Шахматка расходов в «1С:Бухгалтерии некоммерческой организации»

Нередко финансовые доноры устанавливают ограничения на использование средств, направляя их на конкретные проекты. Многие бухгалтеры привыкли использовать для отслеживания этих ограничений таблицы Excel. Теперь отслеживать расходование целевых средств можно непосредственно в программе – с помощью специального инструмента Шахматка расходов, который позволяет:

• визуализировать распределение целевых средств по проектам и направлениям;
• проследить использование средств по каждому донору и проекту;
• отслеживать остатки средств, доступные для использования;
• упростить процесс составления отчетов для доноров;
• свести к минимуму риск ошибок при распределении средств.

По сути шахматка – это таблица, где в столбцах указываются основания финансирования (доноры, гранты), а в строках – направления деятельности НКО, на которые расходуются средства. Ячейки таблицы показывают, сколько средств из каждого источника направлено на конкретное направление деятельности.

Пример

Доступ к шахматке расходов осуществляется из раздела Деятельность или из регламентной операции Закрытие месяца (щелкнуть левой кнопкой мыши по гиперссылке Закрытие счета 86 Целевое финансирование и в выпадающем списке выбрать пункт Открыть Шахматку расходов).

Рис. 1. Шахматка расходов при отсутствии ограничений по расходованию средств

В колонке Поступления целевых средств автоматически заполняются все целевые средства, полученные за этот период.

В строках Расходы целевых средств отражаются все расходы, собранные на счетах 86.02 и 86.11. На 86-е счета они попадают с 20-х счетов в результате закрытия месяца. Расходы на оплату труда при закрытии месяца относятся на отдельный субсчет 86.02.1 и в шахматке выделяются отдельной строкой.

Желтые ячейки – это ячейки, подлежащие распределению. Суммы в желтых ячейках можно редактировать, чтобы разнести поступления по направлениям деятельности.

По колонке Контроль можно проверить правильность распределения целевых средств. Она считается как итоговая сумма расходов по направлению деятельности минус отнесенные целевые средства на это направление деятельности.

Если донор в условиях договора не установил четких ограничений по использованию целевых средств, то в программе можно не устанавливать ограничения по направлениям деятельности (рис. 2) и не делить расходы по донорам (в первичных документах оставлять незаполненным поле Основание финансирования).

Рис. 2. Отсутствуют ограничения в Основании финансирования

Если договор с донором содержит ограничения на использование средств, их можно установить в программе:

Рис. 3. Установка ограничений в карточке «Основание финансирования»

Шахматка учтет это ограничение и распределит средства по указанным направлениям деятельности:

Рис. 4. Шахматка расходов при установлении ограничений Донором 3 в Основании финансирования

Наличие серых ячеек в шахматке говорит о наличии ограничений. Это означает, что тратить средства по этому основанию финансирования можно только на определенное направление деятельности.

Когда в организации много целевых поступлений от разных доноров с разными направлениями использования, возникает необходимость четкого учета расходов по основаниям финансирования.

Например, в нашем примере сотрудник Фонда был отправлен на обучение в рамках проектов «Школа будущего» и «Мастерство педагога», по приезду он отчитался по командировке.

Если средства донора используются на оплату расходов по нескольким направлениям деятельности, важно отслеживать, на какие именно направления тратятся деньги. В этом случае рекомендуем учитывать расходы по основаниям финансирования сразу в первичных документах:

Рис. 5. Авансовый отчет с заполненным основанием финансирования

Если проводилось ручное перераспределение средств в шахматке, то после завершения корректировки шахматку необходимо пересохранить, а затем заново выполнить закрытие 86 счета и остальных регламентных операций по закрытию месяца.

Целевое финансирование предоставляется донорами на безвозмездной основе и обычно не предполагает возврата. Не использованные по назначению средства могут быть возвращены донору или по согласованию с ним продолжать расходоваться в следующем периоде. Если донор не разрешит оставить неиспользованную сумму, то ее придется возвратить. Возврат оформляется документом Списание с расчетного счета с видом операции Возврат целевого финансирования:

Рис. 6. Возврат целевого финансирования

Шахматка учитывает такие возвраты и показывает со знаком минус в разделе поступлений:

Рис. 7. Отражение возврата целевых средств в шахматке расходов

Если донор разрешит оставить средства в распоряжении НКО, их придется включить в состав внереализационных доходов и обложить налогом на прибыль. Это касается и средств, у которых установлен срок использования, – важно успеть потратить их до наступления этого срока. В противном случае с них также придется уплатить налог.

Рис. 8. Расчет авансового платежа по УСН

Если в шахматке остались нераспределенные расходы, то при формировании отчетности программа на это укажет.

Шахматка – удобный инструмент для закрытия 86 счета в программе. С помощью шахматки всегда можно проверить правильность заполнения Отчета о целевом использовании средств (Отчеты – Регламентированные отчеты), входящего в состав бухгалтерской отчетности. Этот отчет программа заполняет автоматически на основании данных по счету 86. Отчет состоит из двух разделов.

Раздел Поступило средств (строки 6210–6250) заполняется в соответствии с указанными видами оснований финансирования.

Раздел Использовано средств (строки 6310–6350) заполняется в соответствии с указанными типами направлений деятельности и видами целевых мероприятий.

Рис. 9. Отчет о целевом использовании средств

В материале использованы фото: GaudiLab / Shutterstock / Fotodom.