Содержание
Методика работы с магазинами, не входящими в состав компании
Рассмотрим ситуацию, когда компания работает с несколькими магазинами, являющимися сторонними юридическими лицами. Товар передается в магазины на реализацию. Периодически магазины сдают выручку за проданные товары и предоставляют отчет о проданных товарах. Возможна также такая ситуация, когда в магазине проводится инвентаризация, и в компанию сообщается об остатках непроданного товара. Необходимо контролировать правильность оплаты магазином проданных товаров и оформлять возврат непроданных товаров.
Для упрощения будем рассматривать ситуацию с одним магазином.
Методика работы состоит из следующих этапов:
- предварительные операции, которые необходимо осуществить перед началом оформления документов;
- передача товара в магазин на реализацию;
- прием выручки от магазина;
- оформление факта продажи товара в магазине;
- оформление факта возврата товара покупателем;
- переоценка товара в магазине;
- анализ полученных результатов.
1. Предварительные операции, которые необходимо осуществить перед началом оформления документов
В справочник контрагентов необходимо добавить нового контрагента "Магазин". Для удобства дальнейшего анализа можно создать группу контрагентов - "Магазины", в которую занести информацию по всем магазинам, с которыми работает компания. В карточку контрагента "Магазин" необходимо ввести все необходимые реквизиты. На закладке "Договор взаиморасчетов" для данного магазина необходимо установить тот тип цен, по которому товар будет передаваться в магазин. Если с магазином установлены определенные кредитные отношения, то для него надо ввести сумму кредита и срок, на который ему будет предоставлен кредит.
2. Передача товара на реализацию в магазин
Передача товара в магазин на реализацию оформляется с помощью документа "Реализация ТМЦ (комиссия)". Необходимо открыть пункт меню "Документы" - "Покупатели" - "Реализация ТМЦ (комиссия)". В новом документе необходимо выбрать из справочника контрагентов контрагента "Магазин". После выбора контрагента для него автоматически в документе установится введенный ранее в его карточке тип цен и договор. С помощью кнопки "Подбор" на закладке "Табличная часть" необходимо подобрать товары, которые нужно передать в магазин для продажи. Аналогично оформляется документ "Реализация ТМЦ (комиссия)" при каждой последующей передаче товара в магазин.
3. Прием выручки из магазина
Оприходование денег из магазина оформляется с помощью документа "Приходный кассовый ордер". Документ оформляется от имени контрагента "Магазин". В поле "Вид оплаты" указывается "Оплата от покупателя", в поле "Сумма" заносится сумма выручки, полученная из магазина.
4. Занесение информации по отчетам магазина о проданных товарах
Информация о проданных магазином товарах вводится с помощью документа "Отчет комиссионера". Документ вызывается из пункта меню "Документы" - "Покупатели" - "Отчет комиссионера". После выбора контрагента и договора табличная часть будет автоматически заполнена всеми переданными на реализацию, но еще нереализованными товарами. В том случае, если один и тот же товар передавался в магазин на реализацию по разным ценам, в спецификации документа будет автоматически заполнено две строки с одинаковым товаром, но разной ценой. Спецификацию документа необходимо отредактировать в соответствии с данными, представленными магазином в товарном отчете. Можно заполнить данные в спецификацию и вручную, не пользуясь возможностью автоматического заполнения.
В том случае, если магазин сообщает об остатках нереализованных товаров, удобно оформить документ "Инвентаризация комиссионера". Документ автоматически заполняется всеми переданными на реализацию товарами. В графу "Кол. факт" заносятся реальные остатки товара в магазине. В графе "Откл." будет рассчитано количество товара, проданного магазином. На основании документа "Инвентаризация комиссионера" вводится документ "Отчет комиссионера". После его проведения будет зафиксирована продажа товара в магазине.
5. Оформление возврата непроданного товара из магазина
Возврат нереализованного товара из магазина оформляется с помощью документа "Возврат от покупателя (комиссия)".
Документ вызывается из пункта меню "Документы" - "Покупатели" - "Возврат от покупателя (комиссия)". В спецификации документа необходимо указать те товары, которые возвращаются из магазина. Эти товары будут автоматически распределены по всем товарам, которые передавались в магазин на комиссию по принципу FIFO. В том случае, если необходимо оформить возврат товара, по конкретной накладной передачи на реализацию, то документ "Возврат от покупателя (комиссия)" оформляется на основании соответствующего документа "Реализация (комиссия)".
6. Оформление факта возврата товара покупателем в магазин
Иногда возникает ситуация, когда покупатель возвращает проданный товар в магазин, допустим по причине его плохого качества. Этот товар магазин должен вернуть в компанию. Однако в информационной базе компании уже отражен факт реализации данного товара. Эта операция оформляется с помощью документа "Возврат от покупателя (купля-продажа) (без указания документа-основания!). На закладке "ТМЦ и услуги по отпускным ценам" в графу "Цена" вводится цена товара, по которой товар возвращается магазином. На закладке "Себестоимость ТМЦ" можно определить, в какую партию должен быть возвращен товар. Первоначально в графе "Партия" на этой закладке установлен "автоподбор". Если активизировать графу "Партия", то откроется диалог, позволяющий выбрать ту партию (поставщика и документ поступления), в которую необходимо вернуть товар. В том случае, если партия не выбрана (установлен "автоподбор"), то будет образована новая партия купленного товара и документом покупки будет являться документ "Возврат от покупателя (купля-продажа)".
7. Оформление переоценки товара в магазине
В том случае, если товар, отданный на реализацию в магазин, необходимо переоценить, (например, товар плохо продается в магазине, и на него надо снизить цену), то оформляется документ "Переоценка комиссионера", в котором фиксируются новые цены, по которым товар будет учитываться у комиссионера.
8. Контроль и анализ полученных результатов
Проконтролировать правильность оплаты магазином проданных товаров можно с помощью отчета "Ведомость по контрагентам". В этом отчете отображаются суммовые итоги операции, по нему можно быстро определить, какую сумму недоплатил магазин за проданные товары. Если необходимо получить сводные данные о том, какое количество товара было передано на реализацию в магазин, сколько товара было продано, сколько осталось в магазине, то можно воспользоваться отчетом "Ведомость по комиссионерам".
Методика работы с собственными магазинами
Рассмотрим пример, когда компания состоит из основной фирмы и нескольких магазинов. Основная фирма и магазины действуют как одно и то же юридическое лицо и имеют общие склады. Как и в первом случае, для упрощения приводится методика работы с одним магазином.
Товар передается от основной фирмы (фирма "Торговый дом") в магазин (фирма "Магазин"), где он и продается. В фирме "Магазин" не ведется компьютерный учет, все операции отражаются в единой информационной базе компании. Необходимо отслеживать правильность взаиморасчетов магазина с основной фирмой, а также отслеживать и вовремя пополнять текущие остатки товара в магазине.
Методика работы состоит из следующих этапов:
- предварительные операции, которые необходимо осуществить перед началом оформления документов;
- передача товара из основной фирмы (фирма "Торговый дом") в магазин (фирма "Магазин);
- прием выручки от магазина;
- оформление факта продажи товара в магазине;
- оформление факта возврата товара покупателем;
- анализ полученных результатов.
1. Предварительные операции, которые необходимо осуществить перед началом оформления документов
а) В справочнике "Фирмы" должна быть заполнена информация о двух фирмах: фирме "Торговый дом" и фирме "Магазин". Эти фирмы должны иметь одно и то же юридическое лицо, например "ЗАО Торговый дом" и различные признаки аналитического учета "Офис" и "Магазин".
б) В справочнике "Склады" должно быть введено хотя бы два склада - розничный и оптовый.
в) В справочнике "Контрагенты" должны быть введены хотя бы один контрагент, например "Розничный покупатель", по которому будут фиксироваться розничные продажи.
В том случае, если в компании имеется несколько собственных магазинов, то необходимо ввести несколько розничных покупателей - по каждому из магазинов. Например, "Покупатель Магазин 1 (розн)", "Покупатель Магазин 2 (розн)".
2. Передача товара в магазин
Передача товара в магазин осуществляется с помощью документа "Перемещение ТМЦ". В качестве фирмы - отправителя в группе полей "Организация" необходимо указать основную фирму "Торговый дом", а в качестве фирмы - получателя в группе полей "Получатель" необходимо указать фирму "Магазин".
В качестве склада отправителя указывается оптовый склад, а в качестве склада-получателя указывается розничный склад. На закладке "Табличная часть" указываются те цены, по которым товар будет продаваться в розницу в магазине.
3. Оформление поступления выручки и факта продажи товара в магазине
В том случае, если магазин вместе с выручкой предоставляет отчет о проданных товарах, факт продажи товара в розницу и поступление выручки от магазина могут быть зафиксированы с помощью одного документа "Отчет ККМ". В качестве фирмы в документе выбирается фирма "Магазин", в качестве склада - розничный склад, на который перемещались товары для продажи в розницу, в качестве контрагента - "Розничный покупатель". В качестве кассы выбирается та касса, в которую реально поступает выручка из магазина. В поле "Номер ленты ККМ" указывается номер ленты кассового аппарата, с которого снимался z-отчет в конце смены магазина (для простоты предполагается, что магазин имеет только одну ККМ).
Документ "Отчет ККМ" можно заполнить вручную, путем подбора в спецификацию документа нужных товаров.
Для быстрого заполнения спецификации при оформлении документа "Отчет ККМ" удобно воспользоваться групповой обработкой спецификации документа. Для этого в открытой форме документа необходимо нажать кнопку "Действия" и выбрать пункт меню "Добавить из документа". В появившейся форме необходимо нажать на кнопку "Подбор", выбрать из списка документ "Перемещение ТМЦ" и в журнале документов перемещения выбрать те документы, по которым товар перемещался в магазин, на розничный склад. Спецификация документа "Отчет ККМ" будет заполнена всеми товарами, которые перемещались на розничный склад. Далее из спецификации можно удалить ненужные товары и изменить количество, оставив в спецификации список тех товаров, которые были проданы в магазине за данную смену.
Следует обратить внимание на тот факт, что записи книги продаж по документу "Отчет ККМ" формируются автоматически без оформления счета-фактуры. Основанием для записи в книгу продаж является номер кассовой ленты ККМ.
В том случае, если факт поступления выручки от магазина и продажа товара в розницу разнесены по времени, то следует оформлять два документа: документ "Приходный кассовый ордер" и документ "Реализация (розница)". Документ "Приходный кассовый ордер" оформляется от имени фирмы "Магазин" и покупателя "Розничный покупатель". В качестве кассы указывается та касса, в которую реально поступают денежные средства от магазина.
Документ "Реализация (розница)" фиксирует только факт отгрузки товара с розничного склада магазина. Этот документ удобно оформлять по результатам инвентаризации, проведенной в магазине. Например, в конце недели (дня, месяца) в магазине проводится инвентаризация. Результаты инвентаризации заносятся в документ "Инвентаризация (по рознице)". В качестве фирмы в документе выбирается фирма "Магазин", в качестве склада - розничный склад, на который был перемещен товар. По кнопке "Заполнить" на закладке "Табличная часть" спецификация документа автоматически всеми остатками товара, хранящимся на розничном складе магазина. В поле "Кол. факт" необходимо внести количество товара, реально находящегося в магазине на розничном складе. На основании этого документа необходимо ввести документ "Реализация (розница)", в котором будут зафиксирована разница между учетным и фактическим количеством товара, то есть фактически то количество товара, которое было отгружено с розничного склада.
Для того, чтобы после проведения регламентного документа "Формирование книги продаж" сформировались записи книги продаж необходимо по документу "Реализация (розница)" оформить счет-фактуру.
4. Оформление факта возврата товара покупателем в магазин
Факт возврата недоброкачественного товара покупателем в магазин оформляется документом "Возврат от покупателя (купля-продажа)". Документ может быть оформлен на основании документа "Отчет ККМ" или на основании документа "Реализация (розница)" в зависимости от того, каким документом были зафиксированы продажи товара в магазине.
В том случае, если затруднительно определить, по какому именно документу продажи оформляется возврат товара покупателем, можно оформить документ "Возврат от покупателя (купля-продажа)" без указания документа-основания. Документ оформляется из пункта меню "Документы"-"Покупатели"-"Возврат от покупателя (купля-продажа)". Оформление документа аналогично рассмотренному в предыдущей методике.
Возврат денег покупателю оформляется с помощью документа "Расходный кассовый ордер" ("Документы"-"Касса"-"Расходный кассовый ордер") с установленным видом оплаты "Возврат покупателю". Этот документ можно оформить на основании документа "Возврат от покупателя (купля-продажа)".
5. Проведение анализа полученных результатов
Анализ полученных результатов можно производить по отчетам "Остатки ТМЦ", "Ведомость по остаткам ТМЦ", "Ведомость по контрагентам" и "Анализ продаж".
В отчете "Остатки ТМЦ" можно проконтролировать текущие остатки ТМЦ.
Для того, чтобы посмотреть текущие остатки товаров в магазине необходимо установить фильтр по фирме "Магазин". Остатки товаров в рознице можно проконтролировать по розничным ценам, для этого необходимо выбрать в поле "Цены" - "отпускная цена (только розница)".
В отчете "Ведомость по остаткам ТМЦ" можно проконтролировать, какие товары поступали в магазин, и сколько их было продано. В том случае, если магазинов и складов несколько, можно в настройках "Детализация отчета" установить порядок группировки "Фирмы"-Склады"-"Номенклатура и получить общий отчет по всем магазинам с детализацией по каждому магазину.
Установив в отчете "Анализ продаж" в настройках "Детализация отчета" группировку "Фирма"-"Номенклатура" можно провести сравнительный анализ продаж товаров в различных магазинах.
С помощью отчета "Ведомость по контрагентам" можно проконтролировать сумму выручки, полученную от каждого магазина и сравнить ее суммой продаж по каждому магазину и определить долг каждого магазина за проданные им товары.
