Оплата услуг по найму жилья (бюджет)

Подскажите, правомерно ли поступило бюджетное учреждение. Сотрудники направлялись в командировку, проживали в гостинице,подведомственной данному учреждению. Сотрудники подотчет денег не брали,а по возвращению сдавали авансовый отчет, в котором указывали лишь суточные и проезд. В декабре сдали авансовые отчеты по гостинице, приложен мягкий и твердый чек, дата чека- декабрь (в твердом указано основание-проживание с..по..(и там проживание начиная с мая месяца). Главбух сослался,что на момент командировок денег не было и поэтому расплатились они то своей гостиницей только в декабре. Встречаюсь с таким впервые.. Возможно ли такое?..