Рассмотрим 2 случая - когда физическое лицо, получившее доход в натуральной форме, не является сотрудником организации и когда является.
Физическое лицо (не сотрудник организации) получил доход в натуральной форме (например, за него перечислили деньги за аренду квартиры), и никаких других доходов в денежной форме не было
Факт получения физлицом (не сотрудником) дохода в натуральной форме следует отразить в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» для того, что бы при формировании отчета 2-НДФЛ подать в ИФНС сведения о доходах.
Для этого предназначен документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН, закладка НДФЛ: доходы и налоги. Исчисление налога для физических лиц-не договорников и не сотрудников в программе не предусмотрено. Но указать сумму исчисленного и удержанного налога (для того, чтобы впоследствии получить корректный отчет) нужно на закладке НДФЛ по ставке 13%.
Перечислить сразу же за него и НДФЛ организация не может. Ведь это опять будет доходом в натуральной форме. Если сотрудник внесет деньги в кассу и попросит перечислить за него НДФЛ, то налоговый агент-организация, конечно же, может это выполнить. При этом указать уплату налога следует в этом же документе на закладке НДФЛ удержанный.
Если физическое лицо не внесет денег в кассу, то у организации просто не будет возможности удержать налог, и по окончании налогового периода, в срок до 31 января, налоговый агент подает сведения в ИФНС по форме 2-НДФЛ о невозможности удержания НДФЛ.
Если сотрудник был принят на работу по трудовому договору или по договору подряда, то исчисление налога на доход в натуральной форме произойдет автоматически после проведения документа Начисление зарплаты работникам организации. Уплата также зарегистрируется автоматически, если установлен флаг При исчислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный в настройке параметров учета (меню Сервис - Параметры учета, закладка Расчет зарплаты). При этом, если других доходов у сотрудника не было, и на самом деле удержать НДФЛ возможности не было, то у физлица образуется задолженность по взаиморасчетам с организацией. Этот случай надо отследить. Возможно два варианта развития событий:
- либо сотрудник внесет необходимые для перечисления налога денежные средства в кассу (документ Приходный кассовый ордер),
- либо, пользуясь документом Корректировка записей регистров накопления, придется скорректировать у этого работника состояние регистра накопления НДФЛ расчеты с бюджетом, установив вид движения - «расход» и сумму налога с минусом. Помимо этого, в данном случае необходимо откорректировать регситр накопления Взаиморасчеты с сотрудниками организации. Важно, чтобы при занесении сведений даты и суммы точно соответствовали корректируемой записи. Вид движения Приход, сумма налога - с плюсом, поля характер выплаты и способ выплаты оставляем незаполненными (аналогично имеющейся записи в регистре). Документ проводим. Обратите внимание - Если возникнет потребность отменить выполненную корректировку записей регистра, то недостаточно пометить на удаление документ корректировки. Нужно выполнить удаление всех помеченных объектов.
В последнем случае по окончании налогового периода, в срок до 31 января, налоговый агент подает сведения в ИФНС по форме 2-НДФЛ о невозможности удержания НДФЛ.
