Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

Вход или Регистрация

HeadHunter приглашает перейти на электронный документооборот - с использованием «1C»

Бухгалтерский ДЗЕН подписывайтесь на наш канал

В настоящее время HeadHunter активно предлагает своим партнерам отказаться от обмена бумажными счетами-фактурами и прочими юридически значимыми документами и перейти к использованию электронных. Это экономнее, удобнее и, главное, намного быстрее, чем печатать, подписывать, отправлять и получать бумажные аналоги. Для тех, кто использует решения «1С:Предприятие 8», есть еще один важный плюс. Полученные документы не нужно «вбивать» в свою учетную систему - программа сама «примет» данные, а от ответственного менеджера или бухгалтера потребуется лишь подтвердить их корректность - одним кликом «мышки».

Содержание


HeadHunter приглашает перейти на электронный документооборот - с использованием «1C»

Справка

HeadHunter - ведущая российская компания в сфере интернет-рекрутмента, развивающая бизнес в России, Украине, Белоруссии, Казахстане, Азербайджане, Литве, Латвии и Эстонии. Основана в 2000 году. Крупнейший актив компании - сайт для успешной карьеры hh.ru, обладающий базой в 251 600 актуальных вакансий и 9 616 000 резюме. Каждую неделю через hh.ru компании приглашают на собеседование 340 000 человек. Также HeadHunter владеет сайтом Career.ru и управляет сайтом Работа@Mail.Ru.

Реализация проекта в HeadHunter

Электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами был реализован в 2012 году.

В качестве технической платформы для обмена документами в электронном виде был выбран сервис «1С-Такском» (совместная разработка компании «Такском» и фирмы «1С»). Сервис является частью конфигураций программ «1С:Предприятие 8» - все функции подготовки, отправки и хранения документов, а также подключения к сервису реализованы непосредственно в программах. Входящие документы информационной базы «1С» формируются автоматически на основе поступивших от партнеров документов. Отправляется документ нажатием одной кнопки.

Компания «Такском» гарантирует доставку документов адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих обмен юридически значимыми электронными документами.

При работе с «1С-Такском» принимаются сертификаты электронной подписи, выданные любым из удостоверяющих центров, которые входят в пространство доверия ФНС России: например, сертификаты, уже применяемые пользователями для сдачи электронной отчетности.

В программе реализован сервис приглашения контрагентов к обмену.

HeadHunter перешел на систему электронного документооборота в апреле 2012 года.

В рамках подготовки и запуска проекта компания решила четыре задачи:

  • провела настройку системы обмена;
  • подготовила и обучила персонал;
  • провела анализ законодательства и разработала необходимые документы (регламенты, дополнения в учетную политику, Соглашение об использовании электронных документов);
  • провела работу с партнерами с целью перевода взаимодействия в новый формат.

Руководство HeadHunter считает, что продуманная организация работы с персоналом во многом является залогом успешного и быстрого внедрения подобных проектов. Для подготовки и обучения менеджеров по продажам, сотрудников юридической службы, служб поддержки продаж, регистрации, технической поддержки, биллинга, бухгалтерии были проведены ознакомительные сессии. Так, сотрудников ознакомили с проектом, разъяснили планируемые изменения, предоставили инструкции по работе в новом формате. Перед каждым новым этапом реализации  проводилось обучение функциональности программы.

В соответствии с требованиями законодательства был разработан документ «Соглашение об использовании электронных документов», в котором определены юридические нюансы и условия работы с электронными документами.

Для партнеров HeadHunter проводились мероприятия, в которых были даны разъяснения по преимуществам работы с электронными документами, представлены способы реализации проекта, подготовлены специальные страницы на сайте компании (http://hh.ru/savetree, http://hh.ru/article.xml?articleId=12281), где все желающие могут оставить заявку для перехода на электронный документооборот, ознакомиться с действующим законодательством. Кроме того, были осуществлены рассылки по электронной почте для клиентов компании HeadHunter с приглашением перейти на электронный документооборот, а также высланы раздаточные материалы, организованы семинары, вебинары, телефонные консультации для клиентов и т. п.

Елена Александровна Масюк, начальник отдела
бизнес-процессов, ООО «Ростком»:

«В нашей компании в 2012 году запущен проект по электронному документообороту. С января 2013 года мы перешли на электронный обмен документами с ООО «Хэдхантер». Пока для нас это первая ласточка, но мы надеемся, что контрагенты поддержат нас, ведь за электронным документооборотом - будущее!»

Как подключиться

Прогрессивные организации, которые приняли это предложение крупнейшей компании интернет-рекрутмента, уже получили заметные преимущества и экономию. HeadHunter, первый в своей области, смог предложить клиентам новые, комфортные условия обслуживания.

Подключиться к новому сервису может каждый партнер HeadHunter. Пользователям систем «1С:Предприятие 8», в которые встроена возможность обмена электронными документами, достаточно в окне работы с приглашениями к обмену электронными документами (меню Сервис -> Обмен электронными документами -> Соглашение об использовании электронных документов) нажать кнопку Добавить и выбрать из справочника своих контрагентов - в данном случае, компанию HeadHunter. В качестве адреса электронной почты для отправки приглашения необходимо указать: site_marketing@hh.ru (на этот же адрес можно отправлять свои вопросы по организации ЭДО с компанией HeadHunter). Затем отправить приглашение нажатием на соответствующую кнопку.

После этого запрос на обмен документами в электронном виде моментально отобразиться в информационной системе HeadHunter. Указанный запрос проверяет менеджер, после чего клиент  подключается к электронному документообороту с HeadHunter.

В программу «1С:Предприятие 8», используемую клиентом, будут автоматически поступать документы от электронного документооборота HeadHunter - счета-фактуры, акты и другие юридически значимые документы (более подробно о настройке решений фирмы «1С» и методике работы с электронными документами в них можно прочитать на сайте http://www.its.1c.ru/EDO ).

Поступившие документы проверяет бухгалтер или оператор, и если все нормально, документы сразу, по одному клику мышки, принимаются к учету.

Другой вариант подключения к сервису - заполнить анкету на сайте компании http://hh.ru/savetree , после чего компания HeadHunter вышлет вам приглашение, которое можно будет принять прямо в программе «1С».

Таким образом, затратив несколько минут на оформление электронного обмена, впредь не потребуется высылать или принимать курьеров, разбирать почту, вводить данные в программу, хранить документы в бумажных архивах и заниматься иными, не приносящими никакого дохода, но необходимыми при бумажном документообороте делами.

Кроме того, необходимо будет заключить (в бумажном виде) «Соглашение об электронном взаимодействии с HeadHunter», шаблон которого будет выслан менеджером компании после получения приглашения от вашей организации или заполнения заявки на сайте.

Выгоды электронного документооборота - на примере HeadHunter

 «Решение „1С-Такском" не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, - рассказывает Елена Плетнева, - но и на основе полученных электронных документов формирует документы информационной базы „1С:Предприятия 8". Мы получаем документ в привычном виде и сразу можем принять его к учету. Нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб-ресурсе. В решении поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими юридически значимыми формализованными и неформализованными документами - накладными, актами, счетами, заказами. Список контрагентов, с которыми компания работает, ведется в форме „Соглашения с контрагентами об использовании электронных документов" через оператора ЭДО. Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу оправить ему приглашение. Для работы в системе мы успешно используем ту же электронную подпись, что и при работе с электронной отчетностью».

О причинах перехода на электронный
документооборот рассказывает Елена Плетнева, главный бухгалтер HeadHunter:

«HeadHunter - крупная интернет-компания. У нас огромное количество контрагентов, как в России, так и за рубежом. Ежемесячно формируется и отправляется более 55 тыс. документов. Ранее все документы необходимо было заносить в учетные системы входящей документации вручную. К тому же иногда документы очень долго шли до партнеров. Мы же стремились сделать взаимодействие более удобным и продуктивным для наших партнеров. Также хотелось избежать ручной обработки документов и ручного ввода их в учетную систему, хотелось уйти от больших расходов на создание и хранение документов, от длительных сроков подготовки и отправки, трудностей во взаимодействии между партнерами и неприятных последствий задержки и утери документов в случае курьерской доставки. После ознакомления с законодательной базой по электронному документообороту была проведена оценка расходов на реализацию проекта перехода на ЭДО. В результате мы пришли к выводу: с электронными документами работать значительно выгоднее и эффективнее - и нам, и нашим партнерам. Компания приняла решение перейти на электронный документооборот».

Среди основных преимуществ для бизнеса компания выделяет следующие:

1. Экономия времени:

  • на изготовление, подписание и доставку документов со стороны Исполнителя;
  • на прием, подписание, отправку документов со стороны Заказчика;
  • на занесение операций в бухгалтерские учетные системы по входящей документации у Заказчика (более 1 тыс. комплектов документов ежемесячно);
  • на изготовление бухгалтерской, управленческой отчетности и, при необходимости, изготовления отчетности в соответствии с положениями МСФО. При использовании электронных документов происходит автоматическое заполнение данных по хозяйственной операции, исключается возможность возникновения ошибок;
  • при сокращении количества этапов обработки.

2. Рациональное использование трудовых ресурсов.

3. Клиентоориентированность и повышение лояльности клиентов.

4. Экономия расходов:

  • на почтовые и курьерские услуги;
  • на бумагу, конверты, папки и другие канцелярские расходные материалы;
  • на количестве и обслуживании печатных устройств и расходных материалов к ним;
  • на обслуживание систем учета поступления и отправки документов;
  • на архивацию и хранение документов.

5. Оптимизация бизнес-процессов компании.

6. Исключение потребности в двойной работе:

  • печать одного документа в нескольких экземплярах при первичной обработке;
  • при внешних запросах (ФНС России, суды и т. п.);
  • в дублировании документов при их утере почтовыми и курьерскими службами, между службами компании, при смене адресов корреспонденции.

«При вступлении нового законодательства в силу, когда ФНС и Минфин России дали достаточное количество разъяснений и поддержали инициативу, для перехода на электронный документооборот требовалось только наше желание, - комментирует Елена Плетнева. - Такие перемены, по сути, естественное и органичное решение, логическое продолжение уже автоматизированной цепочки электронных процессов. Ведь интернет сегодня - это мгновенное поступление информации, высокая скорость продаж, поступления денежных средств. Такой темп требует одновременно мобильности бизнеса, упрощения самих бизнес-процессов и высокой скорости обработки информации. Появилась прекрасная возможность оптимизировать работу целого блока процессов. С другой стороны, электронный документооборот - отличный способ проявить бережное отношение не только к ресурсам компании, но и к ресурсам планеты. Мы приглашаем наших клиентов и партнеров поддержать эту инициативу».

Виталий Викторович Чумак,
технический директор,
ООО «Центр Внедрения Профальянс»:

«В целом впечатление от реализации документооборота в продуктах „1С" сугубо положительное. Реализованы сложные процессы подготовки и обмена данными в один клик. Информация по обмену вся доступна и структурирована, этапы процесса обмена всегда можно проследить и, при необходимости, повторить. Радует легкость подключения к системе. Для настройки и запуска документооборота подготовлены инструкции и методические материалы».


Поделиться с друзьями:

Подписаться на комментарии
Отправить на почту
Печать
Написать комментарий

 
Система ЕНВД

Как вы считаете, нужно ли продлевать действие системы ЕНВД после 2020 года?

Предложения партнеров
Обучение пользователей продуктов 1С

1С бесплатно 1С-Отчетность 1С:ERP Управление предприятием 1С:Бесплатно 1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия автономного учреждения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Бюджет муниципального образования 1С:Бюджет поселения 1С:Вещевое довольствие 1С:Деньги 1С:Документооборот 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Лекторий 1С:Предприятие 1С:Предприятие 7.7 1С:Предприятие 8 1С:Розница 1С:Управление нашей фирмой 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1СПредприятие 8

Все теги