«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): как проконтролировать получение оригиналов документов от поставщика (+ видео)?

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версии 3.0.72.54.

Если при расчетах с контрагентами организация не применяет электронный документооборот (ЭДО) с использованием электронной подписи, то бухгалтерская служба должна контролировать получение оригиналов документов от поставщика в бумажном виде.

Документы, полученные от поставщиков, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в том числе наименования должностей лиц, совершивших сделку (лиц, ответственных за оформление свершившегося события), их подписи с расшифровкой.

Флаг Оригинал получен, установленный в форме документа Поступление (акт, накладная), позволяет контролировать наличие надлежаще оформленных оригиналов документов, полученных от поставщиков.

Если в учетной системе покупателя (заказчика) регистрируется документ, полученный от поставщика (исполнителя) по электронной почте или загруженный из файла, то такой документ не считается юридически значимым документом, поэтому флаг Оригинал получен должен быть выключен.

Как только бухгалтерская служба получит надлежаще оформленный оригинал документа, для соответствующего документа поступления следует изменить статус - установить флаг Оригинал получен.

Изменять статусы получения оригиналов можно не только из формы документа, но также из формы списка документов поступления. Для этого следует выделить один или сразу несколько документов в списке и изменить статус их подписания по команде Оригинал – Оригинал получен. Эта возможность особенно актуальна для документов, относящихся к закрытому периоду, поскольку изменение статуса не требует их перепроведения.

Используя настройки списка, можно установить отбор и вывести список неподписанных документов для принятия управленческих решений.

О том, как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) можно контролировать подписание покупателями документов реализации, см. здесь.