских расходов в пределах установленных норм в налоговом учете оформляется документом "Регламентные операции по налоговому учету" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Регламентные операции по налоговому учету") (рис. 10).
![](/images/external/doc_374_10tn.gif)
Рис. 10. "Регламентные операции по налоговому учету"
Для расчета и списания сумм представительских расходов в форме документа следует установить флажок "Учет представительских расходов". При проведении документа формируется проводка Дебет Н07.04 "Косвенные расходы" Кредит 03.03 "Представительские расходы". Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 3.
Таблица 3
№ | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||||
---|---|---|---|---|---|---|
Проводка | Сумма | Документ | Проводка | Сумма | Документ | |
1. |
Дебет 71.1 Кредит 50.1 |
5000 |
Расходный кассовый ордер |
Не отражается |
||
2. |
Дебет 26 Кредит 71.1 |
5000 |
Строка авансового отчета (прочее) |
Дебет Н03.03 |
5000 |
Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав |
3. |
Не отражается |
Дебет Н07.04 кредит 03.03 |
780 |
Регламентные операции по налоговому учету |
Вариант 2 (с учетом взаиморасчетов с поставщиком)
Пример
Работнице организации Михайловой Светлане Владимировне выдано подотчет 1 300 руб. на закупку материалов. Она приобрела по доверенности канцтовары у ЗАО "Текстиль плюс" на сумму 1 200 руб. и отчиталась в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложила накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер. Неиспользованную часть подотчетной суммы вернула в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
В налоговом учете данная операция (Дебет 71 Кредит 50) не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Поступление материалов в бухгалтерском учете отражается документом "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" (рис. 11).
![](/images/external/doc_374_11tn.gif)
Рис. 11. Поступление ТМЦ (купля-продажа)
При проведении документ формирует проводки Дебет 10 Кредит 60.1 - на сумму поступивших ценностей без НДС и Дебет 19.3 Кредит 60.1 на сумму НДС по поступившим ценностям. Для отражения в бухгалтерском учете зачета НДС по произведенным расходам на основании документа "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" вводится документ "Счет фактура полученный". В конце месяца вводится регламентный документ "Формирование книги покупок", который при проведении сформирует проводку по зачету НДС Дебет 68.2 Кредит 19.3. В налоговом учете НДС не отражается. Поступление ценностей (потребление работ, услуг) (Дебет 10 (08, 26...) Кредит 60) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 12).
![](/images/external/doc_374_12tn.gif)
Рис. 12. Приобретение имущества, работ, услуг, прав
Значения реквизитов документа:
- контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - в соответствии с первичными документами на поступившие материальные ценности;
- условия получения - "С последующей оплатой" или "В счет ранее выданных авансов" в зависимости от порядка отражения в учете операций поступления ценностей и отчета подотчетного лица;
- вид расходов - "Связанные с приобретением сырья и материалов";
- сумма - сумма без НДС;
- объект - приобретенный материал;
- тип ТМЦ - значение перечисления тип номенклатуры соответствующее объекту;
- дата признания - дата авансового отчета;
- основание признания - строка-ссылка на документ "Поступление ТМЦ (купля-продажа)";
- наименование операции - строковое представление документа "Поступление ТМЦ (купля продажа)".
При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н02.01 - по поступившим материалам.
Если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "С последующей оплатой" и при проведении документ формирует проводки по возникновению кредиторской задолженности в кредит вспомогательных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03.
Если же сначала зарегистрирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по возникновению дебиторской задолженности в кредит вспомогательного забалансового счета Н13.01. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов sотражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" (рис. 13).
![](/images/external/doc_374_13tn.gif)
Рис. 13. Строка аванс. отчета (оплата поставщику)
Операция отчета подотчетного лица по авансовому отчету (Дебет 60 Кредит 71) в налоговом учете отражается документом "Расход денежных средств". Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 14).
![](/images/external/doc_374_14tn.gif)
Рис. 14. Расход денежных средств
В реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "Оплата полученного имущества, работ, услуг", если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)". При проведении документ формирует проводки по погашению кредиторской задолженности в кредит специальных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03. Если же сначала зафиксирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.2 "Расчеты по авансам выданным (в рублях)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по погашению дебиторской задолженности в дебет специального забалансового счета Н13.01. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухучете отражается документом "Приходный кассовый ордер", который при проведении формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 4.
Таблица 4
№ | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||||
---|---|---|---|---|---|---|
Проводка | Сумма | Документ | Проводка | Сумма | Документ | |
1. |
Дебет 71.1 Кредит 50.1 |
1200 |
Расходный кассовы ордер |
Не отражается |
||
2. |
Дебет 10.1Кредит 60.1 |
1000 |
Поступление ТМЦ (купля-продажа) |
Дебет Н02.01 |
1000 |
Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав |
Кредит Н13.02 |
1200 |
|||||
3. |
Дебет 19.3 Кредит 60.1 |
|
200 |
Кредит Н13.03 |
200 |
|
4. |
Дебет 68.2 Кредит 19.3 |
200 |
Формирование книги покупок |
Не отражается |
||
5. |
Дебет 60.1 Кредит 71.1 |
1200 |
Строка авансового отчета (оплата поставщику) |
Дебет Н13.02 |
200 |
Расход денежных средств |
Дебет Н13.03 |
1200 |
|||||
6. |
Дебет 50.1 Кредит 71.1 |
100 |
Приходный кассовый ордер |
Не отражается |