Возможны ли штрафные санкции со стороны контролирующих органов, если сотрудник получает подотчет наличные, не отчитавшись по предыдущим полученным суммам?

В соответствии с требованиями пункта 4.4 Положения ЦБР от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»:

• подотчетное лицо в срок, не превышающий 3 рабочих дней после истечения срока, на который они выданы, обязано предъявить бухгалтерскому работнику авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
• выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Срок, на который можно выдавать деньги под отчет, законодательно не органичен. Это означает, что ваша организация имеет право самостоятельно определить и закрепить во внутреннем документе (например, в приказе) срок, на который подотчетным лицам выдаются денежные средства. При этом установленный срок должен быть разумным. Поскольку денежные средства под отчет выдаются на определенные цели, указанные в заявлении на выдачу денежных средств, например, на приобретение необходимых организации материалов или товаров, то и срок, на который выдаются денежные средства, должен быть достаточным для того, чтобы подотчетное лицо успело приобрести эти материальные ценности.

Следовательно, организация не может выдать наличные деньги под отчет в случае, когда работник не отчитался по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Налоговые органы могут применить штрафные санкции к вашей организации по статье 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций.

За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций статья 15.1 КоАП РФ устанавливает административную ответственность в виде наложения административного штрафа:

∙ на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей;

∙ на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Кроме того, в данном случае налоговый орган может попытаться доначислить НДФЛ, пени и штрафы по нему, рассматривая данные суммы как доход физического лица. Арбитражная практика указывает, подотчетные средства, вовремя не возвращенные работником, не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ, поскольку указанные средства выдаются работнику на определенные цели, принадлежат организации и в его собственность не переходят (постановления ФАС Московского округа от 16.06.2010 № КА-А40/5879-10-3 и от 11.11.2009 № КА-А41/11723-09).

В вашей ситуации организация может выдать сотрудникам корпоративные карты. Сотрудники смогут рассчитываться корпоративной картой в безналичном порядке, а также при необходимости снимать с нее наличные денежные средства.

Получить полезную информацию об административной ответственности можно в справочнике «Административная ответственность» раздела «Юридическая поддержка» на сайте 1С:ИТС