Как выбрать программу для контроля удаленных сотрудников

Почему без контроля не обойтись

Работа на удалёнке стала трендом этого года. И дело не только в требованиях безопасности в период пандемии - в кризис многие компании даже из числа тех, кому разрешена работа в офисе, стремятся оптимизировать свои расходы. И, конечно, одними из первых «идут под нож» затраты на офис – аренда, коммуналка, клининг и т.д.

Но с удалённым форматом у многих компаний есть серьёзная проблема – падение качества и эффективности работы сотрудников. Психологически многие сотрудники оказались не готовы поддерживать самодисциплину и на высоком уровне выполнять офисную работу из дома.

Как обеспечивать в этой ситуации продуктивную работу удалённых сотрудников? Ответ только один – найти инструменты для качественного контроля. Да-да, именно контроля. Можно подобрать десяток синонимов, которые завуалируют смысл сказанного. Но от этого суть не изменится.

Конечно, это тонкий момент. Чаще всего против контроля работы с помощью современных технологий приводят такой аргумент – это нарушение приватности и вторжение в личное пространство человека. Но хочется спросить: «Почему никого не возмущает, когда руководитель, проходя по офису, бросает взгляд на мониторы сотрудников? Что меняется при удалённой работе? Разве на удалёнке не нужно быть эффективным? Может, проблема в том, что на дистанционке, пользуясь безнаказанностью, в рабочее время решаются вопросы, не имеющие отношения к работе?»

Таким образом, внедрение специального программного обеспечения для контроля дистанционных специалистов – необходимость, а не прихоть руководителя, если он хочет удержать свою компанию на плаву.

Что нужно иметь в виду при выборе ПО

Определитесь с необходимой функциональностью

На рынке много программ – от многофункциональных и дорогих до более бюджетных с базовым набором функций и без излишеств. Поэтому важно определиться, какой функционал для вас жизненно необходим, а без каких «избыточных» опций можно обойтись.

Так, на мой взгляд, для большинства компаний малого бизнеса нет необходимости в навороченной функциональности. Например, умение сервиса пресекать нарушения информационной безопасности для многих фирм, чья деятельность не содержит ничего секретного, будет явно избыточным. А значит, на этой опции можно сэкономить.

По большому счёту, программа должна быть простой в установке и настройке, отражать действия сотрудника на рабочем месте и пересылать статистику на сервер компании. Такие функциональные возможности – только то, что нужно, и ничего лишнего – не потребуют серьёзных финансовых вложений при покупке и эксплуатации.

Проанализируйте технические возможности

Даже если вы приобретаете самую простую в эксплуатации систему, обратите внимание на её технические возможности. Например, есть ли возможность работать в облаке или можно использовать только локальную версию? Облачное решение в большинстве случаев более эффективно при внедрении. Размещение в облаке предоставит доступ к статистике и контролю с любого устройства в любой точке мира через интернет.

Также уточняйте, возможно ли удалённое администрирование системы, есть ли возможность контроля в режиме реального времени, система передаёт только запись или можно получить и снимки с экрана компьютера?

Ответы на эти вопросы позволят лучше понять возможности системы и сделать правильный выбор по соотношению «цена/возможности».

Определитесь с типом контроля: «тайный» или «явный»

Все программы для контроля работы можно разделить на две большие группы. Первые незаметны пользователю и устанавливаются на компьютеры сотрудников системными администраторами – ваши специалисты могут даже не подозревать, что за ними ведётся наблюдение: с момента старта работы и до выключения компьютера все действия фиксируются и передаются на серверы компании. Можно много говорить о нравственной стороне подобной практики. Обычно в таких случаях у руководителей есть весомый аргумент – в рабочее время сотрудники должны работать, их не должно заботить, как я контролирую этот процесс.

Второй вид программ подразумевает осведомлённость сотрудников об установке системы контроля, очень часто они даже устанавливают её сами. В таком случае отношение к этому кардинально меняется - человек понимает, что за ним не будут тайно подглядывать. Он сам предоставляет то пространство, в которое готов впустить своего работодателя в соответствии со своими функциональными обязанностями. И он понимает, что у него и работодателя общая цель – повысить продуктивность работы.

На мой взгляд, вовлечение сотрудников в повышение эффективности удалённой работы –продуктивнее и человечнее, как бы чужеродно не звучало это слово, когда речь идёт о бизнесе.

Выбирайте гибкую в эксплуатации систему

Если выбран «партнёрский» тип взаимодействия с удалёнными сотрудниками, обратите особое внимание на удобство пользования программой для ваших специалистов. Их согласие на установку такого ПО – хороший сигнал в заинтересованности в эффективной работе. Поэтому в качестве ответного шага выбирайте сервис, который обеспечит людям максимально возможный в таких условиях уровень комфорта.

Например, возможность одним нажатием кнопки поставить систему на паузу, чтобы выпить кофе или пообедать. Как бы ни был мотивирован специалист, ему нужно личное пространство. В это время приложение перестаёт снимать статистику и контролировать рабочее место сотрудника. И специалист будет понимать, что вы доверяете ему, видите в нём человека, разделяющего ваш подход к делу. Эффективность его работы при таком отношении только возрастёт.

Протестируйте систему на бесплатном тарифе

Итак, что сегодня предлагают вендоры потенциальным клиентам? Обычно бесплатная пробная версия есть у всех разработчиков. Предоставлять её могут на 14-15 или на 30 дней. На время работы с бесплатной версией кто-то предоставляет для тестирования все возможности системы, кто-то – только отдельные опции. Иногда даже могут отдать систему бесплатно для постоянной работы, но только для стартапов, например, до пяти человек и с ограниченной функциональностью.

Оплата может быть помесячной, за полгода или год. Тарифы обычно зависят от количества пользователей системы, но могут быть и другие критерии определения стоимости.

Источник: портал для малого бизнеса BIZ360