Содержание
|
Любому сотруднику предприятия может понадобиться произвести какие-либо расходы для нужд самого предприятия (съездить в командировку, купить какие-то материалы, оплатить мелкие ремонтные работы и т.д.). Для подобных случаев сотруднику выдают наличные деньги. Произведя расходы, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия, составив специальный отчет и приложить к нему все оправдательные документы. Выдача денег под отчет оформляется записью:
- Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"
Подотчетные суммы списываются на основе отчета подотчетного лица. При этом счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется, а дебетуются счета 10 "Материалы" если были приобретены какие-либо ценности и/или счета затрат. В ряде случаев сотруднику могут быть выданы деньги для приобретения товаров. В этом случае, на основании отчета составляется запись:
- Дебет 41 "Товары" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу или удерживаются из заработной платы.
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:
- Дебет 50 "Касса"
- - на суммы, возвращенные в кассу;
- Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
- - на суммы, удержанные из зарплаты;
- Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
- - если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;
- Дебет 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
- - если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;
- Дебет 91.2 "Прочие расходы"
- - если недостачу нельзя возместить.
Мы рассмотрели варианты, когда счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сначала дебетуется, а потом выданные сотруднику деньги списываются, т.е. случаи, когда этот счет выступает как активный. Но на практике достаточно часто этот счет может оказаться пассивным. Достаточно сослаться на случаи, когда сотрудник ездит в командировку, и расходы ему возмещают после возвращения.
Но если в кассе предприятия не будет наличных денег, бухгалтер должен будет сделать записи:
- Дебет счетов по учету затрат или приобретенных ценностей
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Ибо расходы возникают не тогда, когда они оплачены, а тогда, когда возникла необходимость обязательство организации их оплатить (см. допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности, п.6 ПБУ 1/98). В этом случае счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" становится пассивным.
Аналитический учет ведется в разрезе подотчетных лиц, но каждое лицо должно отчитаться по каждой отдельной выданной сумме.
