Содержание
У опытного повара есть завораживающая способность рождать шедевры кулинарного искусства "на глазок". А человек, который учится готовить, действует вначале строго по рецептам, в которых указано все: ингредиенты и их количество, последовательность действий, время приготовления. Тем же помощникам нашего опытного повара совершенно необходима вся эта информация.
Зачем нужны инструкции?
Если вы опытный бухгалтер, у вас нет подчиненных, и вы давно работаете на этом предприятии - наверняка в своем деле вы тот самый чудо-повар и все, как говорится, "в ваших руках". Но как только появляется хоть один помощник (а тем более - целый штат подчиненных-бухгалтеров), то волей-неволей, а вам придется определить каждому из них фронт работ. Хотя бы просто потому, что в ином случае вместо того, чтобы разгрузить вас от работы, они прибавят вам ее в размере, кратном их количеству. И если вы думаете, что, заняв определенную штатную единицу, сотрудник вашей бухгалтерии автоматически встроится в работу наилучшим образом, то это самая большая профессиональная иллюзия.
Давайте рассмотрим это на отстраненном примере. Пусть речь идет не о бухгалтере, а, скажем, об уборщице. Нисколько не умаляя значимости этой профессии (не будь их, наших "королев чистоты", мы бы уже спустя неделю с трудом пробивали путь к нашим рабочим местам сквозь горы хлама), хочу сказать, что для каждой из них формулировка "убраться, чтобы было чисто", может означать весьма разный результат. Для одной это будет означать лишь чистоту полов, а для другой - отсутствие хотя бы одной пылинки на вашем рабочем столе… И не дай вам бог оставить в беспорядке на этом столе свои бумаги…
И пока вы не определите до мелочей, что именно подразумеваете вы под уборкой или, возвращаясь к работе бухгалтерии, под отражением операций того или иного участка, результат работы подчиненного вас может удивить, причем не в лучшем виде. Потому что в его подсознании на опыте прошлой работы построение операций данного участка может иметь серьезные отличия.
Следовательно, дабы избежать разногласий, следует иметь некоторую "канву", технологию работы, конкретизирующую последовательность действий специалиста в том или ином случае. Чаще всего такой документ носит название "рабочей инструкции", "рабочего листа" (или job-листа).
Но вряд ли работник бухгалтерии имеет в списке своих обязанностей всего одну операцию, обычно их несколько. Поэтому конкретное рабочее место (штатную единицу) может сопровождать целая подшивка таких инструкций.
Экономим время и силы
Полагаю, что сейчас вы настроены активно возразить мне, что заниматься написанием таких инструкций у вас совершенно нет времени. О, да! Вероятнее всего, вы правы. Но тогда будьте готовы к тому, что в случае замены сотрудника (отпуск, болезнь, увольнение и т. п.) вы потратите время на ввод в работу нового (или заменяющего) сотрудника и подробный его инструктаж… Да, и не забудьте, что первое время придется его курировать, более внимательно относиться к результатам его работы… Сопоставили время? Делайте выводы сами.
Кстати, написание рабочих инструкций на определенном участке работы бухгалтерии вовсе не обязательно делать своими руками, дорогой главный бухгалтер! Для этого можно воспользоваться минимум двумя путями.
Один из них - это обязать ваших действующих сотрудников в течение некоторого времени записывать те работы, которые они выполняют. Фиксировать и детально описывать. Для начала выполнения этого задания выберите "спокойное" с точки зрения "бухгалтерских биоритмов" время (не отчетное!), а его длительность выберите так, чтобы это самое "отчетное время" в него вошло. Иначе в списке выполняемых дел вы получите "пропущенные зоны", будут забыты и, соответственно, не будут описаны те дела, которые выполняются с периодичностью в квартал или месяц. Второй путь, имеющий тот же итоговый результат - диспетчеризация. В этом случае задача записывать выполняемые дела возлагается на "стороннего наблюдателя", это может быть, например, стажер или новопринятый. Преимущество диспетчеризации в том, что можно получить не только качественный срез потока дел (что делает данный операционист), но и количественный (сколько, например, "первички", успевает обработать и сколько времени уходит на выяснения и уточнения).
В итоге вы получите на каждое рабочее место подробное описание его функций, которое можно привести в единый со всеми остальными вид, возможно, подкорректировать и обязательно утвердить. Таким образом, рабочее место каждой штатной единицы будет сопровождаться подшивкой детальных инструкций по необходимым действиям.
Что в итоге?
Теперь намного упрощается не только временная замена сотрудника, но и подбор персонала. Потому что такие "рабочие инструкции" - отличный инструмент для сопоставления привычек и профессионализма нового соискателя с контекстными потребностями именно вашей бухгалтерии именно на вашем предприятии. Потому что порой слова: "У меня стаж работы 10 лет на участке взаиморасчетов" могут оказаться никаким не преимуществом, если не наоборот, когда после радостного приема нового сотрудника придется хвататься за голову, обнаружив, что он работу вашего одноименного участка видит совершенно иначе!
Опять же список рабочих инструкций может быть обобщен в квалификационные требования к кандидату, которые, в свою очередь, являются составной частью должностной инструкции конкретного рабочего места. Ведь не секрет, а известный парадокс: бухгалтеров много, но найти подходящего - немалая проблема! А ведь правильно подобранный сотрудник - это часть успешной работы бухгалтерии, а это, в свою очередь, частичка комфорта вашей работы!
Мы еще не раз займемся вопросами работы с персоналом в дальнейших беседах. А пока - всего вам доброго!
Ваша Вера
