Ежегодные оплачиваемые отпуска сотрудникам организации предоставляются в соответствии с графиком отпусков (форма №Т-7, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1), который должен быть составлен и утвержден с учетом мнения профсоюза не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст.123 ТК РФ). График отпусков на 2025 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2024 года. При этом ТК РФ не содержит прямого запрета на утверждение графика отпусков в более ранние сроки.
График отпусков содержит сведения обо всех видах запланированных ежегодных отпусков и периодах отдыха, предоставляемых работникам (письмо Роструда от 24.12.2020 №ПГ-59141-6-1), кроме дополнительного отпуска без сохранения заработной платы. Неиспользованные ежегодные отпуска сотрудников за прошлые рабочие периоды могут учитываться в графике отпусков на 2025 год (письмо Роструда от 08.06.2007 №1921-6).
Согласно ст.115 ТК РФ, работникам предоставляются основные оплачиваемые отпуска продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы. По соглашению сторон трудового договора разрешается разделение основного отпуска на части при условии, что одна из частей этого отпуска составляет не менее 14 календарных дней (включая выходные дни), ст.125 ТК РФ.
График отпусков составляется на всех сотрудников, работающих в организации по трудовому договору на день утверждения графика, а также включает в себя:
-
работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры (письмо Минтруда РФ от 27.03.2020 №14-2/В-321);
-
совместителей (письмо Роструда от 25.12.2020 №ПГ/60005-6-1);
-
сотрудников, работающих дистанционно (письмо Роструда от 14.05.2021 №ПГ/12255-6-1).
В случае отсутствия у работодателя утвержденного графика отпусков его привлекут к административной ответственности (ч.1 ст.5.27 КоАП РФ) с наложением штрафа в размерах:
-
от 1000 до 5000 рублей – для должностных лиц организаций;
-
от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.
За повторное нарушение (ч.2 ст.5.27 КоАП РФ):
-
от 10 000 до 20 000 рублей – для должностных лиц организаций;
-
от 50 000 до 70 000 рублей – для организаций.
Оформление графика отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 составить график отпусков по форме №Т-7 на 2025 год можно с помощью одноименного документа График отпусков (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков).
По выбранной организации по кнопке Подбор или Добавить (рис. 1) в таблицу включаются сотрудники с указанием желаемых периодов отдыха в разрезе видов отпусков, положенных каждому из них.
Рис. 1. Документ «График отпусков» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3Права на ежегодные виды отпусков сотрудника указываются в кадровых документах, например: Прием на работу, Кадровый перевод, Начальная штатная расстановка, Ввод остатков отпусков. Для каждого вида отпуска предусмотрена отдельная строка.
Если в настройках Кадрового учета (раздел Настройка) установлен флаг Использовать общий период отпуска в документах, на панели формы отобразится кнопка Периоды отпусков, при нажатии на которую откроется окно Ввод общего периода отпуска, в котором можно задать общий период отпуска по каждому сотруднику без разбивки по видам отпусков. Программа автоматически определяет остатки по всем видам отпусков, положенных каждому сотруднику, и применяет их к общему периоду, выбранному каждым из них.
Если у работника есть право на дополнительный отпуск, то в таблице автоматически заполнится графа Примечание (рис. 1).
Для заполнения графика отпусков по подразделению необходимо нажать на кнопку Подбор и переключить вид списка сотрудников По подразделениям. Для дальнейшего выбора всех сотрудников из списка можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + A.
Также документ График отпусков поддерживает автоматическое заполнение таблицы по кнопке Загрузить из файла (рис. 1) через буфер обмена или загрузкой из внешнего файла.
❗ Для упрощения загрузки пользователь может самостоятельно настроить наименование колонок в бланке для заполнения, их отображение и порядок следования, перейдя по ссылке Изменить бланк (окно Загрузка списка сотрудников из файла).
Если ранее по сотруднику был проведен документ Отпуск, то зарегистрированные периода отпуска в таблице отобразятся автоматически по кнопке Заполнить (рис. 1). Отклонение запланированных отпусков от учетных данных можно увидеть по ссылке Контроль остатков отпусков (рис. 1).
По кнопке График отпусков (Т-7) (рис. 1) можно вывести на печать Унифицированную форму № 7-Т (рис. 2).
Рис. 2. Печатная форма Т-7 на 2025 год в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3Право на дополнительный отпуск из таблицы (рис. 1) автоматически отобразится в печатной форме Т-7 (рис. 2).
Для отражения отпуска в кадровом учете из документа График отпусков по ссылке Оформить отпуск (рис. 1) нужно оформить и рассчитать фактический отпуск сотрудника.
❗ При оформлении документа Отпуск и вводе дополнительного отпуска, на который у сотрудника отсутствует право, программа автоматически уведомит пользователя сообщением.
При подключенном сервисе 1С:Кабинет сотрудника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрена возможность сбора желаемых дат отпуска от работников для автоматического заполнения Графика отпусков.
В материале использованы фото: LightField Studios / Shutterstock / Fotodom.
