Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.82.24.
Организация может выдавать сотрудникам наличные денежные средства под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей (ТМЦ), в том числе для их предварительной оплаты.
Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам с юридическим лицом, то в рамках одного договора эта сумма не может превышать 100 000,00 руб. (Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).
Произведенные расходы работник подтверждает авансовым отчетом по унифицированной форме № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55) или по форме, утвержденной организацией.
К авансовому отчету прилагаются первичные документы, подтверждающие факт хозяйственной жизни и содержащие обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):
- если аванс был выдан для приобретения ТМЦ, нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, кассовые чеки и т. п.);
- если аванс был выдан для внесения контрагенту суммы предоплаты товаров (работ, услуг), к авансовому отчету достаточно приложить документ, подтверждающий оплату (чек ККТ).
Авансовый отчет с подтверждающими документами работник предоставляет в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
В «1С:Бухгалтерии 8» для отражения в учете расходов сотрудника организации за счет средств, полученных сотрудником под отчет, служит документ Авансовый отчет (раздел Банк и касса или раздел Покупки).
Информация о ТМЦ, приобретенных подотчетным лицом, указывается на закладке Товары.
Информация о суммах, уплаченных поставщикам (исполнителям) за ранее приобретенные товары (работы, услуги) или уплаченные в качестве предоплаты, указывается на закладке Оплата.
Когда подотчетное лицо вносит предоплату контрагенту в счет последующих поставок ТМЦ, то возникает дебиторская задолженность поставщика перед организацией. При этом подотчетное лицо отчитывается перед организацией документом, подтверждающим внесение предоплаты (например, чеком ККТ с признаком способа расчета «Предоплата 100 %» или «Предоплата») и свою задолженность тем самым погашает.
Дебиторская задолженность поставщика погашается при получении организацией ТМЦ на основании первичных документов поставщика (включающих, в том числе, чек ККТ на полный расчет).
В программе данную операцию следует отражать не через документ Авансовый отчет, а с помощью документа Поступление (акт, накладная) с видом операции Товары (раздел Покупки).
