Содержание
Истоки прогресса
Конечно, кто-то вспомнит абак (греческие и китайские счеты), машины Б. Паскаля (1623-1662) и Г. Лейбница (1646-1716). Абак - слишком примитивный прибор. Вместо привычных нам деревянных колечек он состоял из нанизанных на проволоку камней. И если древнегреческий бухгалтер мог пальчиками передвигать булыжники, то у людей средневековья таких сил уже не было. Машины Паскаля и Лейбница были чисто математическими приборами, и ни одному человеку не приходило в голову, что они имеют отношение к учету.
Для нас все началось в конце XIX века, когда объекты хозяйственной деятельности возросли несоизмеримо с предыдущими временами. Три великих открытия перевернули мир: пишущая машинка, арифмометр Однера и кассовый аппарат Ритти.
Пишущая машинка позволяла стандартизировать печать всех бухгалтерских документов и, что важно, изготовлять их сразу в нескольких тождественных копиях.
Арифмометр стал прообразом вычислительных машин. Это был прорыв в деле выполнения учетных операций, преимущественно связанных с умножением и делением, что особенно значимо при исчислении процентов и начислении заработной платы. Выполнять сложение и вычитание на арифмометре было можно, но нецелесообразно, и поэтому для таких операций появились специальные суммирующие машины.
И, наконец, кассовый аппарат.
Эта машина соединила печать платежных документов (чеков), их подсчет и, что было сверхважным, автоматизировала контроль кассира (счетчик фиксировал набранные суммы, то есть выручку). Все это позволяло контролировать продавцов и официантов на величину отпущенных товаров и оказанных услуг. Таким образом, этот тип машин впервые решил проблему коллации*: сколько кассир приходовал денег, столько же продавец списывал со своей материальной ответственности товаров.
Примечание:
* Коллация - сличение, сверка счетов, выявление адекватности информации (прим. ред.)
Что дальше
20-е годы XX века ознаменовались стремительным ростом различных видов счетных машин.
Преобладали клавишные аппараты с ручным вводом.
На основе суммирующих машин были созданы бухгалтерские многосчетчиковые машины, а на базе вычислительных - фактурные. Первые имели ограниченное применение и оправдали себя в основном при составлении расчетно-платежных ведомостей на заработную плату. Вторые получили массовое применение для выписки счетов-фактур и для целей складского учета. Оба типа были снабжены пишущими устройствами.
В начале 60-х годов к бухгалтерским машинам стали делать электронные вычислительные приставки и границы между ними и фактурными машинами исчезли.
Главная техническая сложность сводилась к тому, что механизм машины считал несравненно быстрее, чем человек мог вводить данные пальцами. Поэтому инженерная мысль искала возможности автоматизировать считывание данных.
Это стало возможным, когда в США в начале XX века решили механизировать обработку очередной общенациональной переписи. Был объявлен конкурс.
Его хотел выиграть недавно переселившийся в Новый Свет и очень нуждавшийся в деньгах Герман Голлерит (теперь его американцы называют Голрайт).
На счастливую мысль его натолкнула поездка по железной дороге. В те времена контролеры пробивали щипцами картонные билетики. Как падающее яблоко для Ньютона, вид пробитой картонки стал для Голлерита отправной точкой. Он изобрел перфокарту. (Он не знал, что уже много лет они применяются в текстильном деле).
Так возник комплекс - перфоратор (по-русски его сначала называли пробойник, верификатор (контрольник), сортировка и табулятор). На первой машине оператор переносил данные из документа на перфокарту. На второй проверяли правильность этого переноса (ошибки при хорошей работе составляли 1 %). На третьей перфокарты группировались по тем признакам, по которым они должны были подсчитываться.
И, наконец, последняя машина выполняла подсчеты (только сложение и вычитание) и печать сводок - табуляграмм.
Последствия для бухгалтерского учета
Машины хорошо применять там, где у счетных работников высокая зарплата, и где сами люди психологически и профессионально были к этому готовы.
В нашей стране, начиная с 30-х годов, механизация учета навязывалась сверху. Машины внедряли, как картошку при Екатерине Великой.
Профессиональная техника неплохо оправдывала себя в статистике, ибо она (статистика) основывалась на том, что множество перфокарт неоднократно перегруппировываются для получения новых сведений. Кроме того, некоторое число ошибок в статистическом массиве не влияют на итог. Сколько жителей в городе: 2 020 576 или 2 020 413 с точки зрения статистики абсолютно не имеет значения. А вот в бухгалтерском учете, если вместо людей в приведенные числа подставить тонны золота, экономическое значение расхождений окажется достаточно существенным.
Поэтому в бухгалтерском учете, в целом, перфотехника не оправдала надежд. Приходилось существенно усиливать работы по контролю перфорации. От верификаторов (контрольников) пришлось быстро отказаться, и машиносчетные станции перешли на методы ручного, так называемого счетного, контроля. Кроме того, в бухгалтерском учете подавляющее число документов регистрируется только один раз, следовательно, основного эффекта - многоразового использования одной перфокарты - нет.
Эти машины реально и оправданно выполняли три вида массовых работ:
- начисление заработной платы на предприятиях, где использовалась выписка нарядов на работы, путевые листы;
- исчисление себестоимости при позаказном методе учета затрат;
- составление оборотных ведомостей, которые позволили сверять их данные с итогами складского натурально-стоимостного (количественно-суммового) учета - по наблюдениям автора число расхождений достигало 30 %.
Выполнялись и другие работы, вплоть до составления баланса, но они носили агитационный рекламный характер, и с точки зрения дела явно не оправдывали себя.
С начала 60-х годов в разных местах делались попытки заменить перфорационную технику моделями бухгалтерских машин, агрегированных с вычислительными приставками. Но это не дало ничего принципиально нового в решении бухгалтерских задач. Достаточно сказать, что в царской России конторщик расчетного стола вел 2 000 лицевых счетов, а на машинах "Аскота 170" одному бухгалтеру удавалось вести 300 лицевых счетов. Правда, в старину и система зарплаты была существенно проще.
ЭВМ, АСУ и компьютеризация
С середины 60-х годов началась уже настоящая революция. Появились ЭВМ - электронно-вычислительные машины - принципиально иной тип техники. Но как первые автомобили делали, копируя кареты, так и короткий век использования новой техники сводился к дублированию того, что делали на перфорационных машинах.
Потом для лучшей эксплуатации машин и под влиянием модных кибернетических идей стали создавать автоматизированные системы управления - АСУ. Это был определенный опыт, но изначально в нем было много от научно-фантастической литературы. АСУ создавались в годы застоя и использовались для пропаганды хорошей будущей жизни. В стране был товарный голод - хронический дефицит. Это объяснялось отсутствием информации о том, что нужно народу. Стали создавать огромные массивы машинограмм, в которых перечислялись проданные товары с подробнейшей расшифровкой товарной характеристики - вплоть до цвета материи, фасонов и т. д. Конечно, это был бесполезный труд. Вся огромная сеть АСУ была одной из тех черных дыр нашей экономики, в которую провалилась страна.
Опыт автоматизации насчитывает более ста лет. Но эти годы были посвящены скорее накоплению необходимого опыта, чем эффективному решению проблемы. Только появление современной компьютерной техники коренным образом изменило положение дел и облегчило труд счетных работников.
Появилась возможность действительно полного изменения методики организации бухгалтерского учета.
Уроки прошлого
Не надо строить иллюзий, не надо думать, что все можно изменить совершенно.
Надо понимать, что все или почти все можно улучшить.
Не надо уклоняться от участия с инженерами в разработке и применении программ механизации учета. Надо активно вникать в особенности и возможности применяемой вычислительной техники.
Не надо навязывать инженерам автоматизацию уже сложившихся методических приемов, нельзя говорить - вот форма журнала-ордера, сделайте мне такую. Если бухгалтер слышит в ответ, что набор данных может быть предоставлен в иной форме, он должен думать и никогда не отвечать: ваша работа мне не нужна. Вместе с проектировщиком ему надо понять, что та же работа может быть сделана по-другому и даже лучше.
Не надо при механизации делать упор на печать и подсчеты. Надо стараться выявлять логические операции. Прежде всего, следует автоматизировать коллацию: оприходование товаров (материалов) и их оплата; отгрузка продукции и ее оплата; сколько одно лицо списывает ценностей, столько другое приходует и т. д.
Далее следует формировать таблицы-сигналы: о выполнении графика платежей, о нарушении эквивалентных взаимосвязей. Например, растут товарные запасы, а задолженность поставщикам сокращается. Уменьшается остаток основных средств (первоначальная или восстановительная стоимость), а амортизация изменяется неадекватно. Такие решения позволяют управлять хозяйственными процессами.
Не надо начальникам испытывать эйфорию от того, что в бухгалтерии появились машины. Надо понимать, что машины, облегчают труд и могут дать дополнительные данные.
