Учет путевок от "А" до "Я"

Содержание

• Учет путевок от "А" до "Я"

На Уфимском заводе "Стеклонит" уделяют большое внимание организации отдыха и лечения работников, число которых приближается к двум тысячам. Завод имеет собственную базу отдыха, активно работают профсоюзный комитет и отдел социального развития. Администрация предприятия и профком закрепили основные положения о выделении льготных путевок работникам завода и компенсации части их стоимости в коллективном договоре. В частности, коллективный договор на 2004 год предусматривает компенсацию 50 % стоимости путевок в детские оздоровительные учреждения, от 30 % до 50 % стоимости путевок на собственную турбазу, до 80 % стоимости путевок в санатории и на курорты. В случае если объем выплат по больничным листам не позволяет производить компенсацию за счет средств фонда социального страхования, компенсация производится за счет прибыли предприятия после налогообложения.

Справка Административное здание завода "Стеклонит" ОАО "СТЕКЛОНиТ" создано на базе государственного предприятия "Уфимский завод текстильного стекловолокна". Ассортимент предприятия включает нити крученые, ровинги, стеклоткани, сетки для армирования, стеклопластик. На предприятии внедрена система менеджмента качества, отвечающая требованиям ISO 9001:2000. Персонал предприятия насчитывает более 1700 человек. Предприятие неоднократно побеждало в конкурсе "Лучшее уфимское предприятие года".

Документооборот и распределение обязанностей при работе с путевками

Выделением путевок работникам на заводе ведает отдел социального развития. Работники завода, желающие приобрести льготную путевку, пишут заявление в отдел соцразвития. После положительного решения профкома и администрации работнику выделяется путевка на собственную базу отдыха или приобретается путевка в санаторий или детское оздоровительное учреждение. Работник производит оплату в кассу предприятия по выписанной в отделе соцразвития квитанции или часть стоимости путевки удерживается из его зарплаты. Ежемесячно отдел соцразвития представляет в бухгалтерию справку о стоимости каждой путевки, сумме и источнике компенсации и необходимости удержания НДФЛ с компенсируемой стоимости туристической путевки.

Оприходование путевок, приобретенных на стороне, осуществляет бухгалтер-кассир. Он же принимает от работника оплату части стоимости путевки, выписывает приходный ордер и счет-фактуру на реализацию путевки. После получения справок из отдела соцразвития бухгалтер-кассир также вводит информацию о необходимых удержаниях и компенсациях в компьютер. Таким образом, все хозяйственные операции, связанные с учетом путевок, выполняет на заводе один человек, что существенно увеличивает надежность учета.

Методология учета на заводе

Система учета туристических и оздоровительных путевок на заводе, как и на любом крупном предприятии, включает в себя широкий спектр хозяйственных операций. Учитываются операции по приобретению и реализации путевок сторонних организаций и собственной базы отдыха, операции по расчетам с контрагентами и работниками за путевки, операции по учету расчетов с фондом социального страхования, операции по налогообложению и другие.

На заводе применятся план счетов, немного отличающийся от плана счетов в типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия". Отличия эти касаются в основном нумерации субсчетов и построения аналитического учета.

Поэтому в этой статье мы будем исходить из плана счетов, используемого на заводе.

Рассмотрим отдельно учет путевок, приобретенных на стороне, и учет путевок на собственную базу отдыха, так как используемые при этом типовые операции различаются.

1. Путевки, приобретенные на стороне.

Путевки, приобретенные на стороне, приходуются на счете 50 "Касса" субсчет 50.1 "Денежные документы (путевки)" субконто "Путевки". Учет расчетов с контрагентами за путевки ведется на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет 76.1 "Расчеты с прочими организациями - поставщиками". В соответствии с подпунктом 18 пункта 3 статьи 149 НК РФ услуги санаторно-курортных, оздоровительных организаций и организаций отдыха, расположенных на территории Российской Федерации, оформленные путевками или курсовками, являющимися бланками строгой отчетности, освобождаются от НДС.

Допустим, предприятием приобретена путевка за 15 400 руб. В этом случае составляются проводки:

Дебет 50.1 Кредит 76.1

- оприходована путевка от поставщика -15 400 руб;

Дебет 76.1 Кредит 51

- оплачено поставщику за путевку - 15 400 руб.

Путевки, приобретенные на стороне, реализуются только работникам завода.

Реализация производится по льготной стоимости с учетом компенсации, предусмотренной коллективным договором. При реализации путевки сотруднику выписывается обычный счет-фактура. Учет расчетов с работниками завода за путевки, приобретенные на стороне, ведется на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет 76.4 "Расчеты с сотрудниками-покупателями". Льготная стоимость путевки удерживается из зарплаты работника или вносится работником в кассу предприятия. Составляются следующие проводки:

Дебет 76.4 Кредит 50.1

- путевка, приобретенная на стороне, реализуется работнику завода - 15 400 руб.;

Дебет 70 Кредит 76.4

- льготная стоимость путевки (20%) удержана из зарплаты работника - 3 080 руб., или

Дебет 50.0 Кредит 76.4

- работник внес оплату в кассу за путевку - 3 080 руб.

При этом часть стоимости путевки компенсируется за счет средств фонда социального страхования, средств обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве или за счет прибыли завода после налогообложения.

Учет расчетов с ФСС ведется в 2004 году согласно Инструкции о порядке учета и расходования средств обязательного социального страхования, утвержденной постановлением ФСС РФ от 09.03.2004 № 22. Расходование средств обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний осуществляется в соответствии с Федеральными законами от 24.07.1998 № 125-ФЗ, от 08.12.2003 № 166-ФЗ, от 08.02.2003 № 25-ФЗ и постановлением Минтруда России от 05.03.2004 № 28.

Суммы, потраченные на компенсации из прибыли завода, не уменьшают налоговую базу по прибыли, кроме случаев, когда компенсируются путевки в санаторно-курортные учреждения работающим инвалидам (подп. 38 п. 1 ст. 264 и п. 29 ст. 270 НК РФ). Составляются проводки:

Дебет 69.1 или 69.4 Кредит 76.4

- часть стоимости путевки компенсирована за счет средств ФСС (69.1) или средств обязательного страхования от НСП (69.4) - 12 320 руб.; или

- часть стоимости путевки компенсирована за счет прибыли после налогообложения (84.3) - 12 320 руб.

В соответствии с подпунктом 9 статьи 217 НК РФ, в случае, если работник получил льготную туристическую путевку, сумма компенсации облагается НДФЛ. Сумма компенсации по путевкам в санаторно-курортные и оздоровительные учреждения НДФЛ не облагается.

Дебет 70 Кредит 68.4

- с работника удержан налог на доходы физических лиц (68.4) с суммы компенсации за туристическую путевку - 1 601,60 руб.

2. Реализация путевок на собственную базу отдыха может производится как собственным работникам, так и организациям и частным лицам со стороны. При этом, так как бланки строгой отчетности не используются, реализация путевок облагается НДС.

Учет расчетов с работниками завода за путевки на собственную базу отдыха ведется также на субсчете 76.4 "Расчеты с сотрудниками- покупателями".

При этом по дебету счета 76.4 отражается полная стоимость путевки. Удержание из зарплаты производится по льготной цене (30 или 50 % стоимости), остальное компенсируется за счет прибыли. На сумму компенсации начисляется НДФЛ. Проводки при этом следующие:

Дебет 76.4 Кредит 91.1

- путевка на собственную базу отдыха реализована работнику завода по полной стоимости - 3 540 руб.;

Дебет 91.3 Кредит 76.2

- начислен "отложенный НДС" по ставке 18 % - 540 руб.;

Дебет 70 Кредит 76.4

- удержана из зарплаты часть стоимости путевки (30 %) - 1 062 руб.;

Дебет 70 Кредит 68.4

- с работника удержан налог на доходы физических лиц с суммы компенсации за туристическую путевку - 322,14 руб.;

Дебет 84.3 Кредит 76.4

- часть стоимости путевки компенсирована за счет прибыли (70 %) - 2 478 руб.;

Дебет 76.2 Кредит 68.2

- "отложенный" НДС начислен к оплате в бюджет (при удержании и компенсации) - 540 руб.

Учет расчетов со сторонними покупателями ведется на счете 62.1 "Учет расчетов с покупателями в рублях". Субконто "Виды реализации" при этом принимает значение "Прочие продажи по ставке НДС 18 %". Как организациям, так и физическим лицам выписывается счет-фактура. Естественно, путевки на сторону реализуются по полной стоимости. Оплата за путевки может производиться как на расчетный счет, так и в кассу завода:

Дебет 62.1 Кредит 91.1

- путевка на собственную базу отдыха реализована стороннему покупателю - 3 540 руб.;

Дебет 91.3 Кредит 76.2

- начислен "отложенный НДС" по ставке 18 % - 540 руб.;

Дебет 51 Кредит 62.1

- покупатель произвел оплату за путевку на расчетный счет - 3 540 руб.; или

- покупатель произвел оплату за путевку в кассу - 3 540 руб.;

Дебет 76.2 Кредит 68.2

- "отложенный" НДС начислен к оплате в бюджет (после оплаты) - 540 руб.

Все затраты базы отдыха в конце месяца закрываются на прочую реализацию:

Дебет 91.3 Кредит 29.4

- затраты базы отдыха отнесены на прочую реализацию - 2 750 руб.

Автоматизация

Автоматизация системы учета расчетов по путевкам была проведена компанией "Софт-портал" (г. Уфа) в рамках первого этапа комплексной автоматизации. В качестве исходной использовалась конфигурация "Бухгалтерский учет" системы программ "1С:Предприятие 7.7".

Основная задача, которую ставил заказчик при автоматизации учета путевок - простота и технологичность, поэтому в уникальной конфигурации были сделаны специальные справочники и документы для учета путевок. Документы, используемые для учета путевок, изначально настраивались на ограниченный набор операций и содержали минимум реквизитов. Благодаря такой простоте удалось не только сократить трудоемкость, но и практически полностью избежать ошибок при учете путевок.

Для учета путевок, приобретенных на стороне, в плане счетов используется специальный счет 50.1 "Денежные документы (путевки)" и отдельное субконто "Путевки".

Для хранения информации о путевках используется специальный справочник "Путевки".

В справочнике хранится информация о каждом типе путевки, отличающемся местом отдыха и (или) ценой (рис. 1).

Оприходование путевок, приобретенных на стороне, производится с использованием специального документа "Поступление путевок". Шапка документа заполняется на основании документа "Счет-фактура поставщика", вид расчетов с поставщиком (второе субконто счета 76.1) принимает значение "путевки" по умолчанию. Единственное, что надо сделать пользователю - заполнить табличную часть, пользуясь справочником "Путевки" (рис. 2). Все проводки по оприходованию путевок документ формирует автоматически.

Реализация путевок, приобретенных на стороне, собственным работникам производится с помощью документа "Счет-фактура получателю за путевки" (рис. 3). В документе выбирается сотрудник и также заполняется табличная часть с помощью справочника "Путевки". Все проводки по реализации документ формирует автоматически. Документ имеет печатные формы "Накладная" и "Счет-фактура".

Реализация путевок на собственную турбазу своим работникам и прочим контрагентам производится с помощью документа "Накладная на прочую реализацию". Документ позволяет сформировать проводки по реализации с учетом НДС.

Удержание с зарплаты работника части стоимости путевки и компенсация оставшейся части производятся документом "Удержания за путевки" (рис. 4). Документ позволяет проводить удержание и компенсацию по списку раз в месяц. По каждой путевке задается процент оплаты и счет для компенсации (69.1, 69.4 или 84.3). Расчет суммы удержания и компенсации по цене путевки из справочника, а также формирование проводок выполняется автоматически.

Удержание НДФЛ с суммы компенсации за туристические путевки производится бухгалтерами расчетной группы в программе "1С:Зарплата и Кадры".

Конфигурация "Управление сбытом и бухгалтерский учет ОАО Стеклонит" спроектирована таким образом, что все документы на реализацию путевок автоматически порождают специальные электронные документы. Счета-фактуры на реализацию путевок, создают дополнительные электронные документы "Счет-фактура для книги продаж". Документы, в которых отражается оплата за путевки ("Банковская выписка - приход", "Приходный кассовый ордер", "Удержания за путевки" и другие) автоматически порождают специальные электронные документы "Оплаты получателей". Стыковка счетов-фактур и оплат производится документом "Запись книги продаж" (рис. 5). При этом автоматически формируются проводки по начислению к оплате в бюджет отложенного НДС.

В процессе автоматизации в вопросе учета путевок на заводе был наведен порядок, благодаря подробной методической проработке вопроса. Учет путевок стал выполняться по единой заранее определенной схеме, что исключило возможность ошибок и упущений. А разработка специализированных электронных документов и справочников сделала учет простым, надежным и комфортным для бухгалтеров.

Подробнее об оформлении отпусков в "1С:Зарплата и Кадры" читайте здесь.