Содержание
Он отправился в буфет покупать себе билет, а потом помчался в кассу покупать бутылку квасу… (С. Маршак)
Приблизительно с тем же успехом (и вовсе не из-за рассеянности) тот или иной сотрудник вашей фирмы или чужой фирмы может искать ответа на какой-либо вопрос или человека, подписывающего ту или иную бумагу, в том случае, если на вашей фирме не формализованы функции отдельных подразделений. То есть, нет описания того, как и в каком порядке происходят те или иные хозяйственные процессы в привязке к подразделениям и/или определенным должностям. В таких случаях нередко посетитель после нескольких кругов поисков приходит в бухгалтерию, потому что слово такое знают практически все, а, кроме этого, знают, что там "заведуют бумажками".
Обозначение проблемы
Очевидно, что эти визиты и попытки разобраться с вопросом занимают время, которого, как мы уже отмечали в предыдущих беседах, в избытке у бухгалтеров не бывает. Если этот вопрос "не ваш", то время уйдет на то, чтобы выслушать и перенаправить человека. Но даже если этот вопрос в итоге - "ваш", то времени на него будет потрачено в количестве, большем, чем он того стоил. Хотя бы потому, что даже компьютер и тот требует времени на перезагрузку очередной задачи-программы, чего уж говорить о человеке. Если бухгалтера отвлекли в момент, когда он "погружен" в какую-либо задачу, то время на "перезагрузку" можно смело удваивать, потому что сначала это будет погружение в новую задачу, а потом - снова в прерванный процесс.
Итак, проблему мы обозначили.
Чем ее "лечить" будем?
Если нас отвлекли по "нашему" профилю, но не вовремя, то об этом мы уже говорили раньше (и будем говорить еще), и дополнить тот разговор можно только рекомендацией планировать рабочее время бухгалтерии по задачам и времени. Хорошо бы определить, насколько это возможно, "приемные часы", в которые вы или ваши подчиненные будут готовы к "отрыву от производства". Если невозможно - выделить "буферного сотрудника", пусть его функция частично или полностью будет аналогична секретарской (причем, чем больше сотрудников в бухгалтерии, тем эта роль нужнее и важнее!). Пожалуй, подробнее этот вопрос мы разберем позже. А пока вернемся к теме "не наших" дел, по которым обращаются в бухгалтерию. И введем для взаимопонимания термин "документооборот", означающий в данном конкретном случае отнюдь не дела секретарские, делопроизводительские (хотя и не без их участия), а "маршруты путешествия" по фирме документов (в основном - первичных), отражающих фактическую часть ее бизнес-процессов, что и является непосредственным "материалом" в работе бухгалтерии*. Разумеется, само описание бизнес-процессов намного шире, но сейчас ограничимся сферой нашего интереса.
Примечание:
* Этот процесс можно автоматизировать. Например, "1С:Документооборот 8" позволяет: упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов; повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей. Подробнее о продукте читайте на сайте http://v8.1c.ru/doc8.
Путеводитель по фирме
Чтобы нас не отвлекали по "чужим делам", приходящему неплохо бы предоставить некий "путеводитель" по функционалу фирмы или организации. Ну, что-то вроде телефонного справочника, но специфического. Пусть в нем будет опорной информацией не "отдел-должность-телефон", а "бумага-должность-отдел". То есть ключевым словом должен быть предполагаемый запрос посетителя (хм… Если он способен его кратко и точно сформулировать…), по которому он сможет выйти на того сотрудника, кто ему поможет наиболее эффективным образом. Предполагаю, что за небольшим исключением любая работающая фирма имеет устоявшийся список возникающих запросов, как внутренних, так и внешних. Но чтобы что-то "предоставить", надо это что-то иметь, создать…
У кого искать информацию?
Хороший вопрос! То, что в реальных бизнес-процессах бывает очевидно, как правило, резко вязнет в тумане вопроса: "Кто за это отвечает?", если это, во-первых, не определено наиболее оптимальным образом (а не ради, например, получения аттестата по ISO), во-вторых, не согласовано со всеми участниками, в-третьих, не формализовано - то есть, не отражено в письменном виде, с утверждением руководителя, с подписями ознакомившихся "владельцев" процессов, и, наконец, в-четвертых, не доведено до конкретных исполнителей.
Когда можно получить, подписать?
Когда каждому вероятному документу и отчету назначен ответственный (за его прием, проверку, передачу далее, архивацию и т. п.), встает вопрос - как быстро эта операция должна быть выполнена. Потому что кроме архивной папки не должно быть у документа (бумажного или электронного) иного места длительного "успокоения". В идеале время на обработку документа или выпуск отчета должно быть минимальным, особенно при применении электронных систем учета, иначе - откуда взяться оперативности данных? То есть в цепочке документооборота необходим хронометраж, сроки обработки, передачи, согласования… Без этого… а вы, собственно, пробовали далеко уехать на машине лишь на первой передаче?
Ориентируемся на местности
Собрав все воедино, мы получим некую "карту местности" нашей фирмы, в которой несложно определить любые функциональные точки с максимальной точностью. А значит, сократить время и силы на непродуктивные блуждания в поисках информации. Между прочим, если коллектив вашей бухгалтерии больше двух-трех человек, то вышесказанное проецируется и на него, только бизнес-процессы у нее свои, специфические. В наших последующих встречах мы более подробно разберемся с особенностями "картостроения".
Удачи вам!
Ваша Вера.
