О документах для подтверждения расходов на аренду помещения

Какими документами можно подтвердить расходы арендатора на аренду помещения, если заключенный договор представления счетов на оплату и составления акта выполненных работ не предусматривает? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Дмитрий Гусихин и Вячеслав Горностаев.

К аренде нежилых помещений применяются требования ГК РФ, предусмотренные для аренды зданий и сооружений (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 01.06.2000 № 53).

То есть договор аренды нежилого помещения должен предусматривать размер арендной платы. При отсутствии согласованного сторонами в письменной форме условия о размере арендной платы договор аренды нежилого помещения считается незаключенным (п. 1 ст. 654 ГК РФ).

При этом, если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).

То есть, заключив договор аренды нежилого помещения, стороны договора определяют и сумму ежемесячной арендной платы.

Согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом расходы в виде арендных платежей учитываются для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть указанные расходы должны быть экономически оправданы, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ при применении метода начисления датой осуществления расходов в виде арендных платежей признается одна из дат:

- дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

- дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

- последнее число отчетного периода.

Организация может выбрать один из трех предложенных в пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ способов признания расходов в виде оплаты сторонним организациям за предоставленные ими услуги и закрепить его в учетной политике (письма Минфина России от 29.08.2005 № 03-03-04/1/183, УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 № 16-15/080966).

При этом для целей налогообложения сдача имущества в аренду является оказанием услуг, т.к. результаты такой деятельности не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ).

Соответственно, если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора и, следовательно, у организаций есть основание для включения в состав налоговой базы по налогу на прибыль сумм доходов от реализации такой услуги (арендодатель) и расходов в связи с потреблением услуги (арендатор) (письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061162, от 26.03.2007 № 20-12/027737, ФНС России от 05.09.2005 № 02-1-07/81).

Кроме того, глава 34 ГК РФ, регулирующая правоотношения по договору аренды, не требует от арендатора и арендодателя ежемесячного подтверждения исполнения сторонами своих обязательств по договору аренды путем составления актов. Таким образом, ежемесячного составления актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей, если иное не вытекает из условий договора, не требуется (письма Минфина России от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742).

В рассматриваемой ситуации условиями договора аренды также не предусмотрено и выставление счетов на оплату (предоплату).

При этом выставление счета на оплату не является обстоятельством, с которым закон или договор о возмездном оказании услуг связывают возникновение обязательства заказчика по оплате услуг (постановление ФАС Московского округа от 20.12.2012 № Ф05-14578/12 по делу № А40-10258/2012).

Кроме того, расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений главы 25 НК РФ, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Соответственно, выставление либо невыставление счетов на оплату, само по себе не приводит к возникновению каких-либо налоговых обязательств.

Подведем итоги. Итак, для подтверждения расходов на аренду помещения необходимы следующие документы: заключенный договор аренды, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. При этом для подтверждения правомерности признания расходов составление ежемесячных актов об оказанных услугах и счетов на оплату (предоплату) не требуется, если только их составление прямо не предусмотрено договором аренды.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.