Организация бухгалтерского учета в современных бухгалтерских программах.

Как известно идея бухгалтерского учета заключается в так называемом принципе двойной записи. Это означает, что суть всякой хозяйственной операции, в денежном измерении, отражается по дебету одного счета и по кредиту другого. <br><br> Это должно происходить следующим образом:<br><br>1. Фактическое совершение хозяйственной операции, то есть поступление ТМЦ от поставщика, перемещение материалов в производство, отгрузка товаров покупателю и пр.<br><br>2. Составление первичного учетного документа, характеризующего хозяйственную операцию и поступление этого документа в бухгалтерию.<br><br>3. Отражение данного документа сначала по дебету, а затем по кредиту счетов.<br><br> Принцип двойной записи применяется как раз на третьем этапе и заключается в том, что бухгалтер сначала разносит документы по кредитам счетов, а затем отдельно разносит эти же документы по дебетам счетов. Таким образом, после окончательного суммирования дебетовые обороты счетов должны равняться кредитовым оборотам, а если этого не получается следовательно допущена ошибка, либо во время разнесения документов, либо во время арифметического подсчета.<br><br>В данном случае равенство дебетовых и кредитовых оборотов не бессмысленное тождество, а показатель, то есть: если дебетовые обороты равны кредитовым, значит при занесении документов - нет ошибки,<br><br>а если равенство не выполнено, то надо перепроверять документы. <br><br>Однако на современном предприятии чаще всего применяются бухгалтерские программы, абсолютное большинство из которых имеет своей целью избежание дублирования, то есть ручной обработки одной <br><br>и той же информации дважды, что, бесспорно, существенно облегчает работу бухгалтера, но метод двойной записи при такой форме учета не применяется, следствием чего являются ошибки, о существовании которых бухгалтер такого предприятия даже не узнает. Один раз внесенная сумма из первичного учетного документа автоматически записывается в кредит одного счета и в дебет другого, поэтому дебетовый оборот всегда будет равняться кредитовому обороту, а основное равенство бухгалтерского учета - равенство актива и пассива превращается в ничего не значащее тождество. Оно не говорит о том, есть ошибка в учете или ее нет. Просто это равенство будет выполняться всегда.<br><br> Для иллюстрации данной ситуации можно привести пример:<br><br> В первом случае на предприятии ведется ручной учет:<br><br>За месяц поступает около 1500 документов от поставщиков, учет ведет один бухгалтер, то есть времени в обрез. Когда бухгалтер заносил данные одного из документов в ведомость, была совершена описка вместо 1000 рублей по дебету счета, прошла сумма 1100 рублей, затем, когда бухгалтер разносил <br><br>документы по журналам он не ошибся и верно отразил задолженность перед поставщиком в 1000 рублей. Вероятность того, что бухгалтер ошибется при разнесении одного и того же документа дважды на одну и туже сумму крайне мала. После того как бухгалтер подсчитал общие дебетовые и кредитовые обороты, обнаружилась ошибка, то есть по дебету прошло на 100 рублей больше, чем по кредиту, таким образом, бухгалтер, обнаружив ошибку, исправил ее и сдал правильную отчетность.<br><br> Представим, что во втором случае притом же документообороте применялась программа «1С Бухгалтерия».<br><br>Как и в первом случае, разгребая гору из 1500 документов, бухгалтер ошиблась и завысила стоимость одного материала, и в дебет счета попало вместо тысячи, тысячу сто рублей. Программа автоматически поставила эту же неверную сумму в задолженность поставщику, то есть отразила ее по кредиту, вследствие чего дебетовый оборот был по прежнему равен кредитовому, баланс сходился, несмотря на наличие ошибки в учете. Бухгалтер, так и не обнаружив ошибку, сдал некорректную отчетность.<br><br> Теперь некоторые выводы из ситуации:<br><br> Можно ли обвинять бухгалтера в том, что он ошибся, завысив стоимость материалов? <br><br>Не ошибается тот, кто ничего не делает, при большом документообороте такого рода ошибки нормальное явление и их совершит каждый.<br><br> Подобных примеров множество, то есть такого рода ошибки могут быть допущены и допускаются на предприятиях повсеместно. Лично я убежден, что нет предприятий, с достаточно большим документооборотом, бухгалтерия которых, используя программу, может быть уверена в отсутствие ошибок. Скорее наоборот, если достаточно большое предприятие использует программу для бухгалтерского учета, можно смело говорить, что ошибок - море.<br><br> Против каждого варианта такой ошибки в бухгалтерско-информационной базе данных существует свой вариант борьбы (Сверки с контрагентами, перекрестные показатели и пр.). Принципиальное решение данной проблемы только одно - использование метода двойной записи. Не того иллюзорного, который представлен в программах 1С, то есть занесите сумму один раз, она автоматически разносится и по дебету и по кредиту, и тогда какую бы ошибку вы не допустили, баланс все равно сойдется, а настоящего, объективного, предполагающего обработку одного и того же документа дважды. Безусловно, это отнимает больше времени, но зато гарантирует вас от ошибок.<br><br> Самый простой пример организации такого учета можно представить, используя две стандартные бухгалтерские программы. Первая для синтетического учета по счетам, с минимальной детализацией для этого<br><br>подойдет фактически любая программа, ориентированная на использование для целей бухгалтерского учета, вторая для аналитического учета, где детально отслеживаются движения всех видов имущества и <br><br>обязательств организации, выбор этой программы индивидуален для каждой организации. При работе с такой моделью учета, после того как вы удостоверились в том, что итоговые данные двух программ идентичны, можно гарантировать отсутствие ошибок в учете. <br><br> Недопустимо только автоматически выгружать данные из одной программы в другую иначе опять нарушится принцип двойной записи, и ничто не будет гарантировать вам отсутствие ошибок. <br><br>