Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
В письме от 13.04.2015 № 03-03-06/20808 Минфин России рассмотрел вопрос, можно ли в целях налогообложения прибыли расходы, произведенные в иностранном государстве, подтверждать документами, содержащими факсимильную подпись руководителя.
По мнению финансового ведомства, такими документами подтверждать расходы нельзя. Свою позицию Минфин России обосновал следующим. Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" личные подписи лиц, ответственных за оформление операции, являются обязательными реквизитами первичного учетного документа. В частности, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Факсимильная подпись, электронная копия или иным образом воспроизведенная подпись руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не соответствует требованиям Закона № 402-ФЗ.
Поэтому документы с такой подписью не являются оправдательными для целей налогообложения прибыли.
