Содержание

• Внедрение "1С:Бухгалтерии 8" на предприятии c удаленной филиальной структурой

Специфику ведения бухгалтерского учета в организации определяет ее разветвленная филиальная структура. Во исполнение требований законодательства РФ организация, имеющая филиальную структуру, должна предоставлять консолидированную бухгалтерскую отчетность по месту регистрации головного подразделения (п. 8 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", п. 33 "Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Для обобщения информации о всех видах расчетов с филиалами, выделенными на отдельный баланс, предназначен счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты". Аналитический учет по счету 79 ведется по каждому филиалу. Учетной политикой организации установлена форма необходимого для осуществления подобных операций документа - авизо.

Эти особенности стали причиной установления некоторых обязательных требований к ведению учета, среди которых наиболее значимым является требование единообразия учета хозяйственных операций на бухгалтерских счетах с применением единой для всей компании аналитики на ключевых участках учета. Исполнение этого и прочих требований жестко контролируется головным подразделением.

Трудно не согласиться, что формализация и последующая автоматизация описанных выше требований является существенной. Именно такая задача была поставлена руководством перед финансовым и IT-подразделениями. Очевидно, что реализацию всех вышеперечисленных требований невозможно было представить без использования единой информационной системы. В качестве основного программного обеспечения для автоматизации ведения бухгалтерского учета была выбрана система "1С:Предприятие 8", конфигурация "Бухгалтерия предприятия". Именно эта система наиболее полно отвечала функциональным требованиям, которые выдвигались к проектируемой информационной системе. В частности, это возможности управления распределенной информационной базой, ведения учета по нескольким организациям и наличие гибких механизмов обмена данными.

Методология учета

Как уже отмечалось выше, организация должна предоставлять консолидированную отчетность по месту регистрации головного подразделения. Таким образом, на информационную систему ложится функция сбора данных со всех филиалов компании и аккумулирования их в едином банке данных с возможностью впоследствии сформировать необходимые отчеты по организации в целом. Эта часть функционала системы решает и еще одну немаловажную задачу - создание резервной копии данных ИБ каждого филиала на одном надежном носителе.

Однако, получая общую информацию, хотелось бы сохранить возможность впоследствии получить отчеты в разрезе филиалов, а также групп филиалов - ИС должна уметь формировать как общие отчеты (в целом по организации), так и по отдельным ее подразделениям.

Отдельно следует выделить функцию автоматизации документооборота в части взаиморасчетов обособленных подразделений. При передаче имущества организации из головного офиса в один из филиалов в соответствии с учетной политикой необходимо оформить документ авизо, где будет указано наименование имущества, подлежащего передаче, его стоимость и прочие реквизиты, а также наименование подразделения-отправителя и подразделения-адресата. Точно такая же логика должна быть построена и в информационной системе. Это обеспечит наиболее точный и своевременный учет взаиморасчетов.

Для осуществления контроля ведения бухгалтерского учета в конкретном филиале сотрудники бухгалтерии головного подразделения должны иметь полное представление о том, как регистрируются хозяйственные операции в этом филиале. Таким образом, на информационную систему ложится задача предоставления необходимой информации по любому из филиалов сотрудникам головного подразделения.

На информационную систему также требуется возложить функцию обеспечения единообразия учета. Учетной политикой предписывается ведение учета по единому для всех подразделений компании (включая и головной офис) плану счетов. Другими словами, региональный бухгалтер не должен иметь возможности самостоятельно изменять план счетов бухгалтерского учета, принятый в компании. На наиболее важных участках учета, таких как учет основных средств или реализации, необходимо запретить региональным бухгалтерам использовать собственную аналитику. Все хозяйственные операции на таких участках учета должны использовать аналитику, предусмотренную головным подразделением организации.

Организация развивается достаточно динамично. Это характеризуется быстрым ростом филиальной сети и быстрым началом предоставления услуг в новых филиалах. В этой связи встала задача автоматизировать подключение новых регионов к единой ИС, а именно - минимизировать время, затрачиваемое на это подключение, и получить возможность подключать новые регионы без привлечения квалифицированных IT-специалистов.

Автоматизация

Компания "Энфорта" - достаточно быстро развивающаяся компания. Сейчас к ИС подключено уже 8 филиалов, а к концу 2006 года планируется, что филиалов станет уже 12. Проект позволяет организовать работу филиалов в едином информационном пространстве.

Программа "1С:Бухгалтерия 8" позволяет вести несколько организаций в одной информационной базе. Аналитика 79 счета ведется в разрезе организаций, что позволило организовать ведение учета в одной информационной базе по следующей схеме (см. рис. 1).

В результате:

• каждый филиал - отдельная организация;
• внутрихозяйственные расчеты ведутся с помощью 79 счета. Стандартные бухгалтерские отчеты позволяют получить информацию о хозяйственной деятельности как отдельного филиала, так и по компании в целом. Также из проводок видно движение имущества и активов между филиалами.

Из отзыва главного бухгалтера О.В. Груздевой: Благодаря решению поставленных задач в организации, т.е. централизованной автоматизированной системы ведения бухгалтерского учета, появилась возможность эффективно контролировать работу региональных бухгалтеров, упростился процесс передачи учетной информации из филиалов в головное подразделение, что существенно упростило процесс составления консолидированной отчетности. Создание электронного документа авизо позволило избежать путаницы при осуществлении расчетов с филиалами. В целом удалось четко разделить функциональные обязанности бухгалтерии между региональными и головным подразделениями Компании. По прошествии трех месяцев совместной работы можно сказать, что нам повезло с партнером. Специалисты "ЕС" с первых минут проявили интерес к этому проекту и выдвинули множество конструктивных идей и возможных способов решения наших задач. В ходе обсуждения мы выработали стратегию и наметили план реализации. Работая над проектом в тесном контакте с нашей Финансовой дирекцией и дирекцией по информационным технологиям, специалисты "ЕС" демонстрировали высокий профессионализм и понимание бизнеса.

Благодаря встроенному механизму распределенных баз данных удалось:

• организовать обмен информацией между центральной базой данных и периферийными (филиалами);
• добавление новой периферийной базы данных (филиала) организовано на уровне интерфейса пользователя;
• обмен информацией между центральной базой и филиалами может осуществляться как через интернет (почтовый ящик), так и с помощью локальной или VPN сети, в зависимости от выбранных настроек (см. рис. 2).

Использование механизма планов обмена встроено в платформу "1С: Предприятие 8". За счет этого удалось сделать следующее:

• настроить обмен данными по определенным правилам (например, обмен данными между филиалами в части документов "Авизо");
• реализовать обработку "робота" автообмена, позволяющего обмениваться данными между филиалами и центральной базой в автоматическом режиме в соответствии с настройками плана обмена, индивидуальными для каждой базы данных филиала (рис. 3, рис. 4).

Отдельно для целей автоматизации внутрихозяйственных расчетов были разработан блок "Авизо". В состав входят 2 документа "Авизо исходящее" и "Авизо входящее".

Документ "Авизо исходящее" предназначен для отражения операций передачи имущества (прочих активов) обособленным подразделениям (филиалам). Документ имеет следующие обязательные реквизиты:

• "Номер исходящего авизо" - фиксируется номер исходящего авизо (предназначен для сверки сумм;
• "Организация отправитель" - указывается головная организация;
• "Организация получатель" - указывается обособленное подразделение (филиал);
• "Счет учета" - субсчет счета 79 (для выделенного имущества или по прочим операциям.

У документа также имеется несколько табличных частей (для удобства ввода и контроля):

• "Внеоборотные активы" - счет учета 08;
• "ТМЦ" - товарно-материальные ценности (счета учета 10, 41, 43);
• "Оборудование" - счет учета 07;
• "Основные средства" - счет 01;
• "Прочие активы" - передача прочих активов (кредиторской или дебиторской задолженности и т.д.).

При проведении документ формирует проводки по дебету счета 79 и кредиту счета учета активов. Например:

Дебет 79.1 "Рязанский филиал ЗАО "Престиж- Интернет"" Кредит 08.4 "МиниАТС Панасоник"

- на сумму первоначальной стоимости передаваемого имущества.

Далее при обмене данный документ передается в филиал, для которого он предназначен (реквизит "Организация получатель"). При поступлении в филиал данный документ в филиале не формирует проводки.

Документ "Авизо входящее" предназначен для отражения операций поступления имущества (прочих активов) от головной организации. Документ вводится на основании документа "Авизо исходящее" поступившего в филиал после обмена данными. Документ аналогичен документы "Авизо исходящее" с тем лишь отличием, что делает зеркальные проводки.

Дебет 08.4 "МиниАТС Панасоник" Кредит 79.1 "ЗАО "Престиж-Интернет""

- на сумму первоначальной стоимости полученного имущества.