Больше, чем просто "договор"

"Договор" "договору" - рознь

При всей своей кажущейся простоте этот "незатейливый", но довольно "вездесущий" справочник Договоры контрагентов, как айсберг, содержит массу довольно важных возможностей, 9 из 10 которых неискушенному пользователю незаметны. Эти возможности могут стать как помощниками в умелых руках, так и препятствиями в работе, если их игнорировать. Попробуем в данной статье разобраться с этими "двумя сторонами одной медали".

Начнем с того, что уже не первое поколение программ "1С" использует в типовой конфигурации комбинацию справочника Контрагенты и подчиненного ему справочника Договоры контрагентов. Изменяется от редакции к редакции только состав реквизитов последнего справочника. Темой данной статьи как раз является справочник Договоры контрагентов.

А был ли "Договор"?

Участвуя в различных внедрениях, автор наблюдала две "крайние" ситуации, с которым сталкивались пользователи при переходе на "1С:Бухгалтерию 8" (назовем старую систему учета, с которой переходят, "прежней").

Если переход осуществляется с "1С:Бухгалтерии 7.7", то он не особенно сложен, ведь у пользователя все же есть знакомые "опорные точки" (о важных нюансах такого перехода расскажем чуть ниже).

Если же переход осуществляется с программы, написанной когда-то внутренней службой ИТ или внешними исполнителями специально для данного предприятия (в обиходе их называют "самописанными"), то нередко в подобных программах такого понятия как "договор контрагента", выраженного как элемент автоматизированной системы, не существует вообще. Это сильно осложняет восприятие "героя" нашей статьи пользователями, потому что в прежней системе вопрос принадлежности, например, платежа тому или иному реальному "бумажному" договору или иному документу-основанию решался зачастую путем ввода текстовой строки. Разумеется, такая форма отражения привязки к реальному договору относилась к числу "неалгоритмизируемых", и обрабатываться могла только в режиме визуального контроля и "крыжения" распечатанных движений по тому или иному счету. С точки зрения эргономики такой способ безнадежно устарел и очевидно является "позавчерашним" днем самого процесса автоматизации бухгалтерской работы. Не говоря уже о такой крайности как ручной "бумажный" учет, в том числе и с помощью табличных редакторов.

Поэтому, если вы планируете переход на "1С:Бухгалтерию 8" с подобных информационных систем - внимательно ознакомьтесь с возможностями ведения справочника Договоры контрагентов в "1С:Бухгалтерии 8" заранее, еще до того, как возникнет вопрос о переносе данных (остатков, начальных сальдо) вашего учета в новую систему!

Старый знакомый с новыми свойствами

"Договор" для пользователей "1С:Бухгалтерии 7.7" - элемент уже значительно более привычный. Поэтому автору неоднократно приходилось наблюдать, как при переходе на "1С:Бухгалтерию 8" опытные "семерочники" машут в его сторону рукой, мол, "а, понятно, это я знаю…". А справочник-то этот "подрос" вместе с самой конфигурацией, он как бы перешел на другой уровень и участвует в решении более серьезных задач, поэтому к его заполнению следует отнестись очень серьезно.

А вот что именно в нем изменилось, что в нем требует повышенного внимания - об этом мы сейчас и поговорим!

Договор "под микроскопом"

"Договор" вообще и "Договор контрагента" на языке "1С"

Первое, что необходимо помнить (и особенно тем, кто впервые соприкасается с программами семейства "1С") - это то, что любые операции по расчетам с контрагентами требуют обязательного указания договора.

Давайте сначала условимся о том, что мы понимаем под "договором". Даже если не затрагивать особенностей применения программы "1С:Бухгалтерия 8", то мы должны говорить:

• о договоре как о самом факте возникновения гражданско-правовых отношений (введем для него обозначение "договор - отношения");
• о договоре как документе (как правило - в бумажной форме, имеющем подписи и/или печати сторон), эти отношения закрепляющем. Обозначим его "договор - документ".

Если добавить терминологию программы, то добавляется термин "Договор контрагента" - по названию справочника, позволяющего отражать факт возникновения "договора - отношения".

Следует понимать, что в контексте работы с программой "1С:Бухгалтерия 8", то есть с программой, предназначенной для отражения именно фактических хозяйственных операций, нас будут интересовать лишь те "договоры - отношения" и/или "договоры-документы", которые повлекли (или должны повлечь) за собой изменение состояния взаиморасчетов одной из собственных организаций с контрагентом - участником договорных отношений.

Теоретически, на стадии заключения договора бухгалтер может и не принимать участия в обсуждении возникающих гражданско-правовых отношений, хотя его участие может быть важно с точки зрения налогового планирования последствий будущих фактических хозяйственных операций. Но эта тема заслуживает отдельной статьи, равно как и обсуждение юридических аспектов заключения договора.

В этой же статье хочется сделать акцент на том, что "договоры-отношения" (как имеющие "договор-документ" в классическом виде, так и имеющие форму простого счета, накладной, а также не имеющие документарной формы вообще, что допускается действующим гражданским законодательством как "устная форма заключения договора") необходимо будет ввести в информационную базу в момент возникновения обязательств при передаче товаров или продукции, оказании услуг или оплаты по этим операциям. То есть сформировать требуемую аналитику - элемент справочника Договоры контрагентов, адекватный содержательной части "договора-отношений". Намеренно подчеркнем - именно содержательной части, а не наименования договора. Почему - об этом далее в статье.

Многоликие договоры

При этом следует учесть еще и огромное разнообразие "договоров-отношений". Перечислим их примерный и обобщенный перечень в виде нумерованного списка с тем, чтобы потом можно было проанализировать возможности справочника Договоры контрагентов со ссылкой на их разновидности.

1. Договоры о намерениях - долгосрочные договоры, в рамках которых могут возникать как целевые (и также долгосрочные) договоры, так и разовые хозяйственные отношения (купли-продажи, поставки оборудования и т.д.). Такие договоры характеризуются тем, что они являются лишь обобщающими, обрамляющими намерения сторон, и не служат источником возникновения обязательств по взаиморасчетам. Отсюда и часто употребляемое их название: "рамочные договоры".
2. Долгосрочные договоры, в рамках которых действия сторон не периодичны, но определены договором (при этом они не привязаны к календарным периодам, таким как месяцы и/или кварталы). Предметом таких договоров могут быть, например, поставка/приобретение товаров, продукции, работ, услуг. Такие договоры характеризуются тем, что состояние взаиморасчетов непериодично и зависит от факта совершения операций сторонами договора (поставки товаров, оказания услуг и т.п., а также платежей по ним), отражаемых первичными документами.
3. Долгосрочные договоры, в рамках которых акты хозяйственной деятельности, операции, расчеты совершаются с некой установленной договором периодичностью (преимущественно - раз в месяц). Такие договоры характеризуются тем, что регулярно ежемесячно возникают обязательства по взаиморасчетам за услуги (например, платежи по услугам аренды, в т.ч. за потребленные коммунальные услуги, по услугам операторов сотовой связи, интернет-провайдеров и т.п.). Причем их ежемесячный размер может быть как фиксированным, так и определяемым по факту потребления услуг (неравномерным от месяца к месяцу).
4. Разовые "договоры-отношения". Они могут быть оформлены в виде выписанного поставщиком организации или покупателю от организации счета на предоплату, платежного поручения, накладной на отгруженный товар, акта об оказании услуг и т. п.

Каждая из этих обобщенных разновидностей оформления договорных отношений может быть по-разному представлена в информационной базе "1С:Бухгалтерии 8". Если гибко использовать возможности справочника Договоры контрагентов, можно значительно повысить пользовательское удобство для тех операторов системы, которые в той или иной мере отвечают за состояние участка взаиморасчетов. Оно выражается в том, что состояние взаиморасчетов можно будет оперативно контролировать с помощью стандартных отчетов, не создавая при этом избыточных проблем тем или иным участкам бухгалтерии (в первую очередь - операционистам участка банка и кассы), что важно для снижения фактора пользовательских ошибок.

Мал реквизит, да дорог

Итак, для начала рассмотрим форму элемента справочника Договоры контрагентов (см. рис. 1)*

Примечание:
* Предполагается, что читатель знаком с основными способами ввода новых элементов в справочники 1С:Бухгалтерии 8.

Рис. 1

Поле Контрагент однозначно определяется владельцем нового элемента. А в зависимости от того, каким путем вы вводите новый договор с контрагентом в информационную базу (непосредственно в справочник или через формируемый документ), поле Организация может быть заполнено "по умолчанию" разными данными*. Поэтому необходимо контролировать соответствие введенных в них данных реальному "договору-отношению" или, что еще точнее, "договору-документу".

Примечание:
* Актуально в случае ведения в "1С:Бухгалтерии 8" многофирменного учета (прим. ред.).

Указатель 1 на рисунке 1 призван акцентировать внимание тех, кто ведет в программе многофирменный учет (учет по нескольким организациям) и у кого "договор-отношение" возникает между двумя организациями, входящими в холдинг. Даже если два экземпляра этого "договора-документа" попадают в руки единственного пользователя информационной базы, то формируются два элемента справочника Договоры контрагентов с "зеркальным" отображением наименований собственной организации и контрагента (для одного из экземпляров одна из собственных организаций будет "Организацией", вторая сторона - "Контрагентом", для другого экземпляра они "меняются местами").

Поле Группа договоров может быть заполнено или оставаться пустым - нюансы работы с иерархиями в этом справочнике мы рассмотрим далее.

Наименование договора. Это поле символьных значений - поле "творчества" пользователей. Как вводить наименования договоров (имея в виду их вышеприведенную систематизацию) - личное дело организации/компании, учет которой ведется в данной информационной базе. Надо ли использовать шаблон ввода (то есть вводить наименование по оговоренным правилам)? Требуется ли указывать только номер договора? Требуется ли указывать краткий смысл договора (например, поставка товаров, поставка продукции, оказание услуг и т. п.)? Все это - вопросы согласования между теми, кто первым вводит элемент справочника Договоры контрагентов в базу и теми, кто будет их использовать! Чем лучше они будут понимать друг друга в этом вопросе, тем меньше ошибок и выше уровень автоматизации процессов (впрочем, это характерно для всех без исключения справочников системы). Например, указание номера договора по согласованному шаблону может помочь в быстром поиске или отборе стандартными инструментами типовой конфигурации.

Указателем 2 на рисунке 1 обозначен один из важнейших реквизитов элемента справочника Договоры контрагентов. Это как раз та самая "малость", которая первоначально не воспринимается всерьез бывшими уверенными пользователями "1С:Бухгалтерии 7.7", переходящими на работу в "1С:Бухгалтерии 8". Однако именно это поле, будучи проигнорированным (а вернее - оставленным со значением, введенным "по умолчанию" самой системой) становится объектом раздражения при работе с некоторыми другими документами, так как является элементом отбора допустимых значений.

Рассмотрим ситуацию на примере.

Допустим, для одного из контрагентов введены три договора, причем Вид договора у каждого из них разный (С поставщиком, С покупателем, Прочее). Для удобства рассмотрения их номера сведены к сочетанию одинаковых цифр (см. рис. 2).

Рис. 2

И для демонстрации встроенных возможностей отбора возьмем документ Платежное поручение.

На рисунке 3 приведен документ с выбранной операцией Оплата поставщику. Следуя по цепочке указателей, можно убедиться, что для отбора в поле Договор алгоритм документа устанавливает в данном случае отбор договоров с видом С поставщиком, причем изменить этот отбор пользователю не дано.

Рис. 3

Соответственно, если пользователь выбирает операцию Возврат денежных средств покупателю, то в этом случае система организует соответствующий отбор по виду договора С покупателем (см. рис. 4).

Отметим попутно, что в двух описанных случаях система отбирает не только договоры по виду С поставщиком и С покупателем, но и оба вида посреднических договоров по торговле - С комиссионером и С комитентом.

Рис. 4

Если договор не касается операций купли-продажи, то в элементе справочника Договоры контрагента следует выбирать вид договора Прочие. В этом случае и операцию документа Платежное поручение необходимо выбрать соответствующую - Прочие расчеты с контрагентами. Тогда система отберет для выбора снова только нужные договоры - с видом Прочие (см. рис. 5). Тогда система отберет для выбора снова только нужные договоры - с видом Прочие.

Рис. 5

На рисунках 3, 4 и 5 не отмечены еще несколько существенных моментов - то, что отборы договоров в списке для выбора проводятся не только по виду договора, но и по паре Организация - Контрагент (владелец договора), а также по выбранной валюте договора, о чем далее будет сказано еще несколько слов.

Таким образом, система помогает пользователю в случае, если у одного и того же контрагента имеются несколько договоров различных видов с различными собственными организациями, учет которых ведется в данной информационной базе - в поле зрения оператора (пользователя-операциониста участка Банк) не попадает лишняя информация. Стоит ли говорить о том, что все это будет работать "как часы" лишь в том случае, когда при вводе соответствующего элемента справочника Договоры контрагентов правильно выбраны все значения полей.

Разумеется, все неверные данные в "1С:Бухгалтерии", вопреки иногда всплывающему мнению, исправимы. Вопрос лишь в том - насколько просто исправимы, сколько времени и сил придется потратить на такое исправление. Например, можно "обойти" проблему с неверно введенным видом договора, выбрав "для скорости" другую операцию того же Платежного поручения (по понятным причинам пример этого "обходного маневра" не приводится). Но в этом случае проблема всплывет, например, в момент оформления поступления, либо напротив - реализации материальной ценности или услуги. И если уже в этот момент захочется, наконец, исправить ошибку - это будет уже несколько более трудоемкое дело, поскольку если Договор контрагента уже введен в проведенный документ, то система, по понятным причинам, блокирует возможность его редактирования.

Выбор варианта взаиморасчетов зависит от вида договора

Для корректного учета взаиморасчетов с контрагентами очень важно правильно выбрать значение в поле Взаиморасчеты ведутся (см. указатель 3 на рис. 1). Система предоставляет возможность выбора из двух вариантов - По договору в целом и По расчетным документам. Вспомним условно-обощающую классификацию договоров, приведенную в подразделе "Многоликие договоры". Очевидно, что выбор второго варианта значения поля наиболее подходит для второй и третьей разновидности договоров, отчасти - для первой, и малоцелесообразен для четвертой. Оставляя за рамками статьи рассмотрение возможностей учета взаиморасчетов по расчетным документам в подробностях, остановимся лишь на одном аспекте.

Учет взаиморасчетов по расчетным документам необходим для того, чтобы видеть информацию о том, какой из документов поступления/отгрузки оплачен или по какому платежному документу зафиксировано поступление или отгрузка товаров, продукции, услуг. Эти данные можно получить из оборотно-сальдовой ведомости по определенным счетам, если в настройках параметров учета установлена возможность ведения таких взаиморасчетов. Однако, выбирая этот, бесспорно, удобный для детализации способ ведения взаиморасчетов, попробуйте не усложнить работу операционистов участка денежных расчетов Банк. Дело в том, что работникам этого участка приходится быть внимательными к немалому числу данных, отражаемых в платежных поручениях. В первую очередь, это сами суммы и платежные реквизиты получателя при отправке Платежным поручением исходящим (представьте последствия ситуации, когда, сконцентрировавшись на выборе документа взаиморасчетов, операционист отправит "кругленькую сумму" не по тому адресу!). А, кроме этого, в поле зрения (и ответственности) операциониста еще и выбор Вида движения денежных средств, и многое другое. Помножьте это на количество банковских документов, оформляемых ежедневно в крупной фирме - и получите довольно ощутимую зону риска!

Если же выбранный операционистом Договор контрагента содержит указание на вид взаиморасчетов по документам, то этот документ будет необходимо указать, иначе Платежное поручение не сможет быть проведено. И хорошо еще, если необходимый документ уже был введен в информационную базу заблаговременно! А если нет? Ведь не секрет, что бухгалтерия только теоретически может похвастаться своевременным, оперативным вводом данных, причем неоперативность только в незначительном числе случаев - вина именно бухгалтерии. Таким образом, при всех "благих намерениях" получение отчетов по взаиморасчетам в разрезе документов может оказаться фактором риска задержки оформления платежа.

Поэтому человеку, вводящему в систему элемент справочника Договоры контрагентов, важно просчитывать не только очевидные, но и скрытые параметры ввода, основанные на организационных особенностях конкретной организации.

Значительно облегчить ситуацию с детализацией взаиморасчетов можно, используя возможность построения иерархии элементов справочника Договоры контрагентов, о чем пойдет речь в финальной части статьи.

Следующий же раздел статьи посвящен еще одному набору полей элемента справочника Договоры контрагентов, так же, как и рассмотренное только что поле, входящих в группу реквизитов Ведение взаиморасчетов. Подробное их рассмотрение необходимо потому, что на практике встречается большое количество ошибок, исходящих из непонимания взаимосвязи нескольких объектов системы и организационного аспекта внедрения.

Как избежать коварства "условных единиц"

В данном разделе речь пойдет о паре реквизитов Договора контрагента - Валюта и Расчеты в условных единицах (на рисунке 1 они обозначены указателем 4).

Очевидные на первый взгляд, на практике они нередко используются так, как их наименование трактует пользователь, хотя это и не вполне соответствует тому, что является, так сказать, "сленгом" программы "1С:Бухгалтерия", причем уже не в первом поколении. В "1С:Бухгалтерии 7.7" такая комбинация реквизитов уже использовалась, и тем более удручает некорректное их использование бывшими "опытными" пользователями этой программы, которые и в "1С:Бухгалтерии 8" повторяют прежние ошибки.

Здесь мы так же будем говорить о договоре в двух его значениях: "договор - отношения" и "договор - документ".

Итак. Реквизит Валюта сам по себе обычно не вызывает никаких проблем. За редчайшим исключением пользователи понимают, что тут следует указать валюту, в которой в "договоре-документе" определена стоимость предмета договора. Однако в "договоре-документе", равно как и в "договоре-отношениях", определение валюты этим не ограничивается. Определяется и валюта платежей, то есть, чем одна из сторон договора будет расплачиваться за полученные товары, продукцию, работы или услуги (ситуацию с бартером как производную от двух встречных потоков отношений купли-продажи в данной статье мы не рассматриваем).

Вот тут в полной мере вступает в свои права "тандем" реквизитов - Валюта и Расчеты в условных единицах.

В этот момент в сознании пользователя начинает "коварным образом" срабатывать одно из значений термина "условная единица" как выразителя того денежного эквивалента, который на памяти российских бухгалтеров нередко выступал "заменителем", суррогатом общепринятых мировых валют, особенно в неспокойное время 90-х, когда кривая изменения курсов мировых валют напоминала кардиограмму больного аритмией сердца (что, увы, повторяется и в наши дни). Тогда так называемая "условная единица" ("У.Е.") выручала своей относительной стабильностью, определяемой сторонами договора. Причем "условными единицами" можно, по сути, назвать и такие специфически определенные сторонами валюты расчетов по договору, как "USD по курсу ЦБ + 5%", "ЕUR по курсу "N-банка" или даже "единица бивалютной корзины". С технической точки зрения (с точки зрения их применения в программе "1С:Бухгалтерия 8") отличие таких валют от "нормальных" будет заключаться лишь в том, что изменения курсов этих "искусственных" валют пользователь должен будет поддерживать вручную, тогда как "нормальные" можно обновлять автоматически.

Таким образом, абсолютно закономерным будет такое, например, заполнение справочника Валюты, какое показано на рисунке 6.

Рис. 6

Автору этой статьи на многочисленных (увы!) примерах пришлось убедиться, что часть пользователей воспринимает флажок Расчеты в условных единицах как определенную принадлежность именно к таким "искусственным" валютам, в результате чего в справочнике Валюты совершенно неправомерно (для данного случая) вводятся такие вот "У.Е.".

А ведь этот флажок несет совершенно иной смысл. И связан он с тем, что "заложено в программу" относительно применения как счетов безналичных денежных расчетов (51 и 52), так и определенных субсчетов расчетов с контрагентами.

Рассмотрим варианты сочетаний значений (состояний) реквизитов Валюта и Расчеты в условных единицах. Их всего три. А. Стоимость договора выражена в рублях - самый простой вариант. Совершенно очевидно, что при этом расчеты по договору не могут производиться в иной валюте, кроме тех же рублей (поэтому флажок Расчеты в условных единицах недоступен). А потому при безналичных расчетах будет использоваться счет 51, причем алгоритмы платежных документов будут проверять соответствие валюты договора счету, выбранному в поле Счет учета (БУ). Ему, в свою очередь, должен соответствовать выбранный расчетный счет организации (см. рис. 7). Кроме того, такой комбинации должны соответствовать те счета учета расчетов с контрагентами, у которых отсутствует в плане счетов признак валютного учета (см. рис. 8). Как настроить такие счета для подстановки "по умолчанию", будет отмечено в конце данной статьи.

Рис. 7

Рис. 8

Б. Стоимость договора выражена в любой валюте, и расчеты по договору также определены в валюте. В этом случае выбирается любая валюта, кроме валюты регламентированного учета (рублей). С той лишь оговоркой, что в этой валюте организация может открыть банковский счет (разумеется, в данном случае совсем уж искусственные "У.Е." вряд ли применимы). С точки зрения платежных документов система проверит соответствие валюты договора Счету учета (БУ) и позволит выбрать в качестве банковского счета только те счета, которые открыты не в рублях (см. рис. 9). А в качестве счетов расчетов с контрагентами следует выбирать счета с признаком валютного учета, для которых в программе определен соответствующий алгоритм расчета - с переоценкой валютных остатков (за исключением полученных или выплаченных авансов) в конце месяца документом Закрытие месяца (см. рис. 10).

Рис. 9

Рис. 10

В. Cтоимость договора назначена в валюте (на этот раз - любой, кроме валюты регламентированного учета, разумеется), а вот платежи по договору предусмотрены как раз в рублях - это как раз тот самый, иногда вызывающий трудности, вариант. Именно и исключительно для такого случая предназначена позиция установленного флага Расчеты в условных единицах! Реакция платежных документов при этом соответствует той, что приведена в варианте А. А вот выбор счетов взаиморасчетов с контрагентами в этом случае должен быть таким, который указан на рисунке 11.

Рис. 11

Контрагенты - по порядку - становись!

Важность использования для расчетов с контрагентами "правильных" (заведомо предусмотренных алгоритмами программы) счетов и субсчетов расчетов с контрагентами трудно переоценить, хотя именно в этой области обычно творится полнейший пользовательский "беспредел". Оно и понятно - именно тут сложнее всего бывает сломать сложившиеся в головах (иногда со времен еще советского бухучета) стереотипы, тем более, что как раз счетов расчетов с контрагентами менее всего коснулись новшества при изменениях планов счетов. Однако принцип "не поступлюсь своими привычками" в данном случае может сыграть ту же роль, что и пренебрежение знанием традиций коренных народов при путешествии в экзотическую страну. Не то, чтобы хотелось сравнить "1С:Бухгалтерию 8" с территорией проживания далекого от цивилизации племени "мумба-юмба", но определенное уважение к тому, что уже заложено в этом экономичном и универсальном типовом решении, как минимум, разумно. Хотя бы для того, чтобы потом до потери спокойствия не искать ответ на вопрос: "Почему же эта чертова программа не переоценила остатки по договору?".

И вот тут мы вплотную сталкиваемся с тем, что является большим достоинством программы. Настраиваемость программы - вот тот "конек-горбунок", приручив которого, можно получать сплошь преимущества и не впадать впоследствии при разборе работы с программой в бесконечную череду традиционных русских вопросов "кто виноват" и "что делать" (особенно, если последний вопрос возникает перед самой сдачей баланса).

Разумеется, в рамках статьи мы уделим внимание лишь той из многочисленных настроек программы, которая относится к рассматриваемой теме - настройке счетов взаиморасчетов с контрагентами. И будем рассматривать ее в свете того, что подавляющее большинство документов программы "1С:Бухгалтерия 8" позволяет самому пользователю вводить и редактировать корреспондирующие счета будущих бухгалтерских проводок.

Эта тема теснейшим образом связывает не только собственно технический аспект задачи внедрения программы "1С:Бухгалтерия 8", но и организационный и психологический аспекты.

Посудите сами. Если, например, вводом документов поступления или реализации ТМЦ или услуг на предприятии занимается именно бухгалтерия - это еще полбеды. Есть надежда, что бухгалтер-операционист или проставит, или проверит введенные проводки на соответствие бухгалтерским "духу и букве".

А если организационно документооборот на предприятии построен так, что такие документы вводят менеджеры, которым бухгалтерский сленг кодов счетов неведом так же, как язык того же племени "мумба-юмба"? Именно для такого случая в настройках пользователя введен флажок Скрывать счета учета в документах!

Да, но вот мы их скрыли для менеджера. И что? Это избавит нас от того, чтобы вводить счета взаиморасчетов вообще?

Отнюдь! Счета придется вводить или даже исправлять, что значительно более трудоемко…

Поэтому лучше всего заранее, до начала ввода первых документов в программу, структурировать справочник Контрагенты (задать требуемую иерархию) и определить для групп контрагентов нужные счета расчетов. Об этом приходится упоминать потому, что уже настроенных даже в чистой новой рабочей информационной базе счетов расчетов может оказаться мало, так как многие бухгалтеры любят использовать не субсчета счетов 60 и 62, а субсчета 76 счета.

Если же учесть, что справочник Контрагенты при ведении многофирменного учета един для использования всеми собственными организациями, то задача настройки регистра Счета учета расчетов с контрагентами становится еще более значимой.

Чтобы не вдаваться в излишние комментарии, автор приглашает вас изучить рисунок 12, на примере которого показано, как можно решить проблему привычного использования счетов. Остается добавить, что такая настройка должна сопровождаться организационными мерами, чтобы операционисты (будь то бухгалтеры или менеджеры) использовали строго определенные папки-группы при работе с определенными категориями контрагентов. Тогда будет с успехом решена задача, обозначенная ранее в статье - правильный выбор субсчетов расчетов с контрагентами при различных вариантах сочетаний валюты договоров и валюты платежа по ним.

Рис. 12

Удобство детализации взаиморасчетов как следствие использования структуры

И последнее, о чем хотелось бы рассказать по теме использования справочника Договоры контрагентов. И в этой, и в предыдущей статье уже упоминалось о том, что договоры-отношения могут быть разными, и даже приводили их условно-обобщающую классификацию.

Если устроить каждому из "договоров-документов" и даже каждому из "договоров-отношений" некий "входной контроль", "сортировку" (хотя бы по четырем условным их разновидностям), то можно получить удивительные результаты по удобству получения итоговых данных.

Давайте рассмотрим несколько примеров.

Если мы имеем договор разновидности 3, для которого характерно наличие общего долгосрочного договора и выписываемых в его рамках ежемесячных, исчисленных по факту, сумм по оказанным услугам, то есть два варианта отражения такого договора. Оба они удобны с точки зрения получения как общих движений и итогов по взаиморасчетам, так и с точки зрения детализации этих взаиморасчетов (скажем, по месяцам).

Один из этих вариантов - использование при вводе нового договора в информационную базу варианта взаиморасчетов по документам. Но выше мы уже обговаривали - этот удобный вариант может привести к трудностям для операционистов участков банковских/кассовых операций. Решить эту проблему "без потерь" может такая организация справочника Договоры контрагентов, при которой основной договор вводится в виде элемента-группы (обобщающего), а документы расчетов за каждый месяц - в виде собственно конечных элементов справочника (см. рис. 13).

Рис. 13

При такой настройке значительно облегчается работа операционистов по банковским операциям (что значительно снижает риск их ошибок), но при этом не теряется возможность получения информации по расчетам в любой - обобщенной и детальной - формах. Рассмотрим ее возможности на примере вариантов настройки стандартного отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету. В том случае, если в настройке (рис. 14) пользователь выбирает тип Элементы, он получает возможность видеть детализированные расчеты по месяцам, если выбирает Только иерархию - он видит лишь общее состояние взаиморасчетов по данному договору в целом. Если же будет выбрана Иерархия, пользователь увидит оба варианта одновременно - и общий, и детализированный.

Рис. 14.

Еще одна "маленькая хитрость" с использованием иерархии справочника Договоры контрагентов поможет справиться с другой, довольно типичной ситуацией.

Мы уже отмечали выше, что "1С:Бухгалтерия 8" позволяет ввести для одного договора лишь один единственный вид договора - С поставщиком, С покупателем и т.д.

Но как быть с ситуациями, когда "договор-документ" имеет двоякий характер? Возьмем, например, договор аренды. Весь договор отражает то, что, например, организация А арендует у контрагента Б некий блок производственных помещений. И в данном случае отношения с Б возникают у А как с поставщиком. Но в тексте договора присутствует отдельный небольшой пункт, который гласит, что если предмет аренды будет нуждаться в ремонте, то арендодатель произведет его собственными силами, после чего выставит арендатору счет на произведенные работы. В данном случае неизбежно возникает встречная ситуация, когда отдельный пункт договора означает другие отношения, в которых Б выступает перед А уже как покупатель.

Как же быть? Ведь соответствующие документы программы просто не позволят выбрать договор вида С поставщиком для отражения реализации услуги!

И тут нам тоже придет на помощь возможность построения иерархического списка.

Весь договор аренды мы можем оформить как элемент-группу (см. рис. 11). А уже внутри этой группы потребуется создать два конечных элемента справочника - отдельно на отношения по виду С поставщиком и отдельно на отношения по виду С покупателем. Таким образом, мы решим и задачу использования штатных документов типовой конфигурации, и задачу детализации взаиморасчетов при получении стандартных отчетов (например, отчета Анализ субконто). Аналогичная схема может быть применена и при договоре, предусматривающем бартерные расчеты.

Рис. 15.