Содержание
Внеплановые задачи
Чаще всего помехой выполнению плановых заданий становятся вами не запланированные, но важные. Они могут быть как разовыми и не повторяющимися, так и многоразовыми, но непредсказуемыми по времени возникновения.
Итак, в том же рабочем блокноте вы отмечаете (хотя бы коротко) суть поступившего "внепланового" задания, от кого оно поступило и время его поступления, ну и, конечно же, время, потраченное на его выполнение. Причем, откладывать эту запись не стоит - закружит вас вихрь других дел и забудете непременно. А мы недаром бухгалтеры, наше кредо - точность, а потому следует скрупулезно фиксировать события!
(Кстати, психологи утверждают, что некоторая новая операция, будучи проделана 27 раз, закрепляется на подсознательном уровне. Поэтому если вы проявите дисциплинированность в том, чтобы делать такие записи, то вскоре это дойдет до автоматизма и будет занимать минимум времени.)
Журнал регистрации запросов
Описывать полученное задание подробно - значит значительно добавить себе работы. А мы-то как раз стремимся к обратному. Поэтому сразу настраивайтесь на систематизацию по принципу:
- название или суть требуемого документа (отчет, справка и т. д.);
- тематика - в привычном вам выражении (дебиторы, активы, кредиты и т. п.);
- источник запроса: (внешний, внутренний);
- должность и/или ФИО запросившего (для внутреннего запроса) или наименование органа или предприятия плюс тоже должность и ФИО (для внешнего).
Это минимальный набор данных для идентификации внеплановых заданий. Для еще большего упрощения регистрации и облегчения будущего анализа можно подготовить разграфленный нужными колонками блокнот (простейший "журнал регистрации запросов"), добавив колонки - дата и время поступления, время, затраченное на выполнение и дата передачи заказчику.
Анализ задач
Но мы отмечали уже, что сами по себе записи - не самоцель, и ничего не дадут, если их периодически не анализировать.
Определите какой-то срок, например, месяц или лучше - квартал, и выберите час-другой (разумеется, вне отчетных авралов!), чтобы "подбить итоги" и принять меры для исправления ситуации.
Не забывайте про автоматизацию
Например, от вас периодически требуется какой-то отчет и вы по одному и тому же запросу долго "крыжите" (отвлекаясь на срочные звонки по телефону или иные дела) карточку счета, чтобы собрать данные, набиваете их в табличный редактор, или (хуже того) считаете суммы на калькуляторе и вносите их в текстовый документ… Да, но ведь вы - пользователь программы "1С", в которой что-что, а уж отчеты-то есть на все случаи жизни! Стоит потратить время и подобрать наиболее подходящий вид стандартного отчета, сделать специальную настройку - детализацию, отбор - и сохранить ее для последующего использования. Тогда в следующий раз тот же "не во время" возникший запрос потребует от вас считанных минут. А сформированный отчет можно либо передать запросившему в его стандартном виде, либо изменить пару слов в заголовке (сменив бухгалтерские термины на управленческие), либо скопировать получившуюся табличку и вставить в шаблон.
Просев задач
Еще пример. Справка не требует вашей компетенции и вполне может быть выполнена одним из ваших сотрудников. В этом случае нет необходимости "хвататься за все" именно вам. Предполагая в будущем повторное выполнении такой работы, ознакомьте с ней сотрудника и передайте это задание ему.
А вот если затребованная справка в вашу компетенцию не входит вообще и к бухгалтерии не относится - самое время вспомнить о таком понятии, как профессиональные границы.
Для того, чтобы понять, где же они проходят, необходимо иметь общее видение - какое подразделение и в какой степени отвечает за те или иные процессы.
Если такие организационные разграничения на вашем предприятии существуют лишь "на словах", а документально не оформлены, то у любого исполнителя появляется лакомый шанс "спихнуть" ответственность за выполнение той или иной работы и часто именно на бухгалтерию (которая по мнению большинства "денег не приносит, но их "проедает").
Разграничение полномочий
"Лечение" таких ситуаций относится к организационной сфере ваших компетенций. Очевидно, потребуется упорство, чтобы донести до сознания руководителя, что формализация всех происходящих процессов на предприятии на уровне описания документооборота - это единственное, что задаст понятные и прозрачные правила общения между функциональными подразделениями.
А это после внедрения схемы в работу и сокращение времени на "разборки" между потенциальными ответственными, и, в конечном итоге, сокращение стрессовых ситуаций.
Тут вам, как постоянно "страдающей" от этого стороне, как говорится, и "карты в руки". Есть, конечно, опасение, что само создание схемы документооборота на некоторый период тоже ляжет на ваши плечи, но… Кто из нас не терпел тягот ремонта ради того, чтобы впоследствии получить все условия для более комфортного существования!
В наших следующих встречах мы обсудим тонкости этого процесса.
Ваша Вера.
