Договор на аренду машины

Подскажите пожалуйста какие документы нужны для того чтобы взять на фирму автомобиль по аренде и нужно ли здавать какие-то отчеты при этом

Мы оформляли аренду авто у своего сотрудника. Подписали договор и акт приема-передачи. Отчеты я никакие не сдавала, т. к. это не наше имущество, транспортный налог не платили. Отразила эти авто на забалансовом счете. А с начисленной арендной платы удерживала НДФЛ и начисляла НСиПЗ.