«1С:Бухгалтерия 8»: как настроить закрытие месяца по расписанию

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версии 3.0.162.17.

Все наши видео на Rutube

Начиная с версии 3.0.158 в «1С:Бухгалтерия 8» можно по заданному расписанию выполнять полное закрытие месяца или только восстанавливать последовательность проведения документов.

Такая возможность полезна как во время отчетной кампании (когда вводится много документов и требуется ежедневно восстанавливать последовательность их проведения), так и для ежедневного закрытия месяца чтобы актуализировать расчеты (например, рассчитать себестоимость продукции).

Для закрытия месяца по расписанию достаточно выполнить настройки автоматического закрытия месяца. Для программ, данные которых хранятся на компьютере пользователя (файловый режим работы), дополнительно требуется, чтобы эти программы были открыты для обработки в запланированное время.

Настройки закрытия месяца по расписанию доступны из формы Проведение документов (раздел Администрирование - Настройки программы) в группе реквизитов Автоматическое закрытие месяца. Если в программе ведется учет по одной организации, то в данной группе реквизитов следует установить переключатель в положение Включено, а затем перейти по гиперссылке Настройки автоматического закрытия месяца в одноименную форму.

По умолчанию закрытие месяца выполняется ежедневно в ночное время. Пользователь может не только поменять время закрытия, но и указать для этого определенные дни месяца (например, с 25 по 31 число каждого месяца).

Для перехода к дополнительным настройкам в форме Настройки автоматического закрытия месяца следует развернуть группу реквизитов Расширенные настройки. В качестве расширенных настроек используются переключатели Выполнять и Разрешено изменять.

Переключатель Выполнять: можно установить в одно из положений:

• Полное закрытие месяца (установлен по умолчанию). В этом случае по заданному расписанию будет выполняться перепроведение документов и регламентных операций каждого незакрытого месяца, включая текущий;
• Только перепроведение документов. В этом случае по заданному расписанию будет выполняться только восстановление последовательности. Регламентные операции закрытия месяца будут пропускаться и их потребуется закрывать вручную.

Переключатель Разрешено изменять: можно установить в одно из положений:

• Действующий отчетный период (квартал) (установлен по умолчанию). При такой настройке, например, III квартал будет закрываться до 25 октября включительно, а после 25 октября будет закрываться только IV квартал;
• Только <указанное значение> предыдущих месяцев. В этом случае будет закрываться указанное количество предыдущих месяцев, включая текущий. При нулевом значении (установлено по умолчанию) будет закрываться только текущий месяц.

В настройках предусмотрена динамическая подсказка, которая анализирует текущее состояние учета и сообщает о том, какие шаги предпримет программа в момент запуска. Например, состояние учета требует закрыть август, при этом пользователь разрешил изменения только с сентября. В этом случае программа сообщит о невозможности выполнения закрытия месяца и укажет причины.

Помимо всех указанных ограничений, программа также анализирует наличие даты запрета изменения данных в бухгалтерском учте. Например, в октябре, требуется выполнить закрытие месяца, начиная с сентября (то есть в разрешенном диапазоне дат), но в программе установлена дата запрета изменения на 30 сентября. В таком случае программа не выполнит закрытие месяца т.к. сентябрь подпадает под дату запрета изменений. Таким образом, даты запрета изменения данных имеют приоритетное ограничение.

Если в одной программе ведется учет по нескольким организациям, то поддерживается два варианта настройки закрытия месяца по расписанию:

• По всем организациям. В этом случае настройки закрытия месяца по расписанию будут общими, переход к которым осуществляется по гиперссылке Настройки автоматического закрытия месяца;
• По отдельным организациям. В этом случае автоматическое закрытие выполняется по отдельным организациям со своими настройками, при этом потребуется включить автоматическое закрытие месяца хотя бы для одной организации. Для этого следует перейти по гиперссылке Настройки автоматического закрытия месяца, выбрать организацию из списка и установить для нее тумблер в положение Выполнять закрытие месяца. После этих действий для указанной организации станут доступны настройки закрытия месяца по расписанию.

Отчет о выполнении закрытия месяца, в том числе отчет об ошибках, возникших при выполнении регламентных операций, доступен в форме Закрытие месяца по кнопке Отчеты.