Для бухгалтера прежде всего важны правильно оформленные документы!!! Я бы, конечно, не взяла копию. Вчера этим вопросом занималась. Как правило во всех учебных заведениях есть шаблон таких справок, туда просто вписываются данные ученика. Но если возьмете на себя такую ответственность, то пусть в отделе кадров заверят эту копию. А с сотрудника возьмите письменные объяснения,почему он не может предоставить оригинал.