ФНС уточнила правила отражения в электронных документах организаций и ИП сведений о МЧД

ФНС уточнила, как в электронных документах, в том числе счет фактурах, отражать сведения об информационной системе, в которой осуществляется хранение машиночитаемой доверенности. Соответствующие разъяснения приведены в письме от 22.03.2023 № ЕА-4-26/3420@.

Ведомство отмечает, что в новой редакции закона об электронной подписи (от 06.04.2011 № 63-ФЗ) определен порядок использования квалифицированных электронных подписей (КЭП) организациями и ИП, в том числе их представителями по машиночитаемой доверенности.

При этом Правительство РФ своим постановлением от 21.02.2022 № 224 ввела требования к нормативным правовым актам, устанавливающим порядок представления машиночитаемой доверенности.

Во исполнение указанных требований ФНС готовит обновленные электронные форматы:

• документа о передаче товаров при торговых операциях (утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
• документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг), утвержденного приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@;
• счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (выполнении работ, об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, утвержденного приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@;
• документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке (утвержденного приказом ФНС от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@);
• корректировочного счета-фактуры, документа, подтверждающего согласие покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), включающего в себя корректировочный счет-фактуру (утвержденного приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@).

До утверждения данных форматов ФНС рекомендует использовать свободные информационные поля при необходимости указания идентифицирующей информации об информационной системе, в которой осуществляется хранение машиночитаемой доверенности. Соответственно:

• при формировании счета-фактуры следует использовать структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1 (ИнфПолФХЖ1)" таблицы 5.5 приказа от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@;
• при формировании документа, включающего в себя сведения из первичного учетного документа, нужно применять структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 3 (ИнфПолФХЖ3)" таблицы 5.20 приказа от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@;
• при формировании документа, включающего в себя сведения из счета-фактуры и из первичного учетного документа, используются структуры элементов (ИнфПолФХЖ1) и (ИнфПолФХЖ3). При этом, если полномочие одного лица распространяются на подписание и сведений из счета-фактуры, и сведений из первичного учетного документа, информация о соответствующей машиночитаемой доверенности указывается в каждом элементе;
• при формировании титула со стороны покупателя применяют структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 4 (ИнфПолФХЖ4)" таблицы 7.6 приказа от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.

Например, для указания идентифицирующей информации об информационной системе элементы могут быть заполнены следующим образом:

• "Идентификатор" - "Сведения об информационной системе";
• "Значение" - проставляется конкретное значение URL.

Аналогичный подход целесообразно использовать для иных форматов. В частности:

• при формировании документа о передаче товаров при торговых операциях целесообразно использовать для заполнения структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1 (ИнфПолФХЖ1)" таблицы 5.11 и "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 4 (ИнфПолФХЖ4)" таблицы 7.6 приказа от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@;
• при формировании документа о передаче результатов работ целесообразно использовать для заполнения структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1 (ИнфПолФХЖ1)" таблицы 5.10 и "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 3 (ИнфПолФХЖ3)" таблицы 7.6 приказа от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@;
• при формировании корректировочного счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры совместно с документом, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (далее - уведомление), а также отдельно уведомления нудно применять структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1 (ИнфПолФХЖ1)" таблицы 5.10 приказа от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@;
• при формировании покупателем согласия на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 4 (ИнфПолФХЖ4)" таблицы 7.6 приказа от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@;
• при формировании документа о приемке материальных ценностей целесообразно использовать для заполнения структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1 (ИнфПолФХЖ1)" таблицы 5.7 и "Информационное поле (ИнфПол)" таблицы 7.6 приказа от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@.

ФНС также отмечает, что информация о машиночитаемой доверенности также может быть представлена иным образом, в том числе в соответствии с пунктом 5.1.2 Технологии обмена электронными документами между операторами электронного документооборота.

В учетных решениях «1С:Предприятие 8» необходимые изменения в связи с разъяснениями налогового ведомства о сведениях МЧД в документах ЭДО, будут реализованы. О сроках см. в «Мониторинге законодательства».

Если бухгалтерия - то в 1С, если бухгалтерские новости - то на БУХ.1С, если следить за новостями в телефоне - то в нашем Telegram-канале.