Сверка персональных данных работников: современные технологии на службе отдела кадров

Знакомство с механизмом анкетирования

Провести электронный опрос работников с целью сверки персональных данных можно с помощью механизма анкетирования, встроенного в программу "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8". Этот механизм позволяет формировать и рассылать по электронной почте разнообразные анкеты для проведения опросов или тестирования.

Анкету можно настроить таким образом, что при отсылке работникам она будет заполняться их персональными данными, взятыми непосредственно из информационной базы. При получении такой анкеты работнику остается только сверить свои данные и подтвердить их правильность или указать, что данные не актуальны. Свой ответ работник направляет также по электронной почте, откуда он поступает в программу. В программе можно отслеживать, кто из работников уже прислал ответ, а кто еще нет, и производить повторную рассылку анкет.

Механизм анкетирования предоставляет возможность анализировать не только наличие ответа, но и его содержание. Результаты анкетирования можно получать в виде отчета с необходимой степенью детализации (вплоть до ответа каждого работника на каждый вопрос).

Рассмотрим, как с помощью программы провести анкетирование работников с целью сверки их персональных данных.

Составляем анкету

Прежде всего, необходимо подготовить анкету, которую мы будем рассылать работникам по электронной почте. Анкета описывается в справочнике Типовые анкеты. Для анкеты можно задать заголовок и вступление, которые будут выводиться в электронной форме.

Список вопросов анкеты формируется на закладке Состав вопросов (см. рис. 1). Вопросы подбираются из списка вопросов для анкетирования. В поставку программы входит ряд предопределенных вопросов для получения сведений о физических лицах. В анкету включаются те из них, которые относятся к данным физического лица, которые планируется сверить. Поля анкеты, связанные с этими вопросами, будут заполнены автоматически данными из информационной базы при отправке анкеты работнику.

Рис. 1. Пример типовой анкеты для сверки персональных данных

В анкету дополнительно следует добавить вопрос о том, верны ли данные, представленные в анкете. Такой вопрос необходимо предварительно описать в списке вопросов для анкетирования: вводится формулировка вопроса и указывается, что на этот вопрос работник должен будет ответить - "да" или "нет" (см. рис. 2).

Рис. 2. Пример описания вопроса для подтверждения актуальности персональных данных

Вопросы анкеты можно объединить в логические группы (разделы анкеты), например, можно создать отдельные разделы для паспортных данных, ПФР, адресной информации.

После формирования вопросов анкеты можно просмотреть ее электронную форму (HTML-образ), которая будет использоваться при рассылке анкеты по электронной почте.

Важно! На закладке Основная для нашей анкеты необходимо обязательно установить флажки:

• Предназначена для адресной рассылки - признак того, что рассылка анкеты будет производиться работникам предприятия;
• Заполнять анкету данными - признак того, что поля анкеты необходимо заполнять текущими данными работника из информационной базы.

Стоит отметить, что механизм анкетирования позволяет создать анкету, данные из которой могут автоматически загружаться в справочник физических лиц. В анкете для этого устанавливается флажок Предназначена для загрузки данных в справочник "Физические лица". С помощью этой опции можно реализовать следующую схему работы. Работник получает анкету и сверяет свои персональные данные. Если данные не верны либо не актуальны, то работник корректирует их непосредственно в анкете. При загрузке результатов анкетирования новые данные из анкеты автоматически загружаются в справочник физических лиц.

Использовать эту возможность следует с осторожностью. Во-первых, потому, что для сдачи отчетности персональные данные должны иметь определенный формат (в частности, информация об адресах должна вводиться только с использованием адресного классификатора), про который работник, заполняя данные в анкете, может и не знать. Во-вторых, для изменения персональных данных работников в информационной базе должны иметься достаточные основания. Например, при изменении паспортных данных работник должен представить в отдел кадров новый паспорт.

Рассылаем анкету работникам

После того как анкета готова, ее необходимо разослать работникам. Рассылка анкеты по электронной почте списку адресатов производится в программе с помощью документа Рассылка анкет. К журналу документов этого вида можно перейти из экранной формы анкеты по кнопке Рассылка.

В форме документа выбирается анкета для рассылки и на закладке Получатели вводится список работников, которым необходимо разослать анкету (см. рис. 3). Для каждого работника указывается его адрес электронной почты. Электронный адрес заполняется автоматически при выборе работника, если он задан для работника в справочнике физических лиц (в справочнике в разделе контактной информации должна быть введена контактная информация типа E-mail).

Рис. 3. Рассылка анкет

На закладке Письмо можно ввести текст письма, которое будет отправлено при рассылке анкет. По умолчанию текст письма содержит информацию о правилах работы с анкетой.

Стоит отметить, что в программе предусмотрено два варианта работы с электронной почтой: с использованием встроенного почтового клиента или с использованием внешней почтовой программы (Microsoft Outlook, Outlook Express, The BAT! и др.). Вариант работы выбирается в форме установки параметров учета (Сервис -> Настройка параметров учета). При использовании внешнего почтового клиента никаких дополнительных настроек в программе не требуется. Для использования встроенного почтового клиента в программе должна быть настроена учетная запись электронной почты.

Если для работы с электронной почтой используется встроенный почтовый клиент, необходимо:

• в документе Рассылка анкет в реквизите E-mail отправки - задать учетную запись, с которой будет осуществляться рассылка анкеты;
• в реквизите E-mail ответов - выбрать учетную запись, на которую должны быть высланы результаты анкетирования.

Если для работы с электронной почтой используется внешняя почтовая программа, то достаточно указать E-mail ответов - электронный адрес, на который работники будут высылать ответы на анкету (адрес можно ввести в виде строки, предварительно очистив значение реквизита).

Отсылка анкет указанным адресатам производится по кнопке Отправить. Для каждого адресата формируется и отсылается отдельное электронное письмо с вложением файлов для работы с HTML-образом анкеты (anketa*.xml и style.xsl).

Работник, получив письмо с анкетой по электронной почте, открывает анкету и работает с ней у себя на компьютере (для работы с HTML-образом анкеты доступ в "1С:Зарплату и Управление Персоналом 8" не требуется). В ней работник увидит свои персональные данные и вопрос, верны ли они (см. рис. 4).

Рис. 4. Электронная форма анкеты

После ответа на вопрос работник должен отправить анкету обратно для обработки.

Загружаем и анализируем результаты анкетирования

Результаты анкетирования могут быть загружены в программу автоматически. Для этого предназначена обработка Загрузка результатов анкетирования. Обработка позволяет загрузить данные как из входящих писем электронной почты, так и из каталога на жестком диске компьютера.

При загрузке результатов анкетирования из электронной почты (из встроенного почтового клиента или внешней почтовой программы) анализируется список входящих писем, содержащих заполненные анкеты. Обработка позволяет получить список только непрочитанных писем, писем по конкретной анкете и/или по учетной записи. Для загрузки результатов анкетирования письма, сведения из которых необходимо загружать, отмечаются флажками, затем вызывается процедура загрузки. В результате загрузки по отмеченным анкетам формируются документы Опрос, с помощью которых в информационной базе регистрируются результаты анкетирования.

Для контроля наличия обратной связи от работников и анализа результатов анкетирования можно воспользоваться следующими отчетами.

Отчет Контроль ответов на рассылку позволяет проследить, ответы всех ли опрашиваемых лиц получены. Информация в отчете группируется по признакам Приславшие ответ и Не приславшие ответ (см. рис. 5).

Рис. 5. Отчеты по результатам анкетирования

Отчеты Результаты анкетирования и Анализ результатов анкетирования позволяют получить информацию о том, кто и как отвечал на вопросы. В отчете Анализ результатов анкетирования дополнительно доступна информация об общем количестве полученных ответов. Отчеты являются настраиваемыми и позволяют получать информацию, сгруппированную в различных разрезах, а также использовать отборы, сортировку, настраивать оформление. Например, с помощью отчета Результаты анкетирования, установив отбор по вопросу Подтверждение правильности данных и группировку по значению ответа, можно получить список работников, которые подтвердили правильность своих персональных данных, а также список работников, которые указали в анкете, что их персональные данные не актуальны.