Какие документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету, оплатив наличными оказанные организации услуги?

Полагаем, что сотрудник действовал от имени вашей организации на основании выданной доверенности, поскольку работник, не имеющий доверенности организации, при расчетах выступает как частное лицо. Услуги, оказанные вашей организации, получены.

Подотчетному лицу следует приложить к авансовому отчету следующие документы:

1. Документ, подтверждающий факт оплаты оказанных (полученных) услуг.

В случае оплаты вашей организацией (через подотчетное лицо) выполненных услуг наличными денежными средствами подтверждением получения наличных денежных средств должен быть кассовый чек, который формируется в кассовом аппарате исполнителя услуг.

Обращаем внимание, в общем случае согласно пункту 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон № 54-ФЗ) при получении наличных денежных средств в т. ч. и за оказание услуг организациями и индивидуальными предпринимателями, обязательно применение контрольно-кассовой техники, включенной в государственный реестр.

Однако организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками ЕНВД), для отдельных видов деятельности, не подпадающих под действие пунктов 2 и 3 статьи 2 Закона № 54-ФЗ, при осуществлении деятельности, установленной пунктом 2 статьи 346.26 НК РФ, могут не применять контрольно-кассовую технику при получении наличных денег, если по требованию покупателя выдают документ, содержащий следующие сведения:

· наименование документа;

· порядковый номер документа, дату его выдачи;

· наименование для организации и фамилию, имя, отчество для индивидуального предпринимателя;

· ИНН;

· наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров, выполненных работ, оказанных услуг;

· сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами или с использованием платежной карты, в рублях;

· должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Говоря иными словами, для принятия в целях исчисления УСН расходов вашей организации необходимо иметь:

· в общем случае - чек ККТ от контрагента (выданный сотруднику при оплате выполненных услуг);

· в частном случае (при применении контрагентом режима ЕНВД) - документ, выданный по требованию вашей организации, содержащий обязательные сведения.

2. Документ, подтверждающий факт получения вашей организацией услуг.

При оказании услуги оформляется первичный документ – двусторонний акт, свидетельствующий об оказании оговоренного объема услуг (услуга не имеет материально-вещественного воплощения, соответственно подтвердить факт оказания услуги в объеме, предусмотренном договором, и по установленной цене следует актом). Документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Что касается вопроса о том, обязательно ли представлять договор, то по нашему мнению наличие договора не обязательно.

По нормам гражданского законодательства (гл. 28 части первой ГК РФ) договор считается заключенным, если одна сторона сделала предложение, а другая сторона совершила действие по исполнению указанных в этом предложении условий (такие как отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т. п.).

Обращаем внимание, что согласно пункту 6 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов», действующему в настоящее время, наличные расчеты в валюте РФ между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Говоря иными словами, если сумма по договору между вашей организацией и контрагентом превышает 100 000 рублей, то все расчеты по договору должны производиться в безналичном порядке.

О том, как удерживать задолженность по подотчетным суммам в «1С:Предприятии» - см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах “1С”» раздела «Кадры и оплата труда» в информационной системе 1С:ИТС