«Комацу СНГ" - дочерняя компания и генеральный дистрибьютор в РФ ведущего японского производителя строительной и горной техники Komatsu. В России работает через сеть дистрибьюторов, в которую входят 14 компаний.
В год компания отправляет дистрибьюторам и получает от них не менее 70 000 документов.
По грубым оценкам, переход с бумажного на электронный документооборот при таких объемах позволит в год сэкономить не менее 4,7 млн руб:
|
Статья издержек |
Руб. |
|
Зарплатная составляющая |
2 000 000 |
|
Расходы на экспресс-доставку документов |
2 500 000 |
|
фРасходы на бумагу |
100 000 |
|
Прочие расходы (картридж, печать, канцтовары) |
100 000 |
|
ИТОГО: |
4 700 000 |
Компания ввела в бизнес-практику обмен электронными заказами, счетами, ТОРГ-12 и счетами-фактурами еще в конце 2011 года. Однако возможность отказаться от их дублирования в бумажном виде появилась только после вступления в силу приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур и книг продаж и покупок (в том числе форматы дополнительных листов книг), а также приказа ФНС от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ России, который утвердил форматы первичных документов - ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).
С 1 августа 2012 года компания прекращает использование этих документов в бумажном виде. В ближайших планах - перевести в электронный вид договоры, акты сверки и прочие документы.
Обмен электронными документами осуществляется непосредственно в программах «1С» -- в «1С:Управление производственным предприятием» в головном офисе «Комацу СНГ» (сторона продавца), в программах «1С:Управление торговлей», «1С:Бухгалтерия 8» и других приложениях на платформе «1С:Предприятие 8», разработанных партнерами «1С», которые установлены у дистрибуторов (сторона покупателя).
В типовых программах для этого используется встроенный функционал «1С-Такском», а в приложениях, разработанных партнерами«1С» эта функциональность добавлена с помощью "1С:Библиотеки электронных документов 8.2" - специальной конфигурации для встраивания функциональности обмена электронными документами в прикладные решения на платформе "1С:Предприятие 8.2".
Среди преимуществ безбумажного документооборота Ольга Куликова, заместитель директора департамента финансов компании «Комацу СНГ», отмечает следующие:
- повышение качества и скорости взаимодействия с контрагентами;
- высокая скорость передачи информации - что особенно важно при работе с удаленными городами;
- снижение издержек на подготовку и подписание документов;
- экономия рабочего времени сотрудников;
- простота в обращении с документацией, ее поиска и хранения;
- перестал расти архив бумажных документов, появилась возможность высвободить соответствующие офисные помещения;
- более высокий уровень контроля исполнительской дисциплины;
- упрощение подбора документов при налоговых проверках, ускорение взаимодействия с налоговыми органами.
В ближайшее время «Комацу СНГ» планирует предложить своим поставщикам также перейти на обмен документами в электронном виде.
Коллегам по отрасли и смежникам, планирующим переходить на электронный документооборот, Ольга Куликова рекомендует:
- использовать решения на платформе «1С:Предприятие 8.2»;
- сформировать рабочую группу из представителей обеих сторон обмена -- поставщика и покупателя;
- включать в рабочую группу как сотрудников ИТ-подразделений, так и сотрудников финансового отдела;
- назначать координатором рабочей группы сотрудника финансовой службы стороны-поставщика - как лицо, наиболее заинтересованное в скорейшем запуске проекта.
|
Портрет компании Компания Komatsu Ltd была основана в Японии в 1921 году. Изначально компания представляла собой строительную мастерскую. Сейчас Komatsu - мировой лидер по производству строительной и горной техники в мире. Komatsu - одна из первых зарубежных компаний, начавших работать в России, а так же недавно открывшей первый сборочный завод в России, г. Ярославле (сентябрь 2010 года, http://komatsu.yar.ru/). Техника Komatsu поставляется в Россию с 1969 года.  
В 2011 году компания Komatsu запустила в Ярославле производство 90-тонных карьерных самосвалов HD785-7 . 
Главный офис ООО «Комацу СНГ»
|
Ольга Куликова, заместитель директора департамента финансов ООО "Комацу СНГ",
приглашает поставщиков своей компании и всех заинтересованных присоединиться к электронному документообороту.
