Можно ли расходы на изготовление визиток (которые выдаются сотрудникам) включить в налогооблагаемую базу по прибыли? Можно ли принять к вычету НДС?

С введением в действие главы 25 НК РФ основными критериями признания затрат для целей налогообложения является их обоснованность и документальное подтверждение, а также отсутствие прямых запретов по их отнесению в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу, установленных статьей 270 НК России.

Подтверждая обоснованность понесенных расходов на изготовление визитных карточек, т. е. их целесообразность и необходимость для осуществления предпринимательской деятельности, следует учитывать, что визитные карточки:

• являются признанным средством делового общения;
• содержат, как правило, персонифицированную информацию о физическом лице (сотруднике), в том числе фамилию, имя и отчество, должность, название организации (холдинга, корпорации) и контактные телефоны, т. е. сведения нерекламного характера;
• изготавливаются исключительно для выполнения работниками своих служебных обязанностей;
• выдаются только тем работникам, в должностные обязанности которых входит необходимость поддержания деловых контактов с представителями других субъектов предпринимательской деятельности.

Таким образом, для подтверждения обоснованности расходов на изготовление визитных карточек руководителю организации следует издать приказ в отношении обеспечения определенного круга работников визитными карточками, а также определить информацию, подлежащую размещению на визитках, и цель их использования с учетом должностных инструкций.

Для документального подтверждения понесенных расходов по изготовлению визитных карточек необходимы договор (наряд-заказ) на разработку макета (макетов) визитной карточки и их полиграфию, а также первичный документ, подтверждающий факт исполнения указанного заказа. Таким документом может являться акт приема-передачи (накладная) с указанием количества и вида изготовленных визитных карточек.

Вопрос обоснованности таких расходов рассматривался ФАС Московского округа (Постановление от 13.10.2006 по делу № КА-А40/8892-06). В ходе рассмотрения указанного дела налоговый орган не смог опровергнуть следующие утверждения налогоплательщика:

• расходы на изготовление визитных карточек произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
• налоговое законодательство не содержит специальных требований по отражению визитных карточек в учете, в том числе не обязывает их учитывать как материалы;
• налогоплательщик самостоятельно определяет целесообразность выдачи визитных карточек.

Данные обстоятельства позволили обществу подтвердить обоснованность и документальное подтверждение расходов на изготовление визитных карточек, и, соответственно, уменьшить налогооблагаемую базу на сумму понесенных затрат.

Суммы НДС, предъявленные изготовителями визитных карточек, при наличии правильно оформленного счета-фактуры подлежат вычету в общем порядке, установленном НК РФ.