«1С:Бухгалтерия 8» или «1С:Бухгалтерия НКО 8»: в какой программе удобнее вести учет некоммерческой организации

Ведение бухгалтерского и налогового учета в некоммерческих организациях сопряжено с рядом особенностей (целевое финансирование, учет членских взносов и т.д.). Специфика НКО часто требует нестандартных решений, выходящих за рамки типовой «1С:Бухгалтерии 8». Конфигурация «1С:Бухгалтерия НКО 8» предлагает ряд преимуществ, существенно упрощающих работу бухгалтера в некоммерческом секторе.

Загрузка банковских выписок 

Источники финансирования НКО – пожертвования, гранты, субсидии, членские взносы и другие безвозмездные поступления. Все эти средства относятся к целевому финансированию. В бухгалтерском учете такие суммы учитываются на счете 86 «Целевое финансирование». Чаще всего средства целевого финансирования некоммерческие организации получают на расчетный счет. 

Загрузка банковских выписок в «1С:Бухгалтерии 8»

В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» поступление целевого финансирования на расчетный счет организации оформляется документом Поступление на расчетный счет (раздел Банк и касса – Банковские выписки). Документ можно создать вручную по кнопке Поступление или загрузить файл из клиент-банка через меню Еще – Обмен с банком. В программе нет специального вида операций для целевого финансирования. В результате при загрузке выписки все целевые поступления отражаются как оплата от покупателей (с видом операции Оплата от покупателя). 

Система формирует проводки на счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и присваивает им вид договора С покупателем (см. рис. 1).

Рис. 1. Отражение поступлений в банковской выписке в «1С:Бухгалтерии 8»

Программа классифицирует целевые поступления как доходы от реализации и включает их в налогооблагаемый доход организации. В дальнейшем это потребует кропотливого отслеживания данных в декларации и Книге учета доходов и расходов (КУДиР).

Поэтому следующий этап – вручную исправить данные в каждом документе. Для этого нужно отменить проведение документа и вручную внести необходимые корректировки (рис. 2). Вид оплаты Оплата от покупателя заменить на Прочее поступление, тип договора С покупателем заменить на Прочее, а в поле Доходы УСН вручную исправить на ноль – целевые поступления не облагаются налогом.

Рис. 2. Корректировка документа «Поступление на расчетный счет» в «1С:Бухгалтерии 8»

После внесения правок в загруженные из клиент-банка документы необходимо сверить остаток по выписке на конец дня. В документах может быть неверно указан счет учета или не исправлены другие поля – ручное исправление данных всегда сопряжено с риском ошибок.

Загрузка банковских выписок в «1С:Бухгалтерии НКО 8»

В программе «1С:Бухгалтерия НКО 8» загрузка банковских выписок также осуществляется через раздел Банк и касса – Банковские выписки (кнопка Загрузить или Еще – Обмен с банком). Но, в отличие от типовой «1С:Бухгалтерии 8», программа автоматически распознает целевые поступления и отражает их с видом операции Целевое финансирование (на счетах 86.01 или 76.51). Можно сразу указать Основание финансирования при поступлении средств (рис. 3), чтобы в дальнейшем верно отразить их расходование.

Рис. 3. Поступление на расчетный счет в «1С:Бухгалтерии НКО 8»

Учет расходов

Для отражения расходов на покупку работ или услуг у сторонних организаций используется документ Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции Услуги (акт, УПД).

Рис. 4. Поступление услуг в «1С:Бухгалтерии 8»

Когда некоммерческая организация ведет деятельность по нескольким направлениям, нужно вести раздельный учет расходов. Чтобы контролировать эффективность каждой программы и в дальнейшем отчитаться перед донорами о целевом использовании средств, необходимо сразу в первичных документах указывать, к какому направлению деятельности относится расход.

Учет расходов в «1С:Бухгалтерии 8» 

Организовать учет по направлениям деятельности в «1С:Бухгалтерии 8» на счетах учета затрат можно с помощью отдельных статей затрат для каждого направления. Например, «Трансфер до места проведения Спартакиады», «Трансфер до места проведения спортивного мероприятия» и т.д. Когда статей много, бухгалтеру сложно найти нужную, что увеличивает риск ошибок.

Если справочник Статьи затрат не настроен должным образом, распределение расходов по направлениям деятельности становится очень трудоемким процессом. У бухгалтеров возникает необходимость распределять расходы вручную или в сторонних программах, например, Excel. Чтобы сэкономить время, некоторые бухгалтеры сразу отражают расходы по счету 86, не используя промежуточные счета учета затрат (20, 26).

Рис. 5. Пример организации справочника «Статьи затрат» в «1С:Бухгалтерии 8» (по аналогии со статьями «Отчета о целевом использовании средств»)

Учет расходов в «1С:Бухгалтерии НКО 8» 

В «1С:Бухгалтерии НКО 8» учет затрат сразу организован по направлениям деятельности, при этом статьи затрат для всех направлений деятельности едины (рис. 6).

Рис. 6. Пример организации учета затрат в «1С:Бухгалтерии НКО 8»

Кроме того, в программе можно сразу отразить использование целевых средств, если известно, из каких источников финансируются расходы. Для этого достаточно указать Основание финансирования прямо в первичном документе (рис. 7).

Рис. 7. Поступление услуг в «1С:Бухгалтерии НКО 8»

Учет расходов на оплату труда 

Для отражения расходов на оплату труда используется документ Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Все начисления).

Учет расходов на оплату труда в «1С:Бухгалтерии 8»

В «1С:Бухгалтерии 8» все начисления отражаются общей суммой на счете 26 с аналитикой по статьям затрат. Распределять затраты на оплату труда по направлениям деятельности бухгалтерам приходится вручную (рис. 8). Если один и тот же сотрудник занят сразу по нескольким направлениям деятельности, это усложняет и без того трудоемкую задачу.

Рис. 8. Распределение зарплаты по направлениям деятельности в «1С:Бухгалтерии 8»

Учет расходов на оплату труда в «1С:Бухгалтерии НКО 8»

В программе «1С:Бухгалтерия НКО 8» можно сразу отразить использование целевых средств при начислении зарплаты, если заранее известно, из каких источников финансируются расходы. Для этого достаточно указать Основание финансирования в документах начисления. 

После проведения документа Начисление зарплаты программа автоматически сформирует проводки по отражению затрат на 86 счете в разрезе Оснований финансирования, а также использованию целевого финансирования для покрытия этих затрат. Распределять затраты вручную не требуется. Останется только свериться в конце месяца с Шахматкой расходов. 

Также Основание финансирования можно указать в других документах – при начислении отпускных, больничных, выплат по договорам подряда.

Рис. 9. Распределение зарплаты в «1С:Бухгалтерии НКО 8»

Компенсация расходов волонтерам

Некоммерческие организации часто привлекают волонтеров. Несмотря на то, что труд волонтеров осуществляется безвозмездно, закон позволяет возмещать им расходы, связанные с выполнением волонтерской работы (например, подтвержденные расходы на проезд, проживание, питание, связь, материалы и другие согласованные затраты, напрямую связанные с волонтерской деятельностью).

Отражение расходов волонтеров в «1С:Бухгалтерии 8»

В программе «1С:Бухгалтерия 8» нет специального документа для отражения расходов волонтера. Для учета расходов можно использовать документ Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции Услуги (акт, УПД) (раздел Покупки – подраздел Покупки), рис. 10.

Рис. 10. Отражение расходов волонтера в «1С:Бухгалтерии 8»

По умолчанию в документе в поле Расчеты указаны счета 60.01 и 60.02 – счета расчета с поставщиками. Волонтеры не являются ни поставщиками, ни сотрудниками организации, поэтому для расчетов с ними можно использовать счет 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Чтобы изменить счета учета, нужно щелкнуть по ссылке в поле Расчеты.

После введения всех расходов необходимо выплатить компенсацию. При перечислении средств на карту волонтеру нужно создать Платежное поручение (раздел Банк и касса – Платежные поручения) и отправить его в банк на оплату. После того, как банк спишет средства и предоставит выписку, будет создан (или загружен из клиент-банка) документ Списание с расчетного счета (раздел Банк и касса – Банковские выписки), рис. 11.

Также волонтеру можно возместить расходы наличными через кассу – для этого оформить документ Выдача наличных (раздел Банк и касса – Кассовые документы).

Рис. 11. Компенсация расходов волонтеру через банк в «1С:Бухгалтерии 8»

Отражение расходов волонтеров в «1С:Бухгалтерии НКО 8»

В программе «1С:Бухгалтерия НКО 8» для отражения расходов волонтеров предусмотрен специальный документ Компенсация расходов волонтеру (раздел Деятельность). В отличие от документа Услуги (акт, УПД), в нем, кроме расходов, можно сразу указать Основание финансирования и Направление деятельности. 

Сразу из этого документа можно компенсировать расходы волонтеру. Для этого на верхней панели необходимо нажать на кнопку Выплатить и выбрать вариант выплаты – наличными деньгами или перечислением на банковскую карту (рис. 12).

Рис. 12. Компенсация расходов волонтерам в «1С:Бухгалтерии НКО 8»

Закрытие месяца

Процедура по закрытию месяца служит завершающим этапом учетного цикла. Она включает в себя выполнение комплекса регламентных операций, которые обеспечивают корректное формирование финансовой отчетности. Так, в состав обработки входит регламентная операция по закрытию счетов 20, 23, 25, 26, 28 и 29 (раздел Операции – Закрытие месяца). 

Закрытие месяца в «1С:Бухгалтерии 8»

Стандартный механизм программы «1С:Бухгалтерия 8» автоматически закрывает 20-е счета на счет реализации (счет 90), что соответствует учетной политике большинства коммерческих организаций. Закрытие счетов затрат, связанных с целевым финансированием, на счет учета целевого финансирования (счет 86) в программе не автоматизировано и требует ручной корректировки или специальной доработки.

Поэтому, после выполнения регламентной операции Закрытие счетов 20, 23, 25, 26, 28 и 29, необходимо вручную исправить данные в каждой проводке. Для этого нужно щелкнуть по гиперссылке Закрытие счетов 20, 23, 25, 26, 28 и 29 и выбрать Показать проводки. В открывшейся форме Движения документа следует установить флажок Ручная корректировка и заменить счет 90.02.1 на счет 86.02 (рис. 13) по расходам от некоммерческой деятельности.

Сохранить изменения можно по кнопке Записать и закрыть. Если все операции в составе обработки Закрытие месяца выполнены, то после корректировки необходимо повторно выполнить регламентную операцию Закрытие счетов 90, 91.

Рис. 13. Корректировка регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26, 28 и 29» в «1С:Бухгалтерии 8»

Закрытие месяца в «1С:Бухгалтерии 8»

В программе «1С:Бухгалтерия НКО 8» при выполнении регламентной операции по закрытию счетов 20, 23, 25, 26, 28 и 29 (раздел Операции – Закрытие месяца) собранные на счетах затрат расходы автоматически списываются на субсчета счета 86.02, сохраняя аналитику по направлениям деятельности (рис. 14).

Рис. 14. Регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26, 28 и 29» в «1С:Бухгалтерии НКО 8»

Сметы и кассовый метод

Неотъемлемым документом любой некоммерческой организации является смета. В программе «1С:Бухгалтерия 8» сметный функционал отсутствует. Чтобы составить смету, придется использовать сторонние программы, например, Excel (рис. 15). Если в организации несколько направлений деятельности и много статей расходов, это трудоемкая работа.

Рис. 15. Составление сметы в Excel

Получая деньги от доноров, некоммерческие организации должны потом отчитаться за них. Часто доноры требуют отчет по кассовому методу, то есть по факту потраченных денег. Поэтому некоммерческим организациям удобнее сразу планировать свои расходы кассовым методом. В программе «1С:Бухгалтерия НКО 8» помимо обычного способа планирования (методом начисления) имеется возможность составлять смету кассовым методом.

По умолчанию в программе создается смета методом начисления (раздел Деятельность – Сметы), рис. 16.

Рис. 16. Составление сметы методом начисления в «1С:Бухгалтерии НКО 8»

Чтобы составить смету кассовым методом, нужно включить дополнительную функциональность (раздел Главное – Функциональность). После этого открыть подраздел Сметы (в разделе Деятельность) и по кнопке Создать выбрать пункт Смета кассовым методом (рис. 17).

Рис. 17. Составление сметы кассовым методом в «1С:Бухгалтерии НКО 8»

Отчеты донорам

В программе «1С:Бухгалтерия 8» нет специальных отчетов для финансовых доноров. Отчитаться за потраченные средства можно с помощью сторонних программ, например, Excel (рис. 18). Для получения данных можно использовать Оборотно-сальдовую ведомость по счету, Карточки счета, банковские выписки и т.д.

Рис. 18. Распределение затрат и отчетность донору в Excel

В программе «1С:Бухгалтерия НКО 8» все необходимые отчеты структурированы и доступны в одном месте (раздел Деятельность – Отчеты). Это существенно экономит время и снижает вероятность ошибок. Так, в программе предусмотрен целый ряд отчетов, которые не только представляют анализ использования средств по Основаниям финансирования, но и дают возможность раскрыть расходы по Направлению деятельности более детально, чего нельзя сделать в Excel (рис. 19). При этом отчитаться перед донором можно как стандартным методом начисления, так и кассовым методом.

Рис. 19. Возможности «Отчета об использовании целевых средств» в «1С:Бухгалтерии НКО 8»

Бухгалтерская и налоговая отчетность

Регламентированная отчетность в программе «1С:Бухгалтерия 8» ориентирована на коммерческие организации и не учитывает специфику некоммерческой деятельности.   Некоммерческие организации в пассиве Бухгалтерского баланса вместо уставного капитала указывают Фонд недвижимого и особо ценного движимого имущества и иных целевых фондов. Чтобы в балансе появилась эта строка, в типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» надо на этапе создания отчета установить флажок Баланс некоммерческой организации. 

Отчет о целевом использовании средств, который является обязательным для всех некоммерческих организаций, в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерии 8» автоматически не заполняется.

В программе «1С:Бухгалтерия НКО 8» бухгалтерская отчетность заполняется автоматически, с учетом всех особенностей некоммерческих организаций. 

Налоговая отчетность НКО также имеет свои особенности. Так, например, некоммерческие организации заполняют раздел 3 декларации по УСН «Отчет о целевом использовании имущества». В «1С:Бухгалтерии 8» в декларации по УСН (раздел Отчеты – Регламентированные отчеты) по кнопке Заполнить автоматически заполняется титульный лист и первые два раздела отчета. Третий раздел остается незаполненным – его приходится заполнять вручную (рис. 20).

Рис. 20. Заполнение раздела 3 Декларации по УСН в «1С:Бухгалтерии 8»

В «1С:Бухгалтерии НКО 8» по кнопке Заполнить автоматически заполняются все разделы, включая третий (рис. 21), остается только сверить данные с Шахматкой расходов.

Рис. 21. Заполнение раздела 3 Декларации УСН в «1С:Бухгалтерии НКО 8»

Какую программу 1С выбрать некоммерческой организации

Типовая программа «1С:Бухгалтерия 8» – мощный инструмент, и если в НКО преобладает приносящая доход деятельность, то типового решения, скорее всего, будет достаточно. Но для некоммерческих организаций это решение часто требует доработки. 

«1С:Бухгалтерия НКО 8» существенно выигрывает в автоматизации рутинных операций. Программа использует привычные документы и инструменты (банковская выписка, поступление услуг, закрытие месяца, регламентированная отчетность), только они сразу учитывают специфику некоммерческой деятельности. Кроме того, в программе реализованы и специфические документы, которых нет в «1С:Бухгалтерии 8» (компенсация расходов волонтерам, шахматка расходов, сметы).

«1С:Бухгалтерия 8», будучи более универсальной, позволяет вести учет разных организаций и ИП в одной базе данных, что удобно, например, для бухгалтерских аутсорсинговых компаний. Многие привыкли к интерфейсу и функционалу этой программы. Однако переход на специализированное решение для НКО не составит труда, поскольку осуществляется простым обновлением существующей базы данных, что сводит к минимуму риски потери данных и обеспечивает плавный переход на новую систему. 

«1С:Бухгалтерия НКО 8» реализована на базе обычной «1С:Бухгалтерии 8», поэтому освоение новой программы не будет сложным и значительных изменений в рабочих процессах не потребуется.

Таблица. Сравнение решений 1С для НКО

В материале использованы фото: Andrey_Popov / Shutterstock / Fotodom.